Entrevista a Maylén Susaña, consejera delegada de Quality Office Network

Quality Office nació en enero de 2004 tras la experiencia de sus socios fundadores en otras redes internacionales. Entendíamos lo importante que era ofrecer a nuestros clientes nacionales e internacionales unos servicios globales en España, manteniendo siempre unos niveles de calidad, servicios e imagen.

Quality Office y ACN tienen objetivos distintos. Quality Office proporciona acciones de marketing y publicidad, ‘know-how’, programa de gestión, formación y explotación a los centros de negocios. Y ACN es la asociación nacional sin ánimo de lucro que vela por los intereses del sector a nivel institucional. ACN es tan importante para Quality Office que consideramos condición ‘sine qua non’ que todos nuestros centros de negocios afiliados apoyen a la asociación y estén asociados.

¿Qué ofrecen a sus centros asociados? ¿Qué ventajas supone pertenecer a su red?

A centros de negocios de nueva apertura ofrecemos:

• Consultoría de centro de negocios
• Explotación de centros de negocios
• Análisis y propuestas de planos de distribución
• Análisis y propuesta del plan de viabilidad
• Propuestas de equipamiento
• Propuestas de marketing
• Propuestas de proveedores
• Factor humano: propuesta para su proceso de selección de personal
• Propuesta de contratos, servicios, tarifas
• Formación al personal directivo y administrativo

A centros de negocios existentes:

• Pertenecer a la primera red de centros de negocios de España; un grupo fuerte y sólido con amplia presencia a nivel nacional y una clara proyección internacional.
• Apoyo en marketing, publicidad y comunicación; operar bajo una sólida enseña de garantía y prestigio que aporta todos los instrumentos de comunicación y marketing necesarios para poder abordar con garantías un mercado cada vez más competitivo: estrategia CRM para una fidelización y relación más fructífera con los clientes; programa de marketing diseñado para optimizar los recursos de cada centro, complementario de las acciones ya existentes y con una cobertura nacional e internacional al mejor coste; distribución de clientes y apoyo a la venta; prospección de mercado; y acciones de fidelización.
• Plataforma tecnológica; tener al alcance herramientas de gestión informática, específicamente concebidas y desarrolladas para poder cubrir todas las necesidades de los asociados, tanto internas como de sus clientes: gestión optimizada de las comunicaciones mediante tecnología CTI, tecnología software ‘call center’.
• Manual de procedimiento: facilitar a los afiliados cualquier tipo de asistencia para la puesta en marcha y posterior funcionamiento del centro.
• Selección de proveedores cualificados; nuestra central de compras mejora la capacidad de negociación con los proveedores y abarata los costes de los productos y otros servicios susceptibles de contratación.
• Multilocalización: la red permite ofrecer a los clientes una cobertura nacional, garantizando su fidelización y aumentado el volumen de negocio.
• Homegeneidad de servicios: acceso a servicios y productos contrastados y concebidos para aunar la rentabilidad y calidad del servicio.
• Cartera internacional de clientes: desde la red se establecen relaciones con empresas multinacionales, cubriendo totalmente sus necesidades.
• Internet/intranet; Quality Office ha desarrollado al máximo las posibilidades de esta herramienta ofreciendo: web de información para clientes sobre la red y centros afiliados, reservas ‘on-line’ e Intranet privada para los centros afiliados y clientes.
• Ley de Protección de Datos: asesoría e implementación de todas las acciones precisas para garantizar el cumplimiento de la LOPD.

Los centros de negocios que quieran pertenecer a Quality Office deben tener muy buena imagen, ofrecer unos servicios homogéneos y de máxima calidad: despachos equipados, domiciliación de sociedades u oficina virtual, salas de reunión o formación y videoconferencia. La ubicación es otro factor importante a tener en cuenta: deben estar ubicados en domicilios de prestigio, céntricos o de fácil acceso; deben contar con transporte público en la zona, parking, hoteles y restaurantes.

Contamos con 15 centros de negocios en las principales ciudades de España: Alicante, Barcelona, Bilbao, Castellón de la Plana, Figueres, Girona, Madrid, Murcia, Salamanca, Vitoria. Próximamente en Málaga, Mallorca y Sevilla.

Centros de negocios afiliados a Quality Office Network

• Quality Office Foromagno, Alicante, ofrece despachos, salas de reuniones y áreas comunes, con todos los servicios para el plazo que interese
• Quality Office BBCenter Passeig de Gràcia, Barcelona, proporciona despachos totalmente equipados y amueblados en uno de los centros más actuales de la Ciudad Condal.
• Quality Office BBCenter Comte D’Urgell, Barcelona, ofrece más de 1.300 metros cuadrados de oficinas equipadas con la tecnología más moderna.
• Quality Office Cinc Barcelona está situado en el nuevo corazón de negocios de la ciudad.
• Quality Office Jado Bilbao se encuentra situado en el centro financiero y empresarial de Bilbao.
• Quality Office Spankor Juan de Ajuriaguerra, Bilbao, ubicado en una zona muy céntrica de Bilbao.
• Quality Office Spankor Máximo Aguirre, Bilbao, a 8 minutos del Aeropuerto de Bilbao.
• Quality Office Spankor Albia, Bilbao, ubicado en la zona Moyúa, Museo Guggenheim de Bilbao.
• Quality Office Ofiespai, Castellón, ofrece unas modernas instalaciones en pleno centro de la ciudad (50 metros de Puerta del Sol).
• Quality Office Cinc, Figueres, situado a 50 kilómetros del Aeropuerto de Girona, a medio camino entre Girona y Perpiñán.
• Quality Office Cinc, Girona, situado a medio camino entre Barcelona y Perpiñán.
• Quality Office Forum, Madrid, situado en el Paseo de la Castellana, en pleno distrituo de negocios de Madrid.
• Quality Office Magalia, Murcia, situado en el Parque de Desarrollo Empresarial Magalia.
• Quality Office Edificio España, Salamanca, es un edificio de 5 plantas en el corazón de la ciudad.
• Quality Office Seavi, Vitoria, situado en el centro urbano de la ciudad, en el área comercial y de negocios de la Avenida Gasteiz.

Los servicios en nuestros centros de negocios son homogéneos. Hemos creado una nueva nomenclatura: Full Office Quality, Platino y Oro para despachos, Business Quality y Platino para las domiciliaciones y Call Center Quality para la atención telefónica personalizada.

Despachos

• Full Office Oro (1 mes): un mes a jornada completa
• Full Office Platino (6 meses); seis meses a jornada completa
• Full Office Quality (1 año): un año a jornada completa

Domicialiciones:

• Business Plata (sólo correo): domicilio social, dirección de negocios o delegación comercial; utilización de la dirección de Quality Office en la papelería del cliente; secretaria coordinadora y atención de visitas personalizada; recepción de correspondencia; acceso al centro de comunicaciones (importe según consumo)
• Business Platino (correo + número personal): todos los servicios del Business Plata, añadiéndole atención personalizada de teléfono y número de fax (siempre siguiendo instrucciones del cliente); derecho de utilización de los servicios generales del centro según tarifa; e incluye 4 horas de sala o despacho al mes.
• Business Quality (correo + número personal + extranet): todos los servicios del Business Platino, pero incluye 8 horas de sala o despacho al mes.

Atención telefónica personalizada

Call Center Quality (número personal). Número de teléfono personalizado con el nombre de su empresa: atención de todas sus llamadas por recepcionistas bilingües; posibilidad de desvío de su línea a nuestro centro; disposición de todas las llamadas en listados de papel o soporte digital; horario ininterrumpido de lunes a viernes; atención de todas sus llamadas, personalizadas en un número de teléfono en exclusividad para su empresa por recepcionistas bilingües.

No existe un perfil determinado; cualquier proyecto empresarial, ya sea profesional autónomo o empresa, micro, pyme o multinacional, puede establecer sus negocios en nuestros centros, con la gran ventaja de poder dedicarse en exclusiva a desarrollar su actividad, vender sus servicios o productos, olvidándose de la logística diaria de una oficina: personal, mantenimientos, suministros, limpieza, equipos y un largo etcétera.

El crecimiento del sector centro de negocios se viene apreciando desde los últimos cinco años debido al cambio de modelo empresarial. Las empresas hoy en día prefieren el ‘outsourcing’ y no tener grandes estructuras o personal fijo con grandes gastos. Esto les permite tener una flexibilidad que se ajusta a su exacta medida y necesidad según la actividad de las empresas. La situación económica actual, aunque para muchos crítica, está resultando ser una gran oportunidad para los centros de negocios, muchas empresas que debido a la crisis han tenido que reducir su estructura han optado por los centros de negocios Quality Office.

El gasto controlado, los ahorros, el ‘pay per use’ (pagar sólo cuando lo utilices), imagen, ubicación, tecnología, personal, etc. son algunos de los aspectos positivos que ofrecen los centros de negocios Quality Office a sus clientes. Una gran ventaja que ofrecemos a diferencia de los alquileres convencionales es la flexibilidad en la contratación: contratos cortos y sencillos. Nuestros servicios se pueden contratar por horas, días, semanas, meses o años, el cliente decide, y esto es una gran facilidad para las empresas ya que les permite analizar un mercado, adaptarse a un país, crecer o decrecer según su situación, etc.

Sin embargo el alquiler tradicional suele ser de larga duración, contratos complejos, con periodos de permanencia obligatoria y cláusulas de penalización si la duración no se cumple, fianzas excesivas y avales bancarios de hasta 6 meses, etc.

Quality Office tiene acuerdos con todas las asociaciones y redes de centros de negocios internacionales para poder ofrecer servicios en cualquier lugar del mundo a nuestros clientes. Precisamente por nuestra experiencia formando parte en estas otras organizaciones, vimos necesario crear una red de centros Quality Office en España.

Los centros de negocios españoles no tienen nada que envidiar a los demás centros europeos, es más, hemos sabido posicionarnos entre los tres primeros en el ranking europeo de centros de negocios: Inglaterra, Francia, España. España ha crecido exponencialmente en los últimos 10 años y hemos sabido profesionalizar nuestro sector.

La única diferencia que me atrevería a mencionar entre los centros de negocios europeos y norteamericanos es la dimensión de las oficinas. Los centros de negocios en Europa, en muchos casos, tienen que crecer en vertical o abrir otras sedes porque es difícil encontrar en pleno centro ciudad, edificios con 1.000-1.500 metros cuadrados de planta, cifra necesaria para que nuestro negocio sea rentable. Sin embargo en Estados Unidos, suelen ser de 2.000-3.000 metros cuadrados y muchas veces tienen una extensión horizontal.

Continuamos el proyecto de expansión y queremos alcanzar la cifra de 30 centros de negocios Quality Office en 2010.

Socios fundadores de Barcelona Business Center y Seavi, entre Susaña y García suman 30 años en total de experiencia en el sector de los Centros de Negocios.

Desde 2000 hasta 2005 ambos ejercieron como miembros de junta directiva de ACN, Asociación Española de Centros de Negocios y Maylén Susaña asumió la presidencia. También, entre 2000 y 2004, fueron directores para España de OBCAI, Office Business Center Association International y directores para España de Locartis, red internacional de centros de negocios (2001-2004). En 2003, Maylén Susaña y Antonio García pusieron en marcha el departamento de ‘consulting’, asesoramiento y formación a los centros de negocios. Asimismo, en 2004 ambos fueron representantes en España de Alliance, red internacional de centros de negocios y desde ese mismo año son consejeros delegados de Quality Office Network, primera red de centros de negocios independientes en España.