La Guardia Civil moderniza su gestión económico-financiera y logística con ALfiL

La Guardia Civil ha modernizado su gestión con Indra e Informática el Corte Inglés. El proyecto, denominado ALfiL (Aplicación Logística y financiera Integral), ha sido una de las iniciativas económica y logística de mayor envergadura abordada en España y ha permitido unificar la infraestructura de sistemas del Cuerpo de carácter militar integrando las soluciones y desarrollos a medida de SAP.

Antes de emprender el proyecto, cada área de la Guardia Civil operaba de manera autónoma, bien a través de sistemas propietarios, o bien sin ningún sistema. Con ALfiL se han integrado más de 100 centros, 1.500 usuarios y se da soporte a más de 76.000 agentes.

El reto de la modernización de la gestión económico-financiera y logística

La Guardia Civil se planteó cambiar la infraestructura con que contaba con el objetivo de definir un modelo de gestión que permitiera optimizar los procesos de las áreas económico-financiera y logística, y lograr una gestión sencilla, transparente y eficaz de los recursos. Para ello era fundamental determinar un modelo integrado de información para lograr el dato único; integrar sistemas externos y propios; automatizar procesos manuales; e integrar funcionalmente las áreas de gestión.

Otras prioridades establecidas por este Cuerpo de Seguridad del Estado eran la reducción de los niveles de inventario, mejorando la planificación y las previsiones; la optimización de la comunicación entre las áreas de la Dirección General de la Guardia Civil; y el establecimiento de un control riguroso de las tramitaciones administrativas de cada documento.

Por qué SAP

El proyecto desarrollado por la UTE (Unión Temporal de Empresas) formada por INDRA e Informática El Corte Inglés supuso la conformación de un equipo de más de 40 personas y de una Oficina de Proyecto, que ha realizado un seguimiento de cada una de las fases. La Guardia Civil decidió apoyarse en el software de SAP para poder desarrollar el proyecto. Las razones que llevaron a elegir este software fueron su solidez y versatilidad, ya que está basado en los estándares de las mejores prácticas y garantiza la escalabilidad.

Se implantaron los módulos económico-financieros y logísticos de SAP ERP 6.0, así como las soluciones verticales para Sector Público, y Defensa e Industria Aeroespacial de SAP. Con respecto a la primera, ha permitido integrar la plataforma de RRHH de SAP -de la que ya era usuaria la Guardia Civil- con la logística y el área económica para establecer la gestión total de los recursos que dan soporte a cualquier organización: humanos, económicos y logísticos. En cuanto a los verticales, su implantación ha sido pionera en nuestro país porque es la primera vez que se implanta el vertical de Sector Público de SAP ERP 6.0 en España y porque también es el primer usuario que aplica la solución de Defensa y Aeroespacial al mantenimiento de aeronaves en nuestro país.

Un proyecto dividido en tres fases

El proyecto se dividió en tres fases. Tras la reingeniería de procesos se puso en marcha la primera etapa, que contemplaba el aprovisionamiento, la Web del vestuario y la elaboración presupuestaria y gestión de activos. Una segunda fase contempló el mantenimiento de equipos de toda la Guardia Civil y el MRO (mantenimiento y reparaciones) en el Servicio Aéreo. finalmente, se desplegaron las áreas de ejecución presupuestaria, contratación, gestión de inmuebles, contabilidad analítica, IRS (Gestión de Viajes) y tesorería. Además, se desarrolló la integración entre la gestión presupuestaria y la logística.

La Web del Vestuario

Uno de los aspectos más llamativos de este proyecto lo constituye la Web del Vestuario, que ha sido desarrollada en Java. Se trata de uno de los procesos cubiertos en el área logística y desde esa página Web se gestionan los uniformes de los 76.000 agentes que componen el Cuerpo. Cada uno de ellos cuenta con un certificado digital que le sirve para identificarse y conectarse a la Web con el fin de solicitar las prendas que necesite. El funcionamiento es similar al de cualquier portal de venta on-line y el agente puede realizar un seguimiento del estado de su petición. Este sistema ha proporcionado importantes ventajas, sobre todo a los agentes destinados en emplazamientos rurales, para los que la solicitud y seguimiento de las prendas de uniforme resultaba muy compleja antes de la implantación de la Web del Vestuario.

Mejoras alcanzadas
El Teniente General Cándido Cardiel Ojer, subdirector general de apoyo de la Guardia Civil, ha manifestado que “ALfiL es hoy una realidad. La herramienta nos permite realizar una gestión moderna y eficiente de los recursos asignados a la Institución proporcionando, además, información oportuna y veraz para la toma de decisiones en cada momento”.

Desde el punto de vista económico financiero, el proyecto ha permitido elaborar presupuestos cerrados, permitiendo su consolidación a diferentes niveles; definir un nuevo modelo de ejecución presupuestaria, integrada con las áreas de compras, contratación y RRHH; definir la estructura, conceptos y criterios para la planificación y análisis de Costes, por lo que se puede realizar un seguimiento, análisis y medición de la eficiencia de las diversas unidades de gestión; la Gestión de Terceros se efectúa sobre una base de datos única que permite el acceso a la totalidad de la información relativa a ellos; la Tesorería cubre ahora tareas efectuadas por las Cajas Pagadoras de la Guardia Civil y Subcajas dependientes; el proceso de las dietas se apoya en el módulo de viajes, integrado con RRHH y con contabilidad presupuestaria, lo que permite establecer trámites administrativos y control de las indemnizaciones, así como disponer de toda la información existente; instaurar el control y gestión de todos los bienes muebles e inmuebles e integrarlos con la contabilidad presupuestaria y financiera.

En el área Logística, además de la Web de Vestuario, se han cubierto los procesos de gestión de materiales, gestión de inventarios y control de stocks, gestión del combustible, gestión de mantenimiento de equipos, mantenimiento de aeronaves, gestión de armas y equipamiento policial.

Todas las mejoras alcanzadas han permitido a la Guardia Civil establecer una gestión más eficaz, mejorar la disponibilidad y precisión de la información; integrar diferentes áreas; medir la eficiencia; reducir la burocracia en el área de Compras; descentralizar tareas burocráticas de asignación de equipos; controlar la ubicación de equipos y materiales dispersos; una mayor visibilidad y trazabilidad de los procesos de compras y distribución.