La oficina 2.0

Mientras tanto, a la misma hora, Verónica, acaba de dejar a su hija en el colegio y, caminando con paso firme se dirige hacia su casa, situada a tan sólo cuatro manzanas del colegio. Mientras camina va realizando una primera, pero pausada, reflexión sobre las actividades que debe acometer ese día. De camino compra el pan y un cruasán, del que dará buena cuenta junto con un café a media mañana, una vez haya terminado la reunión virtual con su equipo. La mayoría de ellos teletrabaja y está segura de que ya están revisando los cambios de última hora que hizo a la propuesta y que les ha dejado en el directorio compartido.

Verónica y Juan son dos excelentes profesionales, trabajan en el mismo sector y tienen la misma cualificación y experiencia, pero la forma de comenzar su jornada laboral sin duda marcará la eficiencia de su trabajo a lo largo del día. Igualmente, los medios físicos y las herramientas de que dispongan en su entorno laboral, durante el resto de la jornada, marcarán su nivel de eficiencia a la hora de acometer las diferentes actividades a las que se enfrentarán.

Durante el siglo XX se ha producido una evolución muy significativa en el diseño de las oficinas como lugar de trabajo, pero el cambio más importante se ha producido a lo largo de la primera década del presente siglo como consecuencia del gran desarrollo tecnológico, especialmente con Internet.

Hemos pasado del espacio de trabajo, diseñado por el ingeniero americano Frederick Taylor, donde todos los trabajadores estaban juntos, en espacios abiertos y supervisados (más bien vigilados) por sus jefes, a un modelo de espacios abiertos, donde a través de sistemas de muebles modulares se generan espacios divididos, que fomentan una mayor flexibilidad en el trabajo. Son modelos que hoy en día siguen vigentes en muchas empresas y que coloquialmente se han venido en llamar ‘cubículos’.

A pesar de intentar fomentar la comunicación, el modelo ‘cubículo’ sigue representando un concepto jerárquico y poco social, que dista del modelo de espacios abiertos donde fomentar el espíritu de colaboración y contribución que se está demandando para las empresas líderes del futuro.

Sin duda la tendencia es la creación de un lugar de trabajo totalmente abierto, más social y dotado con las últimas tecnologías, que permiten trabajar de una manera distinta y, porque no decirlo, mucho más productiva. En otras palabras, la oficina 2.0.

La oficina 2.0 debe proporcionar el espacio adecuado para cada una de las diferentes actividades que se desempeñan dentro de un lugar de trabajo (reuniones, sesiones personales, desarrollo, acceso a la información, etc.). Dicho espacio debe estar en constante cambio para que todos los trabajadores que lo necesiten hagan un uso adecuado y óptimo del mismo.

El hecho que la tendencia sea a oficinas más abiertas y sociales se debe principalmente a que las actividades a desarrollar en ellas sean aquellas que únicamente requieren bien de una presencia física (por ejemplo reuniones) o de un alto nivel tecnológico (sistemas de telepresencia), ya que la flexibilización del puesto de trabajo pasa igualmente por permitir que, tareas de formato más individual, puedan ser realizadas con tecnología básica, desde cualquier espacio separado del núcleo principal de la empresa (por ejemplo teletrabajo).

Sin duda, la clave del éxito no está únicamente en diseñar un espacio flexible y dinámico, sino en la generación de una cultura de flexibilidad en la organización y en las propias personas. Por tanto, lo importante es ligar el modelo de trabajo con el espacio. ¿Por qué un trabajador debe tener un único sitio para realizar todas sus actividades cuando actualmente se realizan diferentes actividades a lo largo del día?

Las empresas deben cambiar, sin duda, pero también debe cambiar el sentido de propiedad que los trabajadores tienen sobre su espacio físico (su mesa, su silla, etc.), hacia un concepto de utilidad y gestión adecuada del espacio en base a su actividad y mejor rendimiento. Pongamos por ejemplo un despacho, un espacio más representativo que útil. A veces se clama al concepto de confidencialidad para defenderlo pero en mi opinión no hay nada más frío que un despacho a la hora de hacer una sesión de ‘coaching’, o incómodo para mantener una videoconferencia en grupo. Evidentemente la solución es disponer de espacios más adecuados y tecnológicamente preparados para cada actividad.

El modelo 2.0 para ser más competitivo

La actual situación económica global está obligando a competir con mayor nivel de innovación y tecnología que nunca, lo que no deja de ser una buena noticia dentro de un panorama negativo como el que estamos viviendo.

Incidiendo en el mensaje de que lo importante es ligar la cultura al espacio de trabajo, aquellas empresas que quieran competir de manera diferencial en el mercado, tanto hoy como en los próximos años, deben reunir ciertas características de actuación fundamentales, como puedan ser:

• Fomentar al máximo la flexibilidad laboral, incorporando modelos de conciliación y flexibilización del puesto de trabajo, como pueda ser el teletrabajo.
• Generar un modelo de organización en red. Aunque las empresas no son, ni deben ser, entornos totalmente liberados, sí deben fomentar una estructura de comunicación abierta y fluida, con el fin de que todas las personas de la organización contribuyan con su trabajo y sus ideas a enriquecer un objetivo común que es la empresa en la que trabajan.
• La contribución y la colaboración deben ser elementos imprescindibles en los valores de la empresa el futuro y sobre todo, porque definen de forma completan lo que se denomina cultura 2.0.
• Incrementar no solamente la tecnología y los nuevos medios de comunicación, sino su uso óptimo y adecuado.

En resumen, el ‘layout’ de las oficinas debe estar cada vez más adaptado a los nuevos modelos de trabajo, donde prima la colaboración y la contribución, por encima de las estructuras. Donde sacar provecho de las oportunidades que las nuevas tecnologías nos ofrecen y reducir costes estructurales al virtualizar parte de las actividades que hasta ahora se realizaban de forma física.

Un espacio flexible, acorde a un modelo de trabajo flexible es la mejor de las combinaciones para conseguir el éxito personal y empresarial, como hizo la compañía de Verónica, quien por cierto, será promocionada el próximo mes, no solamente por haber cumplido con sus objetivos, sino también por haber promovido un concurso de ideas dentro de la empresa, de donde han surgido dos nuevas líneas de servicio, muy innovadoras, que seguro reportarán ingresos adicionales a la compañía. ¡Enhorabuena Verónica!