Redefiniendo la gestión de datos móvil

La consumerización de las TI ha traído consigo dos fuerzas muy potentes: la movilidad y la nube. Cualquiera de las dos representa un cambio drástico por sí misma, pero la forma en que interactúan está provocando en las organizaciones un verdadero dolor de cabeza. Y tampoco son pocas las expectativas de los usuarios, que solo quieren una cosa: acceder a todos sus datos propios y todos los datos corporativos que necesitan para su trabajo, en cualquier momento y lugar. Los usuarios modernos también quieren formas sencillas y seguras de compartir sus datos con compañeros de trabajo, partners y clientes. Muy sencillo.

Si el departamento de TI quiere satisfacer las expectativas de sus usuarios y obtener el impulso a la productividad prometido por la movilidad, es importante para las empresas moverse más allá de las prácticas tradicionales de almacenamiento y adoptar enfoques más centrados en el usuario. Esto supone ofrecer a los usuarios el mismo tipo de experiencia por parte de su organización que la que ya disfrutan con sus dispositivos móviles y con las soluciones en nube, tanto en lo referente al acceso como a la compartición de datos. No se trata de un cambio menor, ya que hoy en día es muy frecuente que en la mayoría de las empresas haya más información en dispositivos móviles que en el centro de datos. También existe presión para mejorar la seguridad y el gobierno de los datos móviles al mismo tiempo que los usuarios quieren que el acceso sea más sencillo.

Es un hecho mejorable que el soporte de TI para los datos de dispositivos móviles normalmente se limite a un backup básico de los ordenadores portátiles (e incluso eso es raro) con apenas ninguna solución en lo referente a smartphones y tablets. Pero si una empresa se decide a recoger los datos de los portátiles, quizá también podría hacer algo más con ellos. Y si pudiera aprovecharlos mejor, quizá habría más motivo para invertir en gestionar los datos móviles.

Un fallo a la hora de gestionar datos en dispositivos móviles puede causar un riesgo significativo (y evitable) y costes asociados para las empresas, además de reducir la productividad. Pero si a un usuario se le dice que no utilice el almacenamiento de una nube pública pero tampoco se le ofrece una opción efectiva por parte del departamento de TI, lo más seguro es que siga utilizándola. Esta disposición a esquivar al departamento de TI para conseguir una experiencia aceptable puede causar todo tipo de dolores de cabeza a una organización que necesita asegurar que sus datos están protegidos, ya sea por razones comerciales o legales.

Parte del problema es que ninguna de las partes es capaz de ponerse en el lugar de la otra. Los usuarios quieren la libertad de hacer su trabajo de la mejor forma posible, algo que el departamento de TI a veces no parece entender.

Por tanto, ¿cómo pueden las empresas desarrollar una estrategia de gestión de datos que se ajuste tanto a los usuarios como al departamento de TI en este entorno dominado por la movilidad? La respuesta es que necesitan redefinir su estrategia de gestión de datos y dar a la movilidad el peso que se merece. Y para hacer esto necesitan hacerse una serie de preguntas:

• ¿Qué datos hay en los dispositivos móviles?
• ¿Qué importancia tienen estos datos?
• ¿Dónde se están almacenando?
• ¿Cómo se usan?
• ¿Qué riesgos hay asociados a estos datos?

Es interesante mencionar la cantidad de veces que los CIO, e incluso los gestores de TI, evitan estas cuestiones porque piensan que son muy difíciles de resolver o que les llevaría a discutir con toda la organización si se imponen medidas draconianas al respecto. Pero no tiene por qué ser así. En realidad, las empresas no tienen que invadir la privacidad de sus empleados para llegar a un régimen de gestión de datos más efectivo. El hecho es que pueden proporcionar los controles necesarios para mejorar la seguridad y la productividad, mientras disminuye el riesgo, sin pelearse con nadie.

Para aquellos que prefieren pensar que no existe problema alguno, necesitan darse cuenta de que pretender que nadie en su organización utiliza su dispositivo personal para manejar información empresarial no es excusa para la inacción. Es muy habitual para los equipos compartir datos en carpetas de nubes públicas y hay más de un ejemplo real de compañías que han sufrido una brecha de seguridad por esto. Sin ir más allá, hace poco me hablaron de una empresa cuyo equipo de ventas compartía un archivo con toda la información de sus clientes potenciales al que uno de sus ex-empleados, que se había ido a una empresa de la competencia, todavía podía acceder muchos meses después de haber dejado la compañía.

Es posible mitigar todos estos problemas y ofrecer las herramientas de productividad que necesitan los empleados. La disponibilidad de redes de alta velocidad y las modernas tecnologías de deduplicación hacen que la recogida de datos de los portátiles o móviles de los empleados no sea intrusiva y que no haya problemas de almacenamiento y, una vez en el centro de datos, se puede facilitar la colaboración.

Una vez que los datos del usuario están bajo control se pueden gestionar para establecer la seguridad, la sincronización o la compartición de los mismos, por lo que los archivos siempre estarán actualizados y accesibles para todos los dispositivos móviles, con el fin de que los empleados tengan lo que necesitan. La compartición de archivos dentro o fuera de la organización se convierte en algo sencillo para los usuarios, usen el dispositivo que usen, y se puede gestionar de forma que se establezcan medidas de seguridad y de respaldo apropiadas. La recogida regular de datos de los dispositivos del usuario se convierte en un backup efectivo, por lo que pueden seguir trabajando, aunque pierdan el dispositivo.

Por otro lado, está el tema del gobierno de los datos, ya que existe la posibilidad de que la información en dispositivos móviles afecte al cumplimiento normativo de la empresa. Como cada vez hay más empleados en movilidad y la información se genera fuera del centro de datos, incorporarla a un conjunto de datos donde se puedan realizar búsquedas con motivos legales es fundamental.

Aquí entra en juego el tema de la privacidad. Las organizaciones necesitan ser totalmente transparentes sobre qué datos se recogen y cómo se usan. Es necesario abrir un capítulo de privacidad para los empleados. La buena noticia es que no es tan complicado como parece y que, con la tecnología adecuada, las acciones corporativas pueden ser auditadas para ofrecer transparencia.

Puede que no sea evidente para los usuarios y las organizaciones que la movilidad puede introducir riesgos significativos en sus esquemas de gestión de datos. Pero si las empresas quieren asegurarse de que están preparadas para florecer en un paisaje dominado por la nube y por la movilidad, tienen que buscar soluciones que les permitan acceder y utilizar los datos, sin importar dónde residan estos. Puede que no sea tan complicado como parece, pero sin duda es más urgente de lo que se piensa.