ISP Schools confía a Quionia IS la gestión documental de sus 10 escuelas en España

Schools Partnership (ISP) es una empresa con sede en Londres que gestiona de 42 escuelas repartidas por todo el mundo dónde aplica un modelo de educación británica y privada caracterizado por su excelencia. En nuestro país, ISP Schools cuenta con 10 escuelas en las que se forman miles de niñas y niños desde la Educación Infantil hasta el Bachillerato, situadas en Andalucía, Asturias, Comunidad Valenciana y Madrid.

La gestión documental diaria de un activo inmobiliario como una escuela es comparable en complejidad a la de un hospital o una residencia de mayores. Entre sus funciones incluye la recepción y archivo de numerosa documentación tanto inicial (boletines, licencias, inspecciones iniciales, etc.) como de mantenimiento (inspecciones periódicas, revisiones, incidencias y resolución de no conformidades, contratos, futuras licitaciones…); una serie de documentación que debe estar actualizada, en vigor y que debe poder consultarse fácilmente.

Y cuando en lugar de gestionar la documentación de una sola escuela, el responsable debe hacerlo de 10 centros como ocurre con ISP Schools se requiere una herramienta de gestión documental fiable. Por eso apostó por Quionia Information Systems (IS), el aplicativo 100% cloud, desarrollado íntegramente por Simbioe, que permite al gestor o propietario del activo conocer, en tiempo real, con qué documentación debe contar dicho inmueble y cargar las continuas actualizaciones documentales que se requiere.

Quionia IS es además un sistema robusto, potente y seguro que también ofrece a los responsables de ISP Schools diversos indicadores de gestión de los activos para evaluar el grado de calidad de cada proveedor y de cada contrato, lo que les permitirá tomar futuras tomas de decisiones con la información adecuada.

Quionia Information Systems (IS) es un aplicativo 100% cloud, desarrollado íntegramente por Simbioe.

Antes de la implantación de Quionia, la gestión de toda esta información se realizaba con carpetas individuales y no estaba centralizada. En la actualidad, cada escuela se gestiona de forma particular, aunque hay unos servicios centrales de apoyo y control. Estos permiten estandarización y escalabilidad en las decisiones y en costes.

El proyecto inicial arrancó con el envío de un formulario para conocer con qué instalaciones contaba ISP Schools. En este se pedían datos relevantes de potencia o arquitectura de las instalaciones para poder seguidamente determinar los requisitos documentales de cada centro. A partir de ahí se definieron los datos básicos para una organización global, tales como categoría, perfiles, contratos y empresa externas proveedoras. Tras una primera carga de datos se preparó el software de gestión, dando alta a los usuarios y asignando perfiles. Después con una sencilla formación de tres jornadas Quionia IS ya estaba plenamente operativa para Ia gestión documental de los centros.

Para Ignacio López Peña, Head of Facilities, Europe, “Quionia IS nos ha permitido organizar y ordenar toda la información de nuestros centros en una sola base de datos. Además, nos permite conocer los requisitos normativos y tener la tranquilidad de que nos informa cuando cambian y están siempre actualizados”.

El programa permite organizar y ordenar toda la información de los centros en una sola base de datos.

El responsable de FM de las escuelas ISP en España también destaca que “podemos obtener cuadros de mandos, que mensualmente analizamos en global y para cada centro, esto nos permite hacer un seguimiento y controlar riesgos y desviaciones. Sin lugar a duda Quionia IS es una gran herramienta que vamos a seguir implantando en nuevos centros y que nos a permitir llegar a la excelencia en el Facility Management".

El plazo total de la implantación ha sido de seis meses y en la actualidad se continúan incorporando apartados y datos con la previsión de alcanzar la máxima funcionalidad operativa en 2020. En ese momento Quionia IS no sólo incluirá documentos normativos, hito alcanzado en 2019, sino que también contará con todo tipo de documentos relacionados con los activos, pudiéndose gestionar cualquier acontecimiento que genere histórico o documentación relevante.

Marc Blasco CEO de Simbioe, señala que “el reto con ISP Schools también tenía que ver con la diferente legislación de cada una de las cuatro CC AA donde se encuentran las escuelas. Por ejemplo, en la Comunidad Valencia la inspección de la instalación de baja tensión es cada cuatro años y en el resto de comunidades es cada cinco”. Otro ejemplo señala Blasco “es el formato anual para acreditar la realización del mantenimiento del RITE, que es específico de cada comunidad. Además, cada municipio dispone de normativa específica de medioambiente, Quionia IS contempla y solventa de una manera los requisitos de forma detallada, sencilla y visual para el usuario”.