Siete tácticas de colaboración para las medianas empresas

Por José Paz, Director general Avaya España y Portugal.

Las empresas de tamaño medio están tomando un peso cada vez mayor dentro de la economía mundial, tanto en volumen de facturación como en número de empleados. Pero no todo es color de rosa, las empresas en este sector compiten con una mayor fiereza, son mucho más agresivas e innovadoras.

La comunicación y la colaboración pueden dar a las medianas empresas una importante ventaja, permitiéndoles competir contra otras de mucho mayor tamaño. Las herramientas puestas a su disposición permiten a las empresas ofrecer una mejor experiencia al cliente y satisfacción a los empleados, al mismo tiempo que trabajan por mejorar la cuenta de resultados. Una mejor colaboración tiene también impacto positivo en otras importancias tendencias del midmarket: la movilidad y el BYOD, una fuerza de trabajo repartida y un cambio en el modelo de las comunicaciones.

BYOD está pasando de ser una posibilidad a una obligación. Los expertos nos dicen que, para 2017, la mitad de las empresas exigirán a sus empleados que utilicen sus dispositivos personales, algo que ya está siendo una realidad en las medianas empresas.

La movilidad ofrece a los empleados la posibilidad de trabajar desde donde quieran: la oficina, sus domicilios, desplazándose, desde el cliente o cualquier otro lugar. En un informe de IDC de 2011 sobre movilidad, 1,3 millardos de personas (37,2% ) trabajarán en este año de 2015 fuera de sus oficinas, y el 45% de los empleados trabajarán desde fuera de sus oficinas, al menos 8 horas semanales. La colaboración permite eliminar las brechas, esperas y confusión que puede causar trabajar desde múltiples lugares, utilizando distintos dispositivos y cambiando de tipo de comunicación. La colaboración permite que individuos, equipos en movilidad o dispersos, puedan trabajar juntos indistintamente de territorios y zonas horarias, compartir documentos y contenidos en tiempo real, y tener conversaciones como si estuvieran en la misma habitación.

Colaborar efectivamente nos lleva a obtener unos mejores resultados en las empresas. Estas siete ideas que desde Avaya aquí incluimos, ayudarán a alcanzar unos mayores niveles de respuesta, mejores relaciones y aumentar la productividad.

1.- Crear impresiones que duren
Las medianas empresas están viendo que la competencia viene tanto desde las grandes empresas como de nuevos jugadores. Para mantenerse por delante de sus competidores, las empresas necesitan ofrecer a sus clientes la mejor impresión, tan buena o mejor que la dada por una empresa de muchísimo mayor tamaño. Cuando los consumidores sólo necesitan un número para ponerse en contacto con la persona que buscan, estamos ante un buen comienzo. Cuando los empleados pueden comprobar al momento la disponibilidad de cualquiera de sus colegas y hablar con él, escribirle mensajes o utilizar el vídeo para conseguir respuestas rápidas y así resolver problemas, la empresa nos da una buena imagen de capacidad de respuesta e innovación. La colaboración da a las medianas empresas una ventaja competitiva frente a aquellas que se han quedado estancadas en las opciones de voz únicamente.
Las herramientas de colaboración pueden dar también una buena impresión a la hora de reclutar y de retener el talento. Atraen a posibles empleados que están acostumbrados a comunicarse por múltiples canales y utilizando múltiples dispositivos. Una entrevista de trabajo por vídeo puede ser muy reveladora sobre las capacidades de los posibles candidatos.

2.- Dejar que los empleados trabajen donde y cuando quieran, utilizando el dispositivo de su elección.
La movilidad ha de ser parte de cualquier proyecto de colaboración porque es la manera en la que las personas trabajan hoy en día. Trabajar desde un único centro de trabajo ya no es lo estándar. Los empleados se encuentran esparcidos por sucursales, domicilios, desplazándose, o desde las instalaciones de los clientes. Mientras trabajan, los empleados y compañeros se cambian continuamente de un dispositivo a otro para poder llevar a cabo sus proyectos y comunicarse entre ellos, con los clientes y con los proveedores. Y esperan que ese cambio se produzca sin sobresaltos. Una conversación que empieza como un mensaje de texto puede seguir mediante la voz, y después convertirse en vídeo y en compartición de contenidos, sin que ello suponga un abrir y cerrar aplicaciones.
Una plataforma de colaboración se enfrenta a todas estas situaciones, dando a los empleados los recursos de comunicación que necesitan para ser tan efectivos y productivos, tanto dentro como fuera de la oficina. La comunicación es fluida a través de canales diferentes y en indiferente que sea utilizando laptops, teléfonos de sobremesa, smartphones o tabletas. La productividad mejora, las decisiones se toman más rápidamente, y los clientes quedan más satisfechos. Además, una plataforma de colaboración permite a las empresas medianas que eviten el riesgo y que se aprovechen de la movilidad con características de seguridad integradas que permitan prevenir ataques, filtración de datos y tiempos de inactividad.

3.- Asegurar que las comunicaciones, de cualquier clase o cualquier dispositivo, funcionen desde el primer momento, y utilizando un interfaz común.
Los empleados odian las comunicaciones de empresa que no sean fiables. Esperan que las comunicaciones de voz, correo y video conferencia estén disponibles cuando las necesiten. Y con el cambio de modelo de comunicaciones, quieren poder cambiar de uno a otro canal de manera sencilla y fluida.
Una plataforma integrada aporta a los empleados flexibilidad y fiabilidad. Alternativamente, las comunicaciones pueden ser engañosas, y también arriesgadas, cuando las herramientas de colaboración de diferentes fabricantes se combinan. Si uno de los fabricantes actualiza su producto a una nueva versión, puede que no sea compatible con las de los demás. La corrección de problemas puede poner mucha presión en los limitados recursos de TI de los que se dispone, y esperar a que los fabricantes se pongan de acuerdo y coordinen pueden dar origen a numerosos problemas de comunicación en toda la organización.

4.- Seleccionar la seguridad que es adecuada para la colaboración.
Redes privadas virtuales (VPN) y firewalls ofrecen una excelente protección para el tráfico de datos. Pero serán necesarios adicionales recursos de seguridad para la voz y la colaboración, pues hay que tener en cuenta que ni las VPN ni los firewall dan el soporte adecuado para las necesidades en tiempo real de la voz y el vídeo. Los controladores de sesión (Session Border Controller) trabajan bien en tiempo real y protegen bien la voz contra ataques de denegación de servicio, secuestro de llamadas y otros fraudes. También ofrecen una seguridad permanente para nuestros dispositivos remotos sin necesidad de utilizar un túnel de VPN.
Los sistemas de identificación o identity engines protegen a las empresas mediante acceso por listas. El tipo de acceso de cada usuario se basa en quién es el usuario, dónde está ubicado y qué dispositivo utiliza. Esto se alinea perfectamente con las necesidades de colaboración de hoy y permite adaptarse a los cambios a medida que las herramientas y características mejoran.

5.- Entendiendo y preparándose para las nuevas cargas de tráfico de colaboración.
Lo que corre dentro de nuestra plataforma de colaboración es de importancia vital para nuestra efectividad. Queremos que nuestra red esté preparada para diferentes tipos de tráfico y cualquier patrón inesperado que pueda aparecer. ¿Está nuestra red preparada para dar servicio a 50 o 100 usuarios de vídeo? ¿Podemos dar prioridad a nuestro tráfico de voz sobre el de la mensajería de texto o el vídeo? Es posible que nuestra red necesite una actualización para que pueda dar servicio a un creciente tráfico de vídeo, movilidad y datos. Un análisis temprano nos permitirá entender cómo nuestra red puede responder a un crecimiento en la colaboración.
6.- ¿Estás seguro de encontrarte preparado para la video conferencia?
Algunos empleados pueden resistirse a la simple idea de la video conferencia. Ayudémosles a superar sus temores y veremos cómo inmediatamente la colaboración mejora. La video conferencia permite una interacción cara a cara y una personalización, que convierte una aburrida conferencia de voz en una reunión interactiva y productiva. Da servicio a equipos muy diseminados y permite que cada se conecte desde cualquier lugar, en cualquier momento, y utilizando el dispositivo de su elección.

7.- No dejes de dar formación aunque la colaboración sea algo de uso sencillo.
Los empleados sabrán extraer más provecho de la nueva plataforma de colaboración si entienden bien sus diferentes funcionalidades y características. Los proyectos de colaboración exitosos han de incluir seminarios de formación y presentaciones que ayuden a los empleados a resolver cualquier duda que les pueda surgir.
Debemos intentar seleccionar aquellas plataformas que sean sencillas de desplegar, fáciles de usar y de gestionar. Los primeros dos factores nos animan a una adopción rápida, mientras que el tercero es importante para nuestro departamento de TI, siempre dispuestos a agradecer unas herramientas de administración sencillas que les ayuden a ser productivos. La administración fácil es algo especialmente importante para los departamentos de TI pequeños.

A la hora de buscar qué plataformas de colaboración podemos implementar, debemos siempre tener en cuenta cómo las podemos poner a trabajar en nuestras empresas. Los puntos anteriores son un primer paso. Pero seguro que en nuestras empresas vamos a encontrar otras muchas ideas sobre cómo mejorar la colaboración.
Es muy importante tener en cuenta que la colaboración no es algo reservado a las grandes compañías con importantes presupuestos y unos equipos de TI grandes. Las compañías medias pueden aprovecharse de esas ventajas que ofrecen las plataformas de colaboración ya disponibles, sin necesidad de realizar grandes inversiones ni añadir nuevos recursos. No hay que ser una empresa del Ibex35 para empezar a poner en marcha mejoras que comienzan con algo tan sencillo, como una colaboración efectiva.