El poder de la digitalización en las aduanas

Cada oportunidad de negocio cuenta — especialmente para las pymes— y una cosa está clara: agilizar el comercio es clave y las pymes pueden lograrlo mediante la digitalización de sus procedimientos aduaneros. Una adecuada estrategia de digitalización a la hora de exportar simplifica los procesos, reduce las cargas administrativas, proporciona visibilidad en tiempo real de los envíos y los pagos, y reduce significativamente los costes. Todos estos factores se antojan críticos para las empresas que se enfrentan a márgenes ajustados en el entorno actual de volatilidad.

El comercio electrónico está transformando los comportamientos tanto de los proveedores como de los destinatarios, ofreciendo a las pymes la oportunidad de revolucionar su forma de hacer negocios más allá de sus fronteras. Este cambio de paradigma requiere operaciones comerciales más rápidas, eficientes y accesibles. Sin embargo, mantenerse al día de las tendencias digitales e invertir en la tecnología y las medidas de seguridad necesarias es claro reto para que las pymes sigan siendo competitivas, diversificando su base de clientes y reduciendo su dependencia de un único mercado en el imprevisible clima actual.

Paco Conejo, director del clúster de países en el Sur de Europa de UPS.

Según los datos publicados por Eurostat, las pymes representaron el 99% del número de empresas importadoras con una cuota del valor comercial del 47,1% y el 98% de las empresas exportadoras en la UE cada año entre 2017 y 2021 con una cuota del valor comercial del 37,6%. España está por encima de la media de la UE, con una cuota del valor comercial del 44,4% para las exportaciones y del 45,8% para las importaciones. A medida que el comercio mundial y el comercio electrónico de las pequeñas empresas siguen creciendo, hay una creciente demanda para que las aduanas modernicen y digitalicen sus procedimientos para estar a la altura de un entorno en constante cambio. Esto es especialmente evidente en Europa, donde la UE ha introducido una nueva legislación relacionada con la importación (ICS2, CBAM) para adquirir datos más fiables con el fin de impulsar los controles de seguridad y protección en la frontera e imponer un precio a las mercancías con alto contenido de carbono que entran en la UE.

Estas políticas pretenden aumentar la fiabilidad de los documentos que justifican la manipulación, el envío y el transporte de las mercancías. Estos cambios, aunque beneficiosos a largo plazo, pueden resultar desalentadores para las pymes que carecen de los recursos y la experiencia necesarios para desenvolverse en este tipo de complejidades.

El proceso de digitalización del despacho de aduanas en Europa está en marcha, pero conviene recordar que el secreto de la digitalización de las aduanas no es simplemente convertir el papel en formato digital, sino garantizar que los datos estén organizados y sean accesibles. Esto implica tres elementos clave: compatibilidad digital, procesos eficientes e información útil.

La propuesta de reforma de la legislación aduanera (Código Aduanero de la Unión) publicada en mayo de 2023 abre interesantes perspectivas, pasando del flujo de documentos al flujo de datos, centrándose en la disponibilidad de datos más o menos agregados, que se recombinarán para que el comercio internacional sea fluido y controlable.

Se trata de un paso esencial para garantizar que el poder de la inteligencia artificial (IA), cuyo uso se prevé generalizado, beneficie su eficiencia, con un análisis predictivo que optimice los flujos de trabajo, agilice los procesos y minimice los posibles obstáculos, al tiempo que garantice una mayor seguridad mediante la detección de anomalías por la IA, que señala los envíos y las dinámicas irregulares, minimizando las interrupciones del comercio legal.

Por ejemplo, en UPS, la IA apoya las importaciones en la UE: una herramienta interna basada en IA genera automáticamente códigos del Sistema Armonizado (HS), simplificando las exportaciones de terceros países a la Unión Europea. Además, la herramienta está diseñada para ICS2, el nuevo sistema avanzado de control de las importaciones de la UE, que exige a las empresas una lista detallada de datos sobre sus productos, lo que reduce los errores y ahorra tiempo.

Ahora queda por ver si las autoridades internacionales darán luz verde al uso extensivo de la tecnología en el comercio transfronterizo, garantizando así una gestión eficaz e innovadora de los riesgos, la detección de actividades ilegales y la facilitación de los pagos transfronterizos y los intercambios aduaneros.

Hasta entonces, es importante confiar en socios logísticos especializados que colaboran con las aduanas para digitalizar la documentación. En concreto, el servicio UPS Paperless Invoice permite a los clientes presentar documentos comerciales y aduaneros electrónicamente, lo que se traduce en una reducción de la tramitación manual y de los retrasos aduaneros.

Por último, además de eliminar millones de hojas de papel del proceso de envío, UPS ayuda a las empresas a navegar por todas las prácticas y requisitos aduaneros con servicios como UPS Export Assure®, que permite generar descripciones precisas de los productos, un aspecto crucial si se tiene en cuenta que una definición correcta puede reducir en gran medida la probabilidad de retrasos.