Evolucionar en la oficina, clave para sobrevivir en el universo empresarial
Papeles, libretas, grabadoras, archivadores, faxes, tarjeteros, horarios de trabajo estándar, teléfonos de escritorio… caminan implacablemente hacia su desaparición. El desarrollo de la tecnología y los nuevos hábitos laborales están haciendo evolucionar a pasos agigantados a las oficinas de todo el mundo. No hay más que echar la vista atrás solo unas décadas para advertir lo lejos que han quedado ya aquellas oficinas con olor a carrete de tinta, donde el repiqueteo de las máquinas de escribir envolvían el ambiente.
El tiempo pasa rápidamente y, mientras tanto, se siembran algunas dudas: ¿cómo será la oficina del futuro?, ¿qué pasará si no evolucionamos en ella?, ¿cómo será la nueva forma de trabajar? Pues bien, la oficina del futuro está a la vuelta de la esquina y la tecnología que formará parte ella ya está entre nosotros para hacernos ganar en eficiencia y productividad, eliminando las dificultades y limitaciones, y haciendo que los negocios no solo sobrevivan, sino que crezcan en este competitivo escenario. El resto queda en manos de las empresas y su intención de implantarla en sus entornos de trabajo.
La evolución en la oficina representa una especie de aro por donde no hay más remedio que pasar si se quiere sobrevivir en el universo empresarial. No evolucionar en la oficina implica perder mucho tiempo gestionando actividades innecesarias, no competir de forma óptima en el mercado, quedarse fuera de las esferas internacionales y, en definitiva, la involución hacia una inexorable desaparición. Son muchos los casos conocidos de empresas apegadas a obsoletos modelos de negocio que perdieron la oportunidad de aprovechar las tendencias y oportunidades que la tecnología y la digitalización brindan, con el resultado de un franco declive en su rendimiento y la cesión de su posicionamiento competitivo a organizaciones más innovadoras y sagaces.
Hoy en día se observa cierta miopía en las altas esferas al analizar las circunstancias que comprometen la supervivencia de la empresa. Su falta de visión puede llegar a provocar la crisis terminal de la empresa y su destrucción paulatina e inevitable, como resultado de su vacilación o negativa a reconocer oportunamente el valor que podría haber aportado a su negocio la digitalización. Son ajenos a la realidad que dicta la importancia de concentrarse en mejorar los procesos; acabar con el trabajo repetitivo; reducir costes, tiempo de los procesos, errores, etc. Además, parecen olvidar que la conectividad de internet no siempre implica integración y que resulta urgente dar el paso siguiente, que es digitalizar verdaderamente la empresa para ganar en productividad.
A la vista de esta realidad, Kyocera dedica todos sus recursos a dotar a las organizaciones con todas las herramientas necesarias para implementar la Smart Office Centre, una solución de productividad para pequeñas y medianas empresas que incluye un gestor documental, impresoras, multifuncionales y soporte. Esta nueva herramienta inteligente incluye, en una única cuota, todo lo que una pyme puede necesitar para dar respuesta al salto a esta nueva oficina. Gracias a este centro de productividad es posible la captura, almacenamiento, búsqueda y gestión de cualquier tipo de archivo dentro de la organización de forma inteligente.
Smart Office Centre incluye seis bases de datos preconfiguradas y tecnología OCR, la interfaz HyPAS, diseñada para satisfacer las necesidades específicas de cada una de las compañías, y, por último, la aplicación HyPAS HelpAssistant, que facilita el reporte de incidencias por parte de los usuarios.
Con Smart Office Centre, las empresas podrán optimizar los procesos empresariales, ofrecer un mejor servicio a sus clientes, reducir sus costes operativos, dedicarse al core de su negocio y, finalmente, lograr una mayor eficiencia en sus flujos de información.
El tiempo apremia y el no reaccionar a tiempo puede resultar tarde a la hora de recuperar el posicionamiento competitivo cedido a organizaciones más innovadoras y perspicaces, como aquellas que antaño reciclaron a tiempo los carretes de tinta y las máquinas de escribir.
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