Datisa apunta algunas pautas para que las pymes puedan autoevaluar sus herramientas de gestión contable
Tan importante es establecer una política de gestión que recoja los parámetros estratégicos a seguir para la consecución de los objetivos marcados, como determinar las tareas que deberán poder ser automatizadas para reorientar los recursos en la mejor dirección, pero también para tomar las decisiones oportunas en los momentos precisos.
Así han pensado los consultores de la firma española de ERP, Datisa, que han confeccionado un listado de funcionalidades básicas que todas las pymes deben demandar a sus plataformas de gestión. Por debajo de los mínimos que se recogen en el listado de Datisa, se puede decir que las empresas muestran unas carencias que precisan solventar con celeridad si quieren mantenerse en la senda de la eficiencia, la productividad y el crecimiento.
Lo mínimo para gestionar con cierta normalidad
Entre las funciones más elementales que cualquier pyme debe solicitar a su ERP destacan las siguientes:
Reapertura y cierre automático.
Disponibilidad de asientos patrón que, por reflejar hechos repetitivos, pueden ser definidos previamente como plantillas
Registro de Facturas, desde donde se generan los asientos de compra/venta, cobro/pago y el traspaso al control de ingresos/pagos previstos.
Punteo Manual y Automático de movimientos de asientos, que permiten conciliar los saldos de algunas cuentas en función de documentos ajenos, y justificar los saldos de otras con sus propios movimientos de forma manual o automática.
Control de descuadres.
Emisión de todo tipo de documentos, incluidos extractos de cuentas, diario de trabajo, mayor, cuentas sin movimientos, balances y ABCs.
Realización de declaraciones como mínimo del IRPF, IVA e IGIC y documentos oficiales del registro mercantil.
Estados financieros, que permitan adecuar la estructura de balance de situación, y de la cuenta de pérdidas y ganancias a las particularidades de cada empresa, y diseñar el formato que más se ajuste a su filosofía.
Estados financieros, que permite adecuar la estructura de balances de pérdidas y ganancias y situación a las particularidades de cada empresa, y diseñar el formato que más se ajuste a su filosofía.
Control de ingresos y cobros previstos.
Protección de Cuentas, pudiendo definir protecciones según usuario de las cuentas contables para consulta o listados de extractos, balances y saldos, y en la introducción de asientos o facturas.
“Las herramientas de gestión empresarial ayudan a controlar y minimizar los gastos administrativos, particularmente en organizaciones en las que se deben maximizar los recursos, tanto económicos como laborales, como es el caso de las pymes. Por lo tanto, si en un primer balance confirman que sus ERP no incluyen alguna de las funcionalidades necesarias, deberían replantearse la búsqueda de una nueva aplicación. Teniendo en cuenta que, sólo hemos hablado de las funciones más básicas, carecer de ellas, implica gestionar de manera ineficiente” comenta Isabel Pomar, directora comercial de Datisa.
