Se trata de un proceso de evolución que estas instituciones hace tiempo que emprendieron

Evolución y Transformación Digital de la universidad

Andrés Prado, director del Área de Tecnología y Comunicaciones de la UCLM22/05/2019

La expresión 'transformación digital', que ya fue utilizada en el año 2000¹, ha pasado de ser un concepto que consolida el impacto de la tecnología en las organizaciones a utilizarse hasta en los anuncios de televisión. Se trata de una expresión tan potente que da cabida desde la estrategia empresarial hasta las tecnologías disruptivas, pasando por cuestiones como las competencias de los profesionales o las expectativas del cliente. En todo caso, es su dimensión transversal la que aporta un impacto global en todos los sectores productivos. La educación, por descontado, también está afectada por este proceso.

Sin embargo, cuando utilizamos el término “transformación digital” aplicado a la universidad española no deberíamos pensar en un 'big bang' digitalizador sino en un proceso de evolución que estas instituciones hace tiempo que emprendieron. Aquellos que finalizamos nuestros estudios universitarios hace ya más de dos décadas podemos constatar que el modelo enseñanza-aprendizaje ha cambiado ostensiblemente, siendo la tecnología en gran parte el motor que suena tras los cambios más evidentes. Los procesos de matriculación en línea, la conectividad inalámbrica en los campus universitarios, el acceso a contenidos y recursos digitales, los campus virtuales, el uso de tecnología en las aulas presenciales son elementos con un nivel de madurez de uso muy elevado en el sistema universitario español, como así lo atesoran los datos que pueden consultarse en la serie de indicadores UNIVERSITIC² publicados por la sectorial TIC de Crue Universidades Españolas, Crue-TIC.

En todo caso, siendo conscientes de que la evolución hacia lo digital hace ya muchos años que se inició en la universidad española, la transformación digital es mucho más que esa adopción de escenarios basados en el uso de tecnología. El impacto de este proceso ha sido analizado también en el seno de Crue-TIC y sus resultados se han publicado en informe 'TIC360 Transformación Digital en la Universidad³'. Este informe analiza las distintas dimensiones afectadas por el proceso de transformación digital en el entorno universitario ofreciendo una visión global que comparto y que me permite resumir en este espacio algunas reflexiones fruto de la colaboración en este trabajo y en otras actividades de este ámbito.

En primer lugar, parece necesario identificar claramente al cliente. Utilizar este término en la administración pública en general y en la universidad pública en particular no está exento de polémica. La misión pública de estas instituciones puede sugerir a algunos una cierta discrepancia en el uso de un elemento con connotaciones claramente comerciales como el de 'cliente'. No obstante, una visión 'centrada en el cliente' ('customer centricity' según el análisis de la consultora Forrester⁴) es esencial en un proceso de transformación digital, pero se agudiza más aún cuando una institución como la universidad se enfrenta ya en este curso académico a la entrada de una nueva generación. Mientras que los denominados millenials se encuentran actualmente en las aulas universitarias o incluso comenzando su carrera profesional, las universidades acogen en este curso académico a la ya identificada como Generación Z⁵. Los miembros de esta generación, posterior y diferente a los millenials, han adquirido un comportamiento social diferente y están definitivamente marcados por la cotidianeidad de lo digital. Las universidades, conscientes de este reto, comienzan a desplegar cambios en la estrategia de relación con los estudiantes, que van más allá incluso de cambios en el propio proceso de enseñanza-aprendizaje. Se trata, en definitiva, de mejorar la relación con el estudiante analizando los puntos de relación con la universidad (touchponints) físicos o virtuales y facilitando sus correspondientes itinerarios (customer journey). El mapa de itinerarios del estudiante en la universidad facilita la adopción de mecanismos orientados a una relación más directa, coherente e inmediata con el estudiante que, en muchos casos, pasa por potenciar o mejorar el entorno digital.

Este acercamiento al cliente, a esa Gen-Z, es necesario hacerlo ya bajo el paradigma de la movilidad. El estudiante actual utiliza no uno sino, en un porcentaje no despreciable, varios dispositivos móviles, lo que exige una aproximación a la movilidad que no superada exclusivamente con infraestructuras tecnológicas. Proyectos como 'Campus en Red⁶' liderado por RedIRIS iniciaron un despliegue hace más de una década de redes inalámbricas en los campus universitarios que no solo se han consolidado, sino que forman parte ya de los servicios TIC críticos en estas instituciones. Esta apuesta por la movilidad ha originado cambios en la configuración física de aulas y bibliotecas, que han evolucionado también impulsadas por la tecnología. Pero más allá de las necesarias infraestructuras, son los servicios prestados, entre los que se incluye el propio apoyo a la docencia, los que han de evolucionar hacia esa visión 'mobile first'. Los servicios digitales universitarios se habrán de diseñar para ser consumidos en movilidad y con una percepción de inmediatez desde el estudiante alejada aún de muchos los servicios actuales.

En contraposición a una universidad donde los estudiantes acudíamos a clase presencialmente a escuchar charlas magistrales o, incluso, directamente a los exámenes en aquellas materias donde era suficiente con el estudio individual, la universidad actual genera y generará una gran cantidad de puntos de interacción con el estudiante. Estas interacciones en su mayor parte tendrán naturaleza digital, cuyos componentes de movilidad y disponibilidad continua, aportan un efecto multiplicador. El registro y análisis de estos datos de interacción habrán de ser explotados para aportar información en la toma de decisiones que mejore no solo la relación universidad – estudiante, sino la propia docencia universitaria. Tecnologías de Big Data aplicadas a los entornos de educación, integradas en las plataformas soporte de los campus virtuales, permitirán mejorar el proceso de enseñanza-aprendizaje e identificar de forma temprana el riesgo de fracaso.

Si bien la transformación digital no se alcanza meramente con la incorporación de tecnologías, las instituciones que aborden este proceso no pueden dejar de identificar aquellas tecnologías emergentes y potencialmente disruptivas para analizar su incorporación progresiva en la organización. Más allá de tendencias coyunturales, una parte no despreciable de las tecnologías que en este momento se encuentran en una fase de madurez temprana generarán ventajas competitivas a las universidades que las integren en sus procesos de gestión, de docencia y de investigación. Son varios y continuos los estudios que tratan de identificar estas tecnologías. En uno de los más recientes, la consultora Gartner ha publicado las 10 tecnologías que considera de mayor impacto en este 2019⁷. En todo caso, estos análisis vienen a reforzar lo comentado hasta el momento, identificando las tecnologías que permiten impulsar estos cambios. La relación con el estudiante evolucionará mediante el uso de interfaces conversacionales soportados mediante inteligencia artificial, el seguimiento del ciclo de vida del estudiante será posible mediante la evolución de las plataformas CRM universitarias, la analítica predictiva podrá ser aplicada al seguimiento del estudiante, las tecnologías para la movilidad se integrarán en los campus inteligentes ('smart campus') y en este entorno digital será necesario incorporar tecnologías que mejoren la identidad digital de los diferentes actores, como el uso adaptado de blockchain. A estas tecnologías de aplicación en el ámbito de 'negocio' universitario han de añadirse las derivadas de un nuevo contexto de ciberseguridad. El nivel de exposición frente a ciberataques, donde ha de incluirse también el daño reputacional, es cada vez mayor. Se hace necesaria la adopción de elementos que minimicen el riesgo de ese tipo de ataques, así como tecnologías como, de nuevo, blockchain, que garanticen la información expedida e intercambiada entre universidad y mercado laboral o eviten el plagio en los entornos académicos, como las plataformas de detección de plagio de última generación.

El uso de tecnología se ha convertido de forma inevitable en un elemento clave ya en la docencia universitaria, pero el contexto de transformación digital lo convertirá en crucial para que estas instituciones cumplan con su misión. Los miembros de la comunidad universitaria, por tanto, requerirán un nivel de competencia digital cada vez más exigente. Este nivel no solo será exigible al colectivo de estudiantes que, en general, ya acuden con ese nivel adquirido porque forma parte de su actividad social como característica identificativa de la GenZ a la que pertenecen. El profesorado universitario y todo el personal al servicio de estas instituciones también se ven directamente afectados por la necesidad de disponer de un nivel competencial elevado en entornos digitales. Esta reflexión ha llevado a la Unión Europea a definir un marco de competencias digitales para la docencia donde se clasifican estas competencias y se gradúa el nivel competencial, permitiendo una evaluación individual de desempeño que ya comienza a ser integrada en los planes de desarrollo profesional de las universidades españolas.

Nuevos modelos de relación con el estudiante, nuevos servicios y plataformas digitales, desarrollo de nuevas competencias para estos entornos digitales y, sin embargo, estructuras organizativas inflexibles. No parece razonable que puedan afrontarse estos retos ni se inicie un proceso de transformación con unas estructuras organizativas diseñadas bajo parámetros de hace ya más de dos décadas. Una edad completa en términos de economía digital. No será viable un proceso de transformación digital sin un proceso de transformación organizativo, que adecúe los siempre limitados recursos disponibles a los entornos y actividades de mayor valor e impacto en la institución universitaria.

No puedo dejar de instar en este punto a la absoluta necesidad de empoderamiento hacia los profesionales de las TIC en las universidades. Posiblemente es uno de los sectores menos conocidos dentro del espectro laboral tecnológico. No obstante, un acercamiento al mismo pone rápidamente de manifiesto el impacto que su actividad está teniendo en el sector universitario. En un entorno cada vez más globalizado y competitivo, donde la educación universitaria y sus instituciones también se ven afectadas, este colectivo profesional se caracteriza por un nivel de colaboración envidiable, estableciendo alianzas e impulsando proyectos de tecnología transversales al sistema universitario español que le está permitiendo ser incluso punta de lanza en ámbitos tecnológicos a nivel europeo y referencia en otros para el entorno tecnológico de la universidad latinoamericana. Un proceso de transformación digital que no cuente con estos profesionales está abocado al fracaso.

El éxito de un proceso de transformación digital en el entorno universitario no está garantizado mediante el uso discreto o conjunto de los elementos mencionados hasta el momento. Estos elementos a modo de bloques de construcción podrán ser utilizados por cada institución a la medida de su naturaleza dando como resultado una configuración adaptada a su situación y su uso. El proceso de transformación digital es, sin duda, el resultado de una estrategia digital indispensable en estos momentos. Esta estrategia digital debe analizar el entorno de la educación superior así como su proyección hacia la formación continua, en un contexto que geográficamente supera al nacional y en una naturaleza donde la dimensión digital puede convivir con la física o, incluso, hacerla desaparecer. Esta estrategia digital ha de contemplar asimismo las capacidades de la institución, donde el nivel de madurez de infraestructuras, servicios, competencia y cultura digital adquiere alta relevancia. Este análisis servirá de base para construir una estrategia digital articulada en torno a una visión alcanzable que será el primer objetivo del proceso de transformación digital. En este proceso, ahora sí, se contemplarán los elementos mencionados anteriormente, utilizándose en función de la naturaleza de la propia institución de forma que permitan iniciar el proceso de transformación o imprimir un punto de aceleración al proceso de evolución digital ya iniciado.

Si antes comentaba que en veinte años la universidad ha sufrido un proceso de evolución considerable, el contexto actual de transformación digital en la economía global no dejará que pasen otros veinte para ver a las universidades bajo una fisionomía completamente diferente. Eso sí, manteniendo un papel indispensable en la transferencia de conocimiento que requiere el desarrollo de nuestra sociedad. Un futuro apasionante.

Andrés Prado es director del Área de Tecnología y Comunicaciones de la UCLM, profesor asociado en el máster de ingeniería informática de la UCLM donde imparte 'Direccion estratégica y Operativa de Empresas', preside el grupo de trabajo 'Plan Director y Acciones Estratégicas' de la sectorial TIC de Crue y forma parte del grupo de trabajo 'Transformación Digital del Colegio Oficial de Ingenieros de Telecomunicación'.

Andrés Prado se ha incoportado en esta edición como miembro del Jurado de los Premios Comunicaciones Hoy.