El Centro de Datos Municipal de Minden-Ravensberg/Lippe centraliza la impresión y el envío por correo de los documentos office

Centralizar la impresión y el correo de la correspondencia individual pueden reducir los costes hasta en un 30 por ciento. Para el Centro Municipal de Datos de Minden-Ravensberg/Lippe krz), fue solo una de las muchas razones para pasar los documentos office de sus clientes creados localmente a un sistema de gestión de salida central (OMS) a través de un sistema automático. Otra de las razones es el alto nivel de fiabilidad del proceso inherente a la centralización. La solución DocBridge FileCab, que recoge y analiza los documentos según diferentes criterios, ha desempeñado un papel esencial en este proceso. Se espera que maneje casi 30.000 documentos por mes. Y el volumen va en aumento.

A los responsables nunca les gusta que sus empleados dediquen demasiado tiempo a tareas extras como imprimir, ensobrar y franquear correspondencia. ¿Por qué no dejar estas cosas a una instancia central para que así, los encargados del procesamiento puedan centrarse en la parte vital de sus negocios?

En cualquier organización administrativa no importa cómo es el procesamiento automatizado de los documentos. Siempre hay una correspondencia “atípica” que no se presta al procesamiento por lotes estándar. Habitualmente este tipo de correspondencia está relacionada con un caso individual específico y generado por un procesador en un PC de alguna sucursal o por un comercial desde su portátil. Varios estudios afirman que los documentos generados individualmente pueden comprender hasta el 60 por ciento del volumen total de documentos de una empresa.

Mientras esta cifra se debate, lo que está claro es que esa correspon-dencia individual es un factor de coste significativo. Algunos estudios han demostrado que imprimir un documento office en una impresora departamental o en cualquier oficina cuesta 8 céntimos de euro.

Pero esto es solo una cara de la misma moneda. Tenemos que considerar todas las tareas extra a las que se enfrenta el profesional del procesamiento de documentos: imprimir y analizar el documento, añadir inserciones, ensobrar, franquear, enviar al departamento de correos y así incontables acciones. En ocasiones es necesario cambiar el tóner o resolverse algún problema de la impresora. También es habitual que se formen colas en las impresoras cuando distintos empleados tratan de imprimir a la vez. Se pierde un tiempo valioso en resolver la tarea de forma rápida.

Quizás más importante sea aún la falta de fiabilidad del proceso cuando los empleados generan y envían correspondencias fuera del procesamiento central. ¿Cómo pueden garantizar el cumplimiento de las normas sin una instancia confiable y de fácil acceso para garantizar que se acaten todos los requisitos? Los errores de ortografía, gramática y sintaxis o el manejo incorrecto de colores, imágenes y logotipos protegidos son los menos problemáticos. Sin embargo, son más serias las violaciones de las especificaciones legales o las confusiones de correos.

Si los profesionales del procesamiento fueran capaces de enviar la correspondencia descentralizada a una instancia central de salida (a un centro de correos, proveedor de impresión externo o interno) directamente desde sus PCs o portátiles, no solamente quedarían libres de tareas tediosas, sino que también sus empresas se beneficiarían de considerables descuentos que los proveedores de servicios de correo garantizan ahora a través de la agrupación y servicios tales como la clasificación previa.

Para el Centro de Datos Municipal de Minden-Ravensberg/Lippe (krz) con sede en Lemgo (Alemania), existían razones suficientes para considerar centralizar los documentos office. Uno de los mayo-res proveedores de impresión municipal en Renania del Norte Westfalia, krz, utiliza desde 2015 el software DocBridge FileCab para recoger remotamente los documentos generados por sus clientes in-ternos y externos. Dichos documentos incluyen las confirmaciones de registro a los cursos de formación para adultos que los proveedores envían a los participantes a través de krz. Además, DocBridge FileCab “recoge” los cambios de los avisos relacionados con las tarifas de la propiedad (cambios por ejemplo en las tarifas de recolección de basuras, etc.) desde las aplicaciones especializadas del proveedor conectado y las envía al procesamiento central en krz.

De forma especial, los encargados del procesamiento utilizan la aplicación desarrollada por Compart para remitir su correspondencia a través de Internet (WLAN) a una gestión central de salida en krz. El proceso está implementado de tal manera que los documentos se recogen automáticamente. El sistema de output management -gestión de salida (OM)- está basado tecnológicamente en otro software de Compart, DocBridge Pilot, el cual automáticamente prepara y da salida a distintos tipos y formatos de documentos en todos los canales físicos y electrónicos más habituales (como por ejemplo los documentos en papel tradicional, adjuntos a un email, correo postal seguro como De-Mail o E-Post, así como en archivos de descarga desde un portal web). Todos los días a las 2:00 p.m., todos los documentos pendientes de procesamiento aparecen en el directorio “entrante” de DocBridge Pilot.

Allí se comprueba el cumplimiento de los criterios específicos del cliente guardados en el sistema. Si un documento no cumple con los estándares definidos, DocBridge Pilot lo devuelve automáticamente al cliente para su corrección. El criterio de análisis o chequeo también incluye parámetros de producción: ¿pueden imprimirse los documentos? ¿Hay espacio en blanco para aplicar códigos de control (códigos de barras/QR códigos para la agrupación de páginas, para añadir inserciones y para ensobrado) así como para franqueo TI? ¿Está correctamente ubicado el campo de la dirección física?

krz tiene que beneficiarse aún más de todas las propiedades de DocBridge FileCab. Dirk Niemeyer, Product Business Head, explica que, aunque krz está todavía en la fase inicial ellos esperan que el volumen de la correspondencia individual aumente notablemente en los próximos años.

Esto ampliaría la base de clientes de la compañía y aumentaría significativamente el volumen y la diversidad de la correspondencia individual. Igualmente, se espera que la expansión planificada de la base de clientes a los centros de trabajo añada más impulso. Después de todo, Niemeyer continúa, el volumen de la correspondencia individual, especialmente en el sector de “recibos sobre beneficios”, no puede ser subestimado.

Así pues, Niemeyer y sus colegas esperan que el volumen actual de 15.000 documentos que recoge DocBridge FileCab se multiplique en pocos años. De esta manera, krz utilizará definitivamente cada vez más las propiedades y beneficios del software.

La solución de Compart llamó su atención en 2011 durante una reunión con el área alemán de Guide Share Europe, una asociación de usuarios de IBM. Por aquel entonces, Niemeyer y sus socios presentaron una solución casera para el grupo. “Incluso en aquel entonces, nos costaba plegar los documentos office creados localmente en el proceso estándar de la manera más eficiente y automática posible. Pero no queríamos confiar solamente en nuestro propio software, por eso comenzamos a buscar alternativas.”

Fue en la reunión con GSE donde krz comenzó a hablar por primera vez con Compart. “Rápidamente nos dimos cuenta que Compart tenía el conocimiento y la capacidad de desarrollar el software más estable y potente de este estilo”, subraya Niemeyer. krz trabaja con DocBridge Pilot desde 2012, lo que ha supuesto una experiencia muy positiva tanto para responsables como empleados. Entonces, ¿por qué no recurrir a un especialista conocido en envíos optimizados para la correspondencia individual de la empresa?

En aquel entonces, mirar DocBridge FileCab era como “ver la luz del día”. Las presentaciones iniciales fueron extremadamente positivas. “La suite de soluciones DocBridge son el futuro y a prueba de inversión. Además, un equipo de desarrollo innovador permanece detrás del producto. Como usuario de Compart, sabes que la tecnología es siempre de vanguardia, ”añade Niemeyer, citando las razones por las que krz eligió finalmente DocBridge FileCab.

El software ofrece otros beneficios: los clientes pueden hacer ellos mismos cualquier modificación que sea necesaria. Para krz Ravensberg-Minden/Lippe no es un asunto banal ya que la base de clientes es realmente tan heterogénea como son las estructuras y el workflow. DocBridge FileCab y DocBridge Pilot tienen que acomodarse a ellos. No solo los diferentes formatos de documentos y las pautas de seguridad de datos son parte de la ecuación, sino también los acuerdos de gestión y nivel de servicio (SLA). Según Niemeyer, krz está bien equipado en este sentido. “Todavía observo un gran potencial de crecimiento en DocBridge FileCab.”

El Centro de Datos Municipal de Minden-Ravensberg/Lippe (krz) es una empresa pública en forma de asociación de propósito especial. Está fundada por tres distritos de Minden-Lübbecke, Herford y Lippe así como las 36 ciudades y comunidades de esos distritos regionales. krz se creó en 1971 teniendo la sede central en Lemgo. Sus principales responsabilidades incluyen el desarrollo, implementación y el mantenimiento de las aplicaciones especializadas para los administradores locales, operarios del centro de datos, que proporcionan tecnología para redes y hardware así como servicios de consultoría, formación, instalación, mantenimiento y soporte.

krz cuenta con más 270 empleados y es reconocido por su fuerte protección de datos. Fue el primer proveedor certificado de servicios municipales en Alemania por la Oficina Federal de Seguridad de la Información (BSI). En la actualidad krz soporta aproximadamente 8.000 workstations con cerca de 10.500 dispositivos finales en las administraciones municipales del área asociada. La disponibilidad de los datos es cercana al 100% y el acceso a los datos por parte de los consumidores está garantizado las 24 horas del día todo el año. Hoy, las ciudades y comunidades que sirven a más de 11,5 millones de residentes usan aplicaciones y tecnología de krz a la vez que confían en sus servicios.

La impresión interna y el centro de correos producen cerca de 30 millones de páginas al año, que son agrupadas en ocho millones de correos, ensobradas y enviadas a más de 550 clientes de toda Alemania. Diecisiete empleados se encargan de estas tareas.