Cinco herramientas clave de los espacios de trabajo digital que garantizan la productividad de los equipos
¿Y si una crisis como la del coronavirus entra en escena? Pues bien, en este caso el estado de evolución del espacio de trabajo digital (digital workplace) de una compañía puede marcar la diferencia entre seguir o no manteniendo la productividad empresarial. Conocer en qué etapa de madurez se encuentra su herramienta y el camino a seguir para evolucionar esta solución hacia un modelo digital workplace completo es esencial para el futuro de las organizaciones.
“Deberíamos contemplar que contar con la tecnología que permita a las organizaciones evolucionar hacia espacios de trabajo digitales que den respuesta a las necesidades actuales de los empleados debe ser una prioridad: tanto para coordinar equipos separados, como para facilitar la conciliación, o hacer frente a cualquier tipo de crisis- donde el trabajador tendrá que enfrentarse, además, a un entorno doméstico más complejo, compartiendo espacios con su familia o viéndose obligado a flexibilizar su horario de trabajo para cuidar de menores o mayores. Se trata de que los empleados puedan desarrollar un trabajo - y teletrabajo - de calidad, con todas las herramientas que necesita a su alcance”, destaca Carolina Moreno, Vicepresidenta de Ventas para EMEA y directora general para el Sur de Europa de Liferay. “En cualquiera de los supuestos, las herramientas de los espacios de trabajo digitales serán un apoyo incalculable que, además, facilitarán la comunicación de la empresa con el resto de empleados y mejorará su productividad”, matiza.
Los expertos de Liferay, proveedor de la plataforma Open Source para la creación de experiencias digitales web, móviles y para dispositivos conectados, destacan cinco capacidades de los digital workplaces que pueden ayudar, ahora más que nunca, a que el empleado desarrolle con facilidad y eficiencia sus tareas, al mismo tiempo que se incrementa su motivación y satisfacción:
1. Capacidades de gestión de contenido y colaboración: contar con tecnología dotada con altas funcionalidades de gestión de contenido y documental es importante para el correcto desarrollo de la actividad profesional de los empleados. Además, las funcionalidades que permiten crear bases de conocimiento, facilitar la creación y el intercambio de contenido, así como la colaboración departamental e interdepartamental con sistemas de videoconferencia, chats, foros de discusión o wikis colaborativas, son excelentes para mantener la productividad de los empleados, independientemente del entorno en el que se encuentren trabajando.
2. Personalización de la experiencia del empleado: De cara a mantener el índice de productividad de los empleados, es necesario que estos tengan la experiencia que responda a sus necesidades específicas. La personalización automática del contenido basada en comportamientos será una herramienta muy útil para facilitar la localización de la información, reduciendo tiempos de búsqueda e incrementando la productividad.
3. Gestión de accesos a la información basado en roles y perfiles: una correcta gestión de la identidad y del control de accesos en la intranet permitirá mantener un sistema de seguridad de acceso a la información continuo, al tiempo que capacita a la organización a la hora de definir políticas específicas adaptadas a la situaciones especiales o crisis, aplicadas a cada tipo de negocio concreto.
4. Búsqueda de contenidos: Disponer de un potente motor de búsqueda de primer nivel proporcionará el acceso rápido y ágil a la información, lo que repercute directamente en el índice de productividad de la plantilla. Asimismo, si los usuarios cuentan con herramientas para filtrar y ordenar los resultados de búsqueda o para personalizar las clasificaciones de los resultados, tendrá un impacto directo sobre sus niveles de satisfacción.
5. Integración de ecosistemas: Todas las herramientas mencionadas tendrán sentido en la medida en la que se hallen integradas con el resto de sistemas corporativos. Porque esta integración será la que permitirá ofrecer una experiencia unificada al empleado, al tiempo que se saca el máximo partido a las inversiones previamente realizadas en distintas tecnologías por la organización. Es importante que, ante situaciones que necesitan ser gestionadas con agilidad, desde las compañías se cuente con la tecnología que les permita adaptarse y evolucionar hacia el modelo que necesitan.
El espacio de trabajo digital es un elemento fundamental para los negocios. Es un entorno crítico a la hora de capacitar la operatividad de los equipos, manteniéndolo preparado para cualquier desafío a futuro, ya que permite conectar diferentes espacios, aplicaciones, procesos y cultura en una solución integradora de tipo 'Employee First'.
“No hay forma de detener ni frenar la velocidad a la que la transformación digital está cambiando la naturaleza de los espacios de trabajo, como tampoco hay forma de saber cuándo y cómo va a llegar una situación como la que estamos atravesando en estos momentos”- concluye Carolina Moreno- “Pero lo que sí sabemos es que la supervivencia de los negocios dependerá, en gran medida, del éxito de los equipos de trabajo y de las herramientas que se les proporciona, por lo que tener espacios de trabajo digital avanzados y equipados para nuestros empleados será un aliado fundamental frente a cualquier situación”.
