Entrevista Andrés Prado, CIO Universidad Castilla-La Mancha

Andrés Prado, CIO de la Universidad de Castilla-La Mancha comparte en esta entrevista sus perspectivas sobre cómo la tecnología está redefiniendo la experiencia educativa y los desafíos que enfrenta la infraestructura tecnológica en la actualidad. El CIO destaca la pandemia y el ciberataque sufrido por la Universidad en 2021 como los mayores retos a los que se ha tenido que enfrentar en su vida profesional, pero reconoce también que fueron relevantes para poner de relieve que los pasos que se habían ido dando desde el departamento TI habían seguido la estrategia adecuada.

Con campus en Albacete, Ciudad Real, Cuenca y Toledo, y sedes en Almadén y Talavera de la Reina, la Universidad de Castilla-La Mancha ha destacado como una institución de educación superior e investigación durante sus casi cuatro décadas de existencia. Esta diversidad de ubicaciones ha exigido una infraestructura tecnológica especialmente diseñada para satisfacer las necesidades particulares de este entorno tan distribuido.

Nuestra particular distribución nos obliga a tener una estructura dual dentro del departamento TI con presencia en los campos universitarios de las ciudades donde tenemos centros y otra parte en servicios centrales.

En los campus tenemos equipos de gente dando soporte, sobre todo, al personal docente y también a la parte administrativa; y luego tenemos estructura en Servicios Centralizados, que no necesariamente está ubicado en el mismo lugar.

Por ejemplo, tenemos equipos de gente de TI trabajando en Albacete para toda la Universidad, cuando la sede de la Universidad es Ciudad Real donde nos encontramos el grueso. En esa parte de Servicios Central nos organizamos como cualquier otro departamento de tecnología: equipos dedicados a los entornos de aplicación, de desarrollo, a infraestructuras y personal más dedicados a la propia gestión de los equipos.

Es verdad que en todos estos años hemos evolucionado mucho porque en realidad lo haces a la par que la propia tecnología. No tanto en la estructura, que yo creo que es un déficit de esta administración y en general de la Administración Pública, por lo que comparto con otros compañeros. Yo creo que estamos estructurados en base a unas bases que fueron diseñadas hace 20-30 años. Es decir, las estructuras no han ido cambiando prácticamente; es más, se han ido anquilosando. Trabajamos con estructuras de puestos de trabajo diseñadas hace muchos años y con unas herencias demasiado fuertes cuando en realidad nuestro entorno ha cambiado muchísimo por la tecnología.

Como decía, la incorporación de nueva tecnología ha venido por la propia necesidad del centro. En estos momentos estamos con la incorporación de buenas prácticas, ITIL y cosas en ese entorno.

Nuestro entorno de actividad - docencia e investigación- ha cambiado mucho en estos últimos 15-20 años por la tecnología, al igual que nuestros perfiles, pero creo que ahí tenemos un déficit importante para poder adaptarnos.

Con eso y todo hemos avanzado bastante en diferentes áreas: desde la propia atención al usuario, que la hemos cambiado por completo con una atención mucho más directa basada en la inmediatez, hasta el trabajo en remoto más que en la presencialidad.

En el ámbito de las infraestructuras, más allá de la mejora de las redes de comunicaciones, y de su estabilidad, nos ha permitido adoptar modelos de Cloud de manera muy importante y que está cambiando el paradigma de cómo organizamos la estructura y esto está también impactando hasta en los entornos de desarrollo. Estamos cambiando igualmente los entornos de uso tradicional de las tecnologías de desarrollo; por un lado, sin reinventar cosas que ya existen y por otro, allí donde tenemos que inventar, tratar de adoptar los entornos de productividad que nos da la evolución al Cloud que estamos teniendo.

Es un recorrido, pues, de una estructura heredada de hace mucho tiempo, que se ha visto sujeta a cambios por el contexto de tecnología y también por la propia actividad de la universidad, así como por los pasos que hemos ido dando en tecnología en la casa.

Si tuviera que destacar dos hitos claves serían, desde luego, eso dos hechos. También han sido los que han dado mayor satisfacción desde el punto de vista de lo que significó para el departamento de TI, porque se vio que todo el trabajo y los pasos que se había ido dando hasta ese momento tuvieron realmente impacto ante estas situaciones tan duras.

En el caso de la pandemia, para nosotros fue clave esta evolución que habíamos ido dando hacia entornos Cloud y de Comunicaciones Unificadas. Ya contábamos con terminales portátiles desde hace mucho tiempo, y habíamos confiado en un proyecto de Comunicaciones Unificadas que nos permitió tener todas las comunicaciones en los dispositivos portátiles.

Los elementos de despliegue en Cloud que ya teníamos nos ayudaron mucho a ser capaces de manejar una demanda que se multiplicó por tres de un viernes a un lunes. Cuando dijimos en la universidad que todas estábamos trabajando al lunes siguiente es que era realmente así.

Creo que esa triste situación dio mucha visibilidad al departamento de TI. Recuerdo llamadas de compañeros del equipo TI desde sus casas para comentar precisamente que, de repente, se habían dado cuenta que las decisiones que se habían ido tomando desde la dirección han ido encajando.

Creo que ese recorrido nos ayudó también a responder al año siguiente, en 2021, a un ataque por ransomware que detectamos un domingo por la noche y que nos dejó fuera de combate una temporada.

Una de las cuestiones en las que habíamos estado trabajado mucho es en la monitorización 24x7 de las infraestructuras y los servicios. Cuando saltó la alarma esa noche enseguida nos dimos cuenta que el problema no era que se había caído una máquina, sino que se estaba cifrando una buena parte del CPD, y además en un contexto de entornos redundados y distribuidos. Fue un ataque muy dirigido. Desde el principio se habían tocado elementos clave para que la institución dejase de funcionar.

Fue uno de los hitos más complicado de mi vida profesional. Esa noche no se sabía muy bien lo que estaba pasando y el alcance que podría tener. Lo que si vimos claro es que no teníamos otra solución que apagarlo todo, porque no sabíamos si seguía en ejecución el cifrado, sabiendo que al día siguiente no se podía utilizar ninguna tecnología en la casa.

En esa ocasión nos ayudaron mucho también los despliegues en entornos Cloud que habían ido madurando. Esos proyectos que habíamos desarrollado mucho antes nos permitieron establecer una cierta recuperación y luego acelerar algunos proyectos que teníamos en cartera en cuestión de seguridad. En este aspecto, muchas veces tienes dificultades para implantarlos porque tienen mucho impacto en la usabilidad de las cosas, o en la actividad del usuario final, en nuestro caso, sobre todo el profesorado y en ese caso, no hubo ninguna excusa.

Había que recuperar las cosas con un nivel mayor de seguridad del que teníamos. Aprovechamos ese momento también para establecer medidas de seguridad en identidad, en dispositivos y en la propia red de comunicaciones de una institución que, por defecto, es abierta. Ese concepto de universidad abierta ha tenido que ir cambiando. Sí tenemos que serlo, pero bajo una concepción diferente. Permitimos que eso se realice, pero no es algo por defecto como antes, porque hemos vivido las consecuencias. Y seguimos tratando de mejorar, pero es verdad que esos dos años fueron los más complicados.

Nosotros el TI lo vemos en diferentes capas, y no puedes avanzar en una si no tienes los cimientos bien. Yo empecé en la universidad en el entorno de las comunicaciones, y aquello era un dolor de cabeza. Eso se ha ido estabilizando con el tiempo y nos ha permitido acceder a otra tipología de servicios con un nivel de disponibilidad muy alto, los entornos Cloud.

Hemos conseguido generar estabilidad en los propios entornos y en las aplicaciones y una disponibilidad cada vez más demandada por el colectivo al que servimos. Disponibilidad continua para que todos los contenidos de formación estén disponibles y para que las plataformas con las que trabajan y colaboran nuestros investigadores también tengan una alta disponibilidad. Hemos empezado ahora una fase, ya en un porcentaje muy alto, para evolucionar las aplicaciones para acercarnos un poquito más a temas de usabilidad, integración de información y tratar de facilitar las gestiones administrativas.

Estamos también impulsando cuestiones que siempre quedan para el final como es toda la parte de experiencia de usuario. Al final si tienes muy buena experiencia de usuario, pero no tienes una disponibilidad alta tampoco sirve de nada.

Por eso comentaba antes que vamos adoptando un camino, tratando que las bases sean sólidas y escalables.

En el impacto de la tecnología en la evolución de la actividad docente creemos que hay cuestiones importantes que van a ir surgiendo en el entorno de la analítica, que permita evolucionar hacia una actividad de formación más personalizada. Y son retos que empiezan a venir a corto-medio plazo.

En el ámbito de la docencia, el reto lo vemos por ahí. De igual manera, como en el resto de instituciones, con analítica de datos de la propia organización, y tratar de utilizarlos de la mejor manera posible. En eso también estamos empezando a dar pasos. Pero insisto que creo que es una cuestión de ir creciendo en etapas, consolidando situaciones que te permiten mejorar.

Además de lo comentado, estamos trabajando en proyectos de colaboración muy interesantes con otras universidades para el impulso de la formación en competencias digitales.

Estamos tratando, también en este contexto de colaboración con otras universidades, de hacer proyectos que nos vinculen a tecnologías emergentes o con cierto nivel de madurez. Tenemos algún proyecto colaborativo en entornos de Blockchain para las certificaciones académicas; algún otro en la línea que comentaba de analítica de datos, especialmente de datos de aprendizaje que yo veo como proyectos de prueba de concepto, que van a tener cierto resultado, pero que nos van a ir preparando hacia nuevos entornos de trabajo.

El campo universitario ha sido siempre muy proclive a incorporar tecnología, y en nuestro caso aún más por lo que comentaba al principio. Y luego yo creo que también influye mucho el nivel de madurez que se ha puesto en los cimientos porque es sobre esa tecnología sobre la que puedes sustentar los servicios.

Al final, nuestra orientación, por lo menos desde que yo estoy, ha estado más vinculado a la prestación del servicio final hacia nuestra comunidad universitaria que en la propia tecnología que usamos. Nuestra idea ha sido siempre tratar de mejorar el servicio a través de la tecnología. En esa línea hemos ido adoptando modelos de manera bastante temprana. Y luego eso hemos visto que otras universidades también han ido en esa línea.

Creo el papel del CIO se está convirtiendo en mucho más importante de lo que era antes. Yo llevo en el mismo puesto, con las mismas condiciones económicas que hace 15 años, pero creo que la importancia ha cambiado.

La necesidad que tiene ahora mismo esta institución, y creo que la Administración Pública en general, de profesionales que sean capaces de traducir la tecnología a su aplicación en el ámbito público, de los servicios que se dan a los ciudadanos, en nuestro caso a la comunidad universitaria, es cada vez más relevante. En primer lugar, porque la tecnología ha evolucionado mucho, y, por otro lado, porque nuestros clientes (usuarios, ciudadanos, estudiantes...) cada vez lo demanda más. Directa o indirectamente, la tecnología forma parte de su vida y llegan a la universidad queriendo que siga formando parte. Buscan que la relación con la universidad se establezca mediante la tecnología.

Además, y es una cuestión importante, es que se está trivializando la tecnología en general. Y eso me preocupa mucho. En el ámbito de la alta dirección de las organizaciones, es necesaria una voz que apoye, alerte, impulse o dirija la evolución de la institución sobre la tecnología. Por lo tanto, tener una visión, como se dice ahora, holística de la tecnología y de cómo aplica en el negocio huyendo de silos de tecnología es esencial. Y puede que estemos cayendo en ese error de considerar a la tecnología como diferentes tecnologías aisladas del mismo modo que se llenan nuestros teléfonos móviles de aplicaciones inconexas. Eso al final genera una pérdida de oportunidad para la organización y para la administración, muy especialmente.

El problema es que o ese mensaje se traslada también a la dirección o puedes estar trivializando algo que realmente, en este contexto de empresa digital, es necesario competitivamente. Creo que es un punto clave y diferente de lo que yo viví cuando llegué a la universidad.

CRUE, Conferencia de Rectores de Universidades Españolas, tiene articulada una estructura sectorial de apoyo a los diferentes sectores la preocupación de los rectores y del sistema universitario general. Una de estas sectoriales es la de Tecnología, ahora se llama Digitalización. Ahí se da una particularidad importante y es que convivimos en ese espacio universidades públicas y universidades privadas.

En ese contexto yo ahora mismo estoy coordinando el grupo de todos los directores de TI de Universidades de España. Es un foro enriquecedor porque es un ámbito donde se comparte mucho y donde también hay mucha actividad de manera conjunta. Esta actividad conjunta ha tenido resultado en diferentes publicaciones que realizamos periódicamente sobre elementos que vemos que van a impactar sobre la universidad: transformación digital, Blockchain, analítica de datos, etc. …

Estuvimos impulsando durante unos años cursos de formación universitaria específicamente para directores de TI; trabajamos también en impulsar proyectos y de ahí han salido también algunas de estas iniciativas que te comentaba de proyectos interuniversitarios. Es cierto que han salido de una financiación derivada de los fondos Next Generation pero que al final se han materializado porque ha habido una colaboración muy intensa entre las universidades y sobre todo sirve de foro de reflexión crítica, interna y externa. Nos permite evolucionar, cada uno en su universidad, pero sobre todo reaprovechando proyectos e iniciativas que otros han impulsado en su momento y algunas de ellas incluso estamos tratando de que se conviertan en servicios para todo el sistema universitario, con la colaboración muy activa de Red Iris.

Yo creo que es un ecosistema muy interesante y relevante porque sobre todo no hay una visión de competitividad entre nosotros si no de saber qué y cómo mejoramos y cómo todo el sistema todos juntos.