Software de Recursos Humanos, el gran facilitador de la nueva ‘era del talento’

Los Departamentos de Recursos Humanos, principales responsables de atraer y retener el talento y asegurar que la empresa cumpla en materia laboral, utilizan cada vez más software de recursos humanos, una herramienta que optimiza la gestión de todos los aspectos relacionados con el personal, y permite automatizar, entre otras, las tareas relacionadas con las nóminas, los salarios o el control horario. En la actualidad, también deben dar respuesta a las nuevas necesidades en la era posCOVID, como son la gestión inteligente de los espacios y el teletrabajo.

Aunque la implantación del software de RRHH en las empresas depende en gran medida del tipo de solución, hemos avanzado mucho en los últimos años, especialmente en aquellas soluciones más sencillas, como el portal del empleado, que favorecen un primer nivel de comunicación entre la empresa y los empleados, explica Victoria Miravall, Payroll & HCM Product Manager Wolters Kluwer Tax & Accounting España.

Pero el mundo de los RRHH va mucho más allá y todavía queda camino por recorrer, aclara Victoria Miravall. “Los motivos que explican la baja implantación de software de RRHH en otras áreas son variados. Entre ellos, no todas las compañías, y en este punto el tamaño es relevante, pueden permitirse disponer de personal especializado para cubrir, por ejemplo, procesos de recruting y lo suelen externalizar. En otros casos, podemos hablar de organizaciones que no tienen una clara orientación al crecimiento de las personas y que no se plantean implantar un sistema de retribución por objetivos, sistemas de evaluación por competencias, de análisis de puestos de trabajo, etc”.

Para la portavoz de Wolters Kluwer, la coyuntura derivada de la COVID-19, por supuesto, ha puesto de manifiesto la necesidad de digitalizar determinados procesos y ha acelerado su grado de implantación, convirtiéndose se un camino sin vuelta atrás. “Las empresas han podido dar respuesta a sus procesos habituales de RRHH, hasta ahora no digitalizados, optimizando resultados y eficiencia”.

“Hay un sector donde es imposible no estar presente sin una solución de este tipo, como las asesorías, gestorías y despachos profesionales”, indica por su lado Mar Canela, Product Marketing Manager de Ekon. “En empresas con algo más de envergadura, donde dispongan de un departamento de RRHH, una solución de este tipo es vital para poder controlar las carreras profesionales departamentos, costes por sección, turnos y formaciones, entre otros”, comenta Canela.

Oscar Llonch, director comercial en Inology, añade que desde la entrada en vigor del real Decreto-ley 8/2019, en estos últimos dos años, las empresas han ido optando por implementar soluciones de gestión horaria que pudieran permitir a sus empleados fichar de manera ágil y sencilla. Igualmente, con el tema del teletrabajo, este tipo de soluciones también permite que los trabajadores puedan fichar de manera remota, algo que garantiza un correcto registro de la jornada laboral.

“Por regla general, las empresas más grandes son las que llevan años implantando este tipo de soluciones porque les urge más una gestión automatizada y simplificada del personal”, comenta Llonch. “Sin embargo -añade Oscar Llonch -, empresas más pequeñas se están dando cuenta de la importancia de la transformación digital y la automatización de procesos, por lo que también están contratando este tipo de softwares”.

El teletrabajo ha venido para quedarse y, junto con las ventajas de este modelo de gestión laboral, las empresas asumen una serie de retos como el de impulsar el rendimiento de la plantilla.

En este sentido, para Pedro Luis Ramos, director general de Aqua eSolutions, la digitalización del área de RRHH se hace imprescindible para la optimización organizativa, el cumplimiento de las nuevas leyes, obligaciones y normativa, así como la gestión de la gran cantidad de procesos que se plantean en esta área. “Reducción de horarios, paternidad y maternidad, vacaciones, trabajos fuera de horario, registros de la jornada laboral o el teletrabajo”.

Por su lado, Miguel Donet, Pre-Sales Manager España en Talentia Software, apunta que, de la gestión clásica de personas y organigramas o evaluaciones tradicionales, hemos pasado a ofrecer gran cantidad de funcionalidades. “Desde las redes sociales corporativas, el feedback continuo, e-learning y todo ello acompañado de inteligencia artificial y herramientas analíticas de BI. Todo ello hace que este tipo de software estén ya pensados para empresas de un perímetro a partir de cien personas de cualquier sector y ámbito geográfico”.

Victoria Miravall, Payroll & HCM Product Manager Wolters Kluwer Tax & Accounting España.

En este aspecto, Juan González, director comercial de IFS, afirma que “la información comienza como datos; por ello es fundamental que la solución permita crear un repositorio de datos global para todas las personas que trabajan en una empresa o grupo, y ser capaz de convertirlos en información enriquecida para mejorar la toma de decisiones basada en personas que impulsa la toma de decisiones. Mantener los datos con altos estándares de precisión y seguridad es un componente crítico en esto”.

En palabras de Justino Martínez, director general de Zucchetti Spain, una solución avanzada de Recursos Humanos debe estar orientada a facilitar la automatización y el desarrollo estratégico de la empresa. “Desde esta perspectiva, las funcionalidades principales de un software de Recursos Humando deben ser el Portal del Empleado, que sirva como herramienta de comunicación digital entre los empleados y la empresa, soluciones para la planificación de turnos, viajes y ausencias, planificación del trabajo y gestión de los partes, control de la productividad, gestión de los presupuestos y costes de personal, gestión y formación del talento humano, gestión de los espacios de trabajo y People Anlytics. Como explica, “no debemos olvidar además otras funcionalidades que den respuesta a las nuevas necesidades en la era posCOVID, como son la gestión inteligente de los espacios de trabajo, los desplazamientos y viajes de empresa o el control de accesos y seguridad, enfocadas a garantizar el cumplimiento de las nuevas normativas y un entorno seguro para los trabajadores”.

Hoy en día es importante el acceso en remoto, para que tanto empleados como managers puedan acceder a esta solución estén donde estén, indica Oscar Llonch, director comercial en Inology. “Es fundamental también que dispongan de un portal del empleado desde el cual los trabajadores puedan gestionar todos los temas relativos a su jornada laboral (gestión de vacaciones, permisos, ausencias…) de manera ágil y efectiva, optimizando los flujos de aprobación”. Desde este portal, tanto empleados como responsables pueden estar al día de los comunicados más importantes de la empresa y pueden automatizar la gestión de documentación como nóminas, contratos y bajas. Además, las soluciones de RRHH deberán contar con un organizador de turnos, ya que esto permitirá una mejor visibilidad de las horas asignadas tanto a los empleados como a los managers”.

Como explica Victoria Miravall, de Wolters Kluwer, una solución de RRHH en primer lugar, debe incluir las funcionalidades básicas, lo que implica dar cobertura a la normativa en el ámbito laboral a la que están obligadas las empresas. “Por tanto, emisión de nóminas, gestión de contratación, altas, bajas, incidencias, comunicación con los administradores y control horario son elementos que, bien de forma directa o bien de forma indirecta a través de empresas de servicios o despachos profesionales, deben estar cubiertas”, indica. “En segundo lugar, debe tratarse de una solución colaborativa. En los procesos de RRHH intervienen múltiples perfiles para un proceso determinado. Se trata de optimizar un sistema de workflows en que cada agente realice las tareas que le sean asignadas y reciba el output correspondiente”. Para Victoria Miravall esto puede aplicar tanto a procesos sencillos, como la emisión y recepción de documentación a los empleados, como a otros procesos más sofisticados, como puede ser una evaluación de desempeño. Esto puede concretarse a través de portales de comunicación entre los diferentes roles y empleados. “A partir de aquí, el resto de funcionalidades dependerá del punto de madurez en que se encuentre la compañía y en qué procesos de RR quiera poner el foco”, advierte.

Oscar Llonch, director comercial en Inology.

No hay duda de que el talento es uno de los principales valores de las organizaciones. La gestión del talento humano hace referencia al conjunto de procesos que una organización, a través de su departamento de recursos humanos, pone en marcha para la atracción, captación e incorporación de nuevos colaboradores, al igual que para la retención de los que ya son parte de la empresa. Un área donde la tecnología aporta de nuevo un gran valor.

Como apunta Marc Canela, de Ekon, para poder realizar una gestión del talento de forma adecuada hay que disponer de un historial completo, carrera profesional interna y externa, formaciones de cada colaborador y capacidades. “Además, a través del seguimiento de la evaluación del desempeño deben controlarse las inquietudes de cada uno, el grado de participación, el compromiso, etc. Esta información histórica es muy valiosa para la toma de decisiones, propuestas y motivación. Cada colaborador se mueve con sus propias expectativas, y la mejor forma de llegar al éxito en la satisfacción y la retención de los empleados es conocerlas y tenerlas actualizadas”.

Por su lado, Juan González, de IFS, indica que las herramientas digitales, las capacidades y la formación son más cruciales que nunca, y ahora es necesario crear entornos de trabajo inclusivos, atractivos que fomenten la participación y el desarrollo personal. “El software aporta mucho valor ahí y viene a ser el mejor aliado para ofrecer una experiencia de empleado superior, que le involucre y le comprometa con su empresa. Mejorar sus capacidades, definir un plan de carrera atractivo, incentivar, formar, ayudarle a colaborar y trabajar en remoto de forma óptima, todo se logra con software. Es el gran facilitador de esta nueva era del talento”.