José Holgado Duarte, director de Sistemas y Nuevas Tecnologías de Fira de Barcelona

José Holgado Duarte lleva poco más de un año al frente de toda la estructura informática y tecnológica de Fira de Barcelona. Un puesto de gran responsabilidad, y una de las áreas básicas de la organización, cuya importancia se ha visto reforzada con los cambios derivados del Plan Estratégico de Fira de Barcelona 2001-2010. Holgado es uno de los máximos responsables de la consolidación y desarrollo del nuevo sistema de acreditación Fir@key, implantado durante la pasada edición de Maquitec. En preparación, se encuentra el proyecto Fira on-line y la implantación del SAP R3 como sistema de gestión integral de la entidad ferial. Las nuevas tecnologías son una de las más importantes apuestas de futuro de Fira de Barcelona que invertirá unos 12 millones de euros en esta área en los próximos años.

Estamos muy satisfechos de los resultados obtenidos y de la buena acogida que los expositores y visitantes de Maquitec han dispensado a nuestro nuevo sistema de acreditación. Gracias a las nuevas tecnologías, ofrecemos un importante valor añadido en la gestión de la información generada en el marco de la feria, lo que beneficia claramente a nuestros clientes. En general, la aplicación del sistema Fir@key en Maquitec ha sido muy bien valorada por nuestros expositores que han destacado su funcionalidad y facilidad de uso.

Por razones de calendario ferial. Llevamos varios meses trabajando en el proyecto y nos pusimos como meta su implantación en el primer salón profesional de la nueva temporada. En este sentido, paralelamente a los preparativos de Maquitec hemos ido desarrollando y probando todas las funciones del sistema, de hecho el sistema se puso en marcha varios meses antes de la celebración del salón con la activación de la preacreditación de visitantes por internet, y, durante el evento hemos podido recoger la opinión de expositores y visitantes sobre su funcionamiento, lo que será de gran ayuda de cara a los próximos salones industriales y profesionales de nuestra entidad. Hay que recordar que en este último trimestre del 2002 y en los primeros meses del 2003 se celebrarán los salones industriales más importantes de Fira de Barcelona.

A tenor de estas conclusiones ¿cuáles son los aciertos y qué debería cambiarse? (Algunos terminales no funcionaban y se dice que hubo problemas logísticos para devolverlos)

El día previo a la celebración del salón, se realizó la entrega de los terminales Fir@Key a los expositores que iban pasando por los puntos de entrega señalizados, se habilitó un equipo de soporte técnico de personal del área de Sistemas y Nuevas Tecnologías de Fira de Barcelona debidamente identificado que se encargó de resolver los problemas técnicos que pudieron surgir en la puesta en marcha de los terminales y solucionó rápidamente todas las incidencias y dudas que pudieran plantearse en torno al funcionamiento del sistema. De este modo, cuando Maquitec abrió sus puertas la mayoría de los stands estaban conectados al sistema. Igualmente durante el desarrollo del salón nuestro personal estuvo a disposición de los expositores para solucionar cualquier eventualidad. En cuanto a la recogida de equipos, tres horas después de la clausura de Maquitec ya se habían devuelto el 95% de los terminales en los lugares habilitados para ello. No se produjeron, por tanto, problemas logísticos relevantes y la capacidad de respuesta del equipo humano de Fira de Barcelona ante cualquier anomalía fue inmediata.

Respecto a su pregunta, creo que los aciertos del Fir@key son muchos. Para empezar este sistema no sólo proporciona información de mayor calidad y fiabilidad en tiempo real al organizador ferial sobre la cifra y el perfil del profesional que acude a sus salones, sino que además pone en contacto al expositor y al visitante, ofreciendo a cada uno información personalizada sobre los contactos comerciales realizados en el marco del salón. Además agiliza el proceso de acreditación y acceso de los visitantes al recinto, evitando tiempos de espera excesivos.

Creo que el funcionamiento y la aplicación del Fir@key en diferentes salones nos permitirá detectar nuevas necesidades sobre el tipo de información que necesitan gestionar tanto expositores como visitantes para ir mejorando el sistema. Por otro lado, al disponer de cableado para datos en todas las zonas de exposición, ya podemos ofrecer a nuestros clientes, como un producto estándar, conectividad a internet a alta velocidad desde cualquiera de los stands en cualquiera de los dos recintos que dispone Fira de Barcelona. Asimismo, con la próxima implatanción del proyecto Fira on line, el sistema permitirá no sólo obtener información sino contratar toda la oferta de servicios que ofrece Fira de Barcelona para cubrir cuantas necesidades genere la participación en un certamen.

Creo que el funcionamiento y la aplicación del Fir@key en diferentes salones nos permitirá detectar nuevas necesidades sobre el tipo de información que necesitan gestionar tanto expositores como visitantes para ir mejorando el sistema

Prácticamente todos los expositores de Maquitec instalaron el sistema en sus stands. Sólo dos de los 370 participantes prefirieron no utilizar Fir@key.

Efectivamente, la web de Maquitec registró cerca de 5.000 preinscripciones, un porcentaje muy elevado si tenemos en cuenta que la cifra de visitantes finales rondó los 25.000. La comodidad y las ventajas de la acreditación a través de la web para el visitante son evidentes ya no sólo por el hecho de disponer del pase con antelación para evitar después las colas en los accesos al salón. Dos semanas antes de la celebración del salón se enviaron 3.700 acreditaciones por correo. Durante los cuatro primeros días de actividad de Maquitec continuó funcionando la preacreditación a través de la red.

Casi 1.200 visitantes recogieron su acreditación directamente en el hall principal del recinto.

La aplicación del mismo sistema de acreditación

para todos los salones profesionales que organiza nuestra institución era, pues, un elemento clave para unificar la información y potenciar nuevos servicios

Tanto los expositores como los visitantes tendrán acceso durante y después del salón, a través de una contraseña propia y desde cualquier terminal con acceso a Internet, a bases de datos personalizadas y confidenciales que recogen los contactos comerciales que se hayan realizado en el salón. De este modo, entrando en la web de salón e introduciendo un password personal cada uno de los expositores y visitantes podrá acceder a toda la información que hayan ido almacenando. Los datos recopilados les servirán para detectar nuevas oportunidades de negocio, plantear estrategias de venta, realizar acciones de venta post-salón, en definitiva, para sacar mayor partido a cada uno de los contactos realizados.

Para el salón, la información recogida será de gran utilidad para conocer, por ejemplo, los perfiles de visitantes, los tiempos medios que dedican a visitar el salón, los accesos más concurridos, de cara a mejorar su servicio en próximas ediciones.

La privacidad y confidencialidad de los datos recogidos está plenamente garantizada ya que se cumplen todas las disposiciones legales sobre protección de datos. Además, como corresponde, el visitante tiene derecho a acceder, rectificar o cancelar sus datos del fichero automatizado

Tres horas después de la clausura de Maquitec ya se habían devuelto el 95% de los terminales en los lugares habilitados para ello. No se produjeron, por tanto, problemas logísticos relevantes y la capacidad de respuesta del equipo humano de Fira de Barcelona ante cualquier anomalía fue inmediata

En el plan estratégico de Fira de Barcelona 2001-2010 se apuesta por la introducción de las nuevas tecnologías en la actividad ferial. Hace poco más de un año y medio que nuestra entidad puso en marcha un nuevo modelo de inversión pública con gestión privada que se concretó en la implantación de una estructura flexible, con servicios corporativos para todos los salones, y con un organigrama similar al de cualquier empresa privada.

En esta nueva etapa, la aplicación del mismo sistema de acreditación para todos los salones profesionales que organiza nuestra institución era, pues, un elemento clave para unificar la información y potenciar nuevos servicios.

Como comentaba anteriormente integrando nuevos servicios on-line que beneficien tanto al expositor como al visitante y que permitan contactar directamente con la organización del salón en cualquier momento para rentabilizar al máximo su participación ferial.

A partir de ahora, Fira de Barcelona va a implantar el sistema de acreditación on-line Fir@key en todos sus salones de carácter profesional

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• José Holgado Duarte