El libro electrónico comercializado por Lafon España y distribuido por Madic Iberia ofrece múltiples beneficios

La entrada en vigor de la ITC MI-IP 04 está propiciando una modernización de la red de estaciones de servicio, particularmente desde el punto de vista de la seguridad industrial. La implementación de modernas herramientas informáticas permite controlar multitud de parámetros, obteniendo una información que redunda no sólo en el incremento de la seguridad, sino también de la rentabilidad. Pero quizá más importante aún, la tecnología ofrece un retorno de enorme valor: tranquilidad.

Uno de los cambios propiciados por la entrada en vigor de la instrucción técnica complementaria (ITC) MI-IP 04 es que todas las instalaciones destinadas al suministro de carburantes a vehículos con una capacidad de almacenamiento superior a 5.000 litros están obligadas a disponer de un Libro de Revisiones, Pruebas e Inspecciones. Este registro puede ser electrónico y en él se almacenan los resultados obtenidos en cada actuación.

Para facilitar el cumplimiento de la normativa de revisiones e inspecciones de elementos de una estación de servicio, el Grupo Most ha desarrollado un software de gestión que permite cumplir con los requisitos fijados por la normativa. Madic Iberia distribuye en España esta herramienta de control que facilita la gestión cotidiana de esta información, así como las tramitaciones administrativas que deben llevar a cabo las estaciones de servicio. La compañía, integrada en el Grupo Madic, ofrece este servicio a las empresas instaladoras para que integren este producto en sus servicios y contratos de mantenimiento.

El libro electrónico permite registrar las instalaciones de suministro a vehículos (estaciones de servicio, unidades de suministro y consumos propios) en un modelo electrónico admitido en muchas comunidades autónomas (Comunidad de Madrid, Castilla La Mancha, Asturias, Aragón, Navarra y Cataluña, pendiente de que otras se sumen igualmente: Andalucía, La Rioja, Valencia, País Vasco, Castilla y León, Canarias y Extremadura), la identificación de sus equipos, el control de las revisiones y pruebas periódicas que deben realizarse en las mismas.

Los usuarios de este software obtienen “un mayor control y seguridad de las instalaciones, con información disponible 24 horas al día 7 días a la semana, eliminar papeleo innecesario y recibir puntualmente recordatorios de las inspecciones pertinentes, teniendo así una visión de total de la seguridad industrial de sus estaciones de servicio en un único sistema de información en la nube accesible desde cualquier dispositivo con acceso a internet”, explican desde Madic Iberia.

Ana García, responsable de SBC Gasolineras, ha incorporado el sistema a sus seis estaciones de servicio. Tal y como explica, “el libro electrónico de revisiones, pruebas e inspecciones llegó a nosotros a través de Javier García González, Project Manager de SAT de Madic Iberia. Él nos lo propuso para mejorar el control de nuestra documentación, los registros habituales y las revisiones e inspecciones impuestas por la normativa actual.”

El mismo método fue el que animó al presidente del Grupo Coar, José María Arrayas, a incorporar este sistema a sus estaciones de servicio. Madic Iberia, encargado del mantenimiento de las gasolineras de Coar “nos lo propuso como una mejora en nuestros procesos de tratamiento de la información y documentación de los temas más importantes. Además”, añade, “con la ITC 04 lo vimos como indispensable. Nos facilita dar respuesta a los requerimientos de los organismos oficiales”.

Alberto Agudo, de Gasóleos Agudo, afirma que “las pruebas certificadas y requisitos exigibles legalmente a las estaciones de servicio sobre nuestras instalaciones y equipos (…) son cada vez mayores. Estos hechos generan un archivo de documentación con fechas de validez variadas y difíciles de controlar por un equipo de administración reducido, como es nuestro caso (y posiblemente el de muchas empresas de nuestro sector). Por ello nos pareció buena idea llevar este control centralizado en un servicio como el libro electrónico planteado por Madic Iberia. Además, el hecho de que la Administración competente tenga acceso a este libro libera tiempos a ambas partes (a la Administración Pública y a la empresa privada) al establecerse un vínculo de confianza mutuo”. La explicación del joven empresario incide en una de las consecuencias que suele generar la modernización en la gestión de cualquier actividad económica: una mayor información -lo que permite tomar decisiones más ajustadas a la realidad- y, por tanto, un incremento de la productividad y, como consecuencia, de la rentabilidad.

Ana García rememora cómo se gestionaba la información antes de implementar el libro electrónico. “Anteriormente teníamos digitalizada toda nuestra información dependiendo de la división que fuera. Es decir, si hacía referencia a depósitos o tanques en un fichero; si era surtidores en otro. Para cada cosa teníamos que ir a buscarlo por temas para poder trabajar. Ahora lo tenemos todo en el libro de registro y allí lo encontramos todo ordenado y clasificado con mayor facilidad.”

El método de Agudo estaba menos sistematizado, como admite. Antes archivaba en papel la documentación, mientras que las alertas de vencimiento saltaban en una agenda electrónica. “Es decir, era algo muy rudimentario y con alto riesgo de incumplir plazos.” En Grupo Coar el sistema era parecido, tal y como describe Arrayas: “Usábamos los métodos tradicionales, grandes archivadores con gran cantidad de papel. Luego los fuimos escaneando y creando carpetas en nuestros servidores.”

Preguntados sobre los principales beneficios que han obtenido tras implementar la herramienta electrónica, nuestros interlocutores ofrecen distintos puntos de vista. Ana García afirma que, “sin duda alguna, nos ayuda mucho a realizar todas las inspecciones periódicas obligatorias por normativa. Su sistema de avisos nos permite tener mayor seguridad y tranquilidad sobre todas las gestiones que debemos realizar. También nos permite tener todo ordenado y tener un mayor control sobre toda nuestra actividad.”

Agudo, por su parte, hace referencia a un intangible de incalculable valor: la tranquilidad. “La confianza extra que supone que -además de nuestra propia supervisión- tengamos un equipo como el de Madic Iberia gracias al cual tenemos actualizado el cumplimiento de toda la normativa. El sistema supervisa nuestras instalaciones, con la ayuda que eso supone. Además, saber que la Administración Pública tiene acceso al sistema, por lo que puede comprobar que tu empresa está al día de las pruebas y requisitos exigidos, hace que tu tranquilidad sea doble.”

José María Arrayas coincide: “En primer lugar, valoramos que las alertas nos avisan de que no se nos pase ningún plazo. Y, sobre todo, la tranquilidad que nos da saber que Madic controla esos parámetros, que toda la información está ahí, accesible a salvo y completa.” García, por su parte, confirma que el acompañamiento que presta Madic es una garantía. La empresa gallega SBC supervisa los avisos de las inspecciones y revisiones a realizar. “Madic se encarga de todo lo demás. Nosotros le remitimos toda la documentación a ellos, a través de Javier García González, y nosotros recibimos los avisos con tiempo suficiente para actuar.”

Otra cualidad de esta herramienta es la posibilidad de consultar sus datos desde cualquier dispositivo con acceso a internet, apunta Alberto Agudo, quien añade otras características, como su flexibilidad y amplitud. “Contiene todo lo necesario”, resume. Arrayas, por su parte, destaca un dato que considera relevante “y que nos ha llamado la atención: el número de registro industrial”. García apunta que el control de los inventarios “nos ha llamado mucho la atención”.

A nivel administrativo, los beneficios son evidentes. La empresaria destaca que “para nosotras es muy útil, nos quita bastante trabajo y preocupaciones. No sabemos el conocimiento que tienen del mismo desde la Administración, pero deberían fomentar herramientas como ésta después de las nuevas normativas aplicadas a las estaciones de servicio.”

El presidente de Grupo Coar afirma que en la actualidad “el tratamiento y archivo de nuestra documentación es muy importante”. El libro electrónico de Madic “facilita y acorta los tiempos de consulta; y las alarmas nos anticipan información que mejoran la toma de decisiones. El soporte que ofrece es valorado de manera muy positiva tanto por los encargados de las estaciones de servicio como por nosotros.”

Alberto Agudo, finalmente, estima que en el siglo XXI “es imprescindible tener un aliado que te ‘chive’ todos los puntos que tienes que tener al día, ya que somos un sector fuertemente regulado. Nos guste o no, es lo que diferencia nuestros negocios de otras instalaciones de otros colectivos. Nuestras condiciones serán unas u otras, pero el público general puede estar tranquilo y confiar en las estaciones de servicio, puesto que somos el punto de venta más fiable y seguro que va a encontrar para realizar el repostaje de sus vehículos, sea cual sea su tecnología”.