Descubrir los costes ocultos de la oficina
Adivina, adivinanza… no se ven, pero están presentes y pesan mucho ¿qué son? La respuesta es: “los costes ocultos”. Nos referimos a los gastos que no son productivos o estrictamente necesarios para el funcionamiento de una empresa y que suelen pasar desapercibidos para los sistemas contables, pero impactan finalmente en la rentabilidad y competitividad. ¿Por qué el calificativo de ocultos? La respuesta está en que no siempre implican una factura tangible o directa, pero se pagan de forma global y a veces suponen un gran gasto por su recurrencia.
Los ejemplos son numerosos, afectan a un amplio abanico de áreas y tienen diferentes orígenes: obsolescencia de máquinas, equipos y tecnologías; aparatos funcionando a deshoras; tiempos improductivos para la localización de albaranes, facturas o contratos entre montones de legajos; gastos prescindibles de tóner o papel, etc.
La reducción de papel implica un menor riesgo de que la información se pierda, especialmente en los entornos de gran movilidad a los que se tiende hoy en día. Según estimaciones de la empresa consultora y de investigación de las tecnologías Gartner, solamente el coste de buscar un documento mal clasificado puede suponer 120 € y añade que el 25 % de los documentos archivados nunca se encuentran porque están mal archivados.
Aun así, muchas pequeñas y medianas empresas operan, hoy en día, de forma manual en muchos aspectos, lo que les obliga a perder innumerables horas de trabajo para llevar a cabo los mismos procesos que hacen sus competidores de forma automática. En ellas, los archivos se apilan con una evidente falta de control y encontrar un determinado documento a veces resulta una onerosa tarea. Aunque cuentan con equipos de impresión, copia y escaneo eficientes, los archivos que estos producen no son gestionados de forma productiva.
Siempre se ha dicho que para poder gestionar hay que saber medir. Pero a veces las pymes adolecen de esta evaluación, focalizando su atención en resolver los problemas acuciantes, dar un rápido servicio al cliente, pagar salarios, impuestos o alquiler… sin prestarle tanta atención a estos gastos ocultos difíciles de medir o cuantificar, y no siempre evidentes a primera vista. Sin embargo, y frente a este escenario, la crisis y los actuales ciclos de consumo obligan cada vez más a las empresas a utilizar una tecnología eficiente y asequible para identificar, y con ello minimizar o suprimir, aquellos costes s innecesarios o excesivos. Como ejemplo de esta realidad, y según se desprende del último informe de Gartner, la reducción de costes es una de las principales prioridades del director de IT (director de Tecnologías de la Información) para el buen funcionamiento de la empresa. Ante este objetivo, la digitalización se consolida cada vez más como una de las apuestas estratégicas más importantes hoy en día.
En el caso de la impresión y gestión documental es fácil encontrar motivos generadores de grandes agujeros y una parte clave de las oportunidades de mejora en las empresas se encuentra en hacer frente a los costes ocultos de esta área. Acelerar y simplificar los procesos se ha convertido en un imperativo que ninguna organización debería descuidar si quiere seguir siendo competitiva en el actual escenario económico. El mundo de la gestión de documentos ofrece una oportunidad de desvelar un importante sumidero de recursos corporativos.
La revolución tecnológica en la que estamos inmersos nos brinda la oportunidad de utilizar nuevas herramientas para el mejor aprovechamiento de recursos y tareas, así como para el logro de objetivos de una manera más eficiente y productiva.
