La inteligencia artificial revoluciona la gestión de documentos en la empresa
DocuWare, proveedor experto de soluciones de gestión documental y automatización de flujos de trabajo, ha inaugurado esta semana en Berlín su conferencia anual de partners, DocuWorld EMEA 2025. Más de 750 asistentes han participado en esta cita clave del sector, que ha ofrecido una completa visión del estado del mercado, las últimas innovaciones de producto y las líneas estratégicas de futuro de la compañía.
Durante la sesión plenaria, el CEO de DocuWare, Michael Berger, hizo balance de los logros obtenidos en 2024 y presentó los avances tecnológicos y cambios organizativos que marcarán la hoja de ruta de la empresa. Desde el 1 de abril, DocuWare cuenta con un nuevo equipo directivo, compuesto por el director de Producto y Tecnología, Michael Bochmann, el director financiero, Benedikt Dischinger, la directora de Operaciones, Uta Dresch, y el director de Ventas y Marketing, Hermann Schäfer, además de Berger.
Berger destacó las enormes oportunidades que ofrecen cuatro áreas tecnológicas clave: Cloud y ciberseguridad, experiencia de usuario, automatización de flujos e integración, y muy especialmente, el desarrollo de soluciones basadas en inteligencia artificial.
Michael Berger, CEO de DocuWare.
Foco permanente en la inteligencia artificial
Los partners de DocuWare recibieron una actualización completa sobre el DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) en el primer día de la conferencia. Tras el anuncio del año pasado sobre la adquisición del especialista en IA natif.ai, la compañía está centrada en su aplicación e integración en DocuWare.
DocuWare también presentó ‘Intelligent Insights’, el prototipo de un chatbot basado en su propia tecnología de inteligencia artificial, que facilitará a los usuarios la búsqueda y comparación de documentos. Los clientes pronto podrán recibir resúmenes del contenido con solo pulsar un botón.
Innovaciones en el área de la facturación electrónica
DocuWare también presentó sus últimas innovaciones en la gestión digital de facturas. Desde principios de año, el software permite el procesamiento y archivo automático de facturas electrónicas enviadas por correo electrónico. Los datos relevantes de la factura se extraen directamente del formato XML y se utilizan como metadatos, lo que permite, por primera vez, que todas las facturas entrantes se procesen automáticamente en cualquier formato (factura electrónica, PDF).
Además del procesamiento de facturas electrónicas enviadas por correo electrónico, DocuWare permite la integración en redes como PEPPOL y plataformas de facturación electrónica. Para finales de año, DocuWare lanzará una oferta de servicio que permitirá la recepción y el envío de facturas electrónicas en un modelo de tarifa plana. DocuWare también integrará otras plataformas y proveedores de servicios como Ricoh IDX en su oferta y facilitará el uso de plataformas de terceros para el envío y la transferencia de documentos electrónicos. Esto asegura el cumplimiento de la normativa, ya que la conexión a estas redes permite el intercambiode facturas en todos los estándares nacionales y también permite que el estado del procesamiento de las facturas se transmita a las partes implicadas en cualquier momento.
Benedikt Dischinger, director financiero (CFO); Michael Bochman (director de Producto y Tecnología, CPTO); Michael Berger (CEO); Uta Dresch, directora de Operaciones (COO); y Herman Schäfer, director de Ventas & Marketing (CSMO).
Procesamiento de datos para la optimización de flujos de trabajo gracias a la nueva API
Con la nueva API Workflow Analytics, las empresas pueden crear análisis profundos de los procesos empresariales. La API proporciona datos estructurados desde DocuWare que pueden integrarse directamente en Microsoft Power BI (a través del nuevo conector de Power BI) u otras soluciones de análisis e integración.
Nuevo diseñador de flujos de trabajo
Este diseñador de flujos de trabajo se basa en soluciones digitales y en una interfaz moderna e intuitiva que ofrece una usabilidad mejorada con funciones como zoom, desplazamiento y selección múltiple, que simplifican considerablemente la generación de esos flujos.
La función de guardado automático preserva los cambios de forma automática y la función de deshacer/rehacer ahorra tiempo y reduce errores. Estas y muchas otras mejoras se introducirán gradualmente con el nuevo diseñador de flujos de trabajo, que actualmente se encuentra en fase beta. Su lanzamiento oficial está previsto para el otoño de 2025.
Berger sostuvo: “El DocuWorld EMEA de este año ha sido un gran éxito y estamos encantados con la participación de nuestros partners. Nuestra conferencia permite un contacto directo con nuestros partners, lo cual es crucial para orientar el desarrollo de productos y el proceso general de ventas. El fortalecimiento de esta red y el intercambio de ideas nos ayudan a satisfacer las necesidades de nuestros clientes y a continuar elevando el listón en el campo de la gestión documental y las soluciones de automatización de flujos de trabajo”.
