"Las plataformas de compra digitales son una de las mejores formas de garantizar que la mayor transparencia y visibilidad posible se incorpore a las cadenas de suministro"

La pandemia ha alterado muchos de los procesos habituales de las organizaciones y los individuos. Algunas empresas vieron como sus ventas se estancaban, otras se tensionaron ante un pico de demanda sin precedentes. Las cadenas de suministro, en especial, fueron las más afectadas por la crisis.

El problema que se plantearon los profesionales en ambos escenarios fue cómo enfrentarse a esta situación. Desde garantizar que el trabajo a distancia fuera una opción sostenible y evaluar las necesidades de las oficinas, hasta encontrar cómo evitar la interrupción de los suministros en el futuro; en definitiva, las compras se han convertido en un elemento fundamental en la toma de decisiones a nivel gerencial en las empresas.

En nuestra cuarta encuesta anual sobre el estado de las compras y adquisiciones de productos de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO), realizada en asociación con el Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS), la mitad de los profesionales de compras en el Reino Unido dijeron que sentían que la pandemia había realzado la importancia de su función dentro de su organización.

Esto implica un nuevo e interesante reto: si en su empresa su departamento de compras se ha visto realzado gracias a la pandemia, ¿qué se puede hacer para mantener esa importancia?

Uno de los participantes, que deseaba permanecer anónimo, nos comentó: “La mayoría de los protocolos de trabajo que conozco no cubren situaciones extraordinarias como esta”.

En una entrevista realizada a principios de este año por RS Components a John Glen, el principal asesor económico del CIPS, describió la transformación que se está produciendo: “Un número significativo de responsables de compras con los que he hablado lo son también de la gestión de sus empresas y recursos”.

Una de las tareas de las que se ocuparon ha sido asegurar que el paso al teletrabajo se llevara a cabo sin problemas, abarcando todo, desde el suministro de sillas y reposapiés en los domicilios de los trabajadores hasta el estudio de los contratos de arrendamiento para encontrar cláusulas de rescisión u oportunidades para reducir los alquileres. Otra tarea que se ha llevado a cabo ha sido la de replantearse la cadena de suministro, solucionar las lagunas que habían aparecido, y revisar su idoneidad actual.

Las empresas del sector del comercio electrónico, o las que lo abastecen, han llegado a entender el dicho ‘Ten cuidado con lo que deseas’, ya que han tenido la valentía de luchar por mantener el ritmo marcado por la demanda. En plena pandemia, elementos simples como las cajas de cartón se convirtieron en uno de los productos más populares. Los equipos de compras han tenido que esforzarse para mantener la llegada de suministros de vital importancia, sin los cuales las empresas podrían no estar al día con los pedidos y verse afectadas por ello.

Un rápido reabastecimiento de la cadena de suministro permite que las máquinas sigan trabajando. Pero ojo, no está libre de amenazas. En una época en que todos hemos luchado por resolver la falta de transporte desde los centros de fabricación asiáticos, los cierres y las interrupciones de las actividades, así como una demanda tremendamente fluctuante, sigue valiendo la pena prestar atención y tener cuidado.

Cuando una empresa compra productos autorizados a distribuidores autorizados, también está comprando confianza en la procedencia y la calidad de esos productos. Pero durante los períodos de tensiones y escasez, siempre existe el riesgo de que productos de menor calidad o no autorizados se abran paso en la cadena de suministro.

Tal vez no sea una coincidencia que el 39% de los encuestados dijera que la planificación de la continuidad de las actividades para los componentes esenciales era una de sus prioridades estratégicas, después de las adquisiciones sostenibles y éticas.

Las consecuencias de utilizar unos artículos de calidad inferior o falsificados pueden ser desde molestas hasta catastróficas, según el producto o la tecnología.

Las plataformas de compra digitales son una de las mejores formas de garantizar que la mayor transparencia y visibilidad posible se incorpore a las cadenas de suministro. Incluso antes de la pandemia, más del 70% de todas las transacciones comerciales se hacían de forma digital.

A medida que las organizaciones buscan formas de hacer que las cadenas de suministro sean más eficaces - con nuevos proveedores, por ejemplo - es probable que las herramientas digitales sean aún más importantes, gracias a ese factor de visibilidad.

De hecho, otra de las conclusiones de la encuesta fue que la pandemia ha acelerado la adopción de tecnologías de pago (purchase-to-pay). Estamos seguros de que esto se va a reflejar en un mayor uso de las herramientas de compra electrónica en el futuro.

Pero no es solo tecnología lo aquí se necesita, la pandemia ha hecho que los profesionales de compras se relacionen en las empresas con una mayor variedad de departamentos.

Esa es la clave para garantizar que las compras se mantengan en su condición estratégica recientemente adquirida. Una comunicación clara, abierta y honesta con todas las partes interesadas es esencial durante una crisis, pero comprender quiénes son los proveedores de sus proveedores, desarrollar los procesos de suministro, asegurar su cumplimiento y ser capaz de analizar todos los gastos de compras. Todo esto debe formar parte de las buenas prácticas diarias de la gestión de compra.

Para obtener más información sobre cómo la COVID-19 ha transformado el papel del profesional de las compras, descargue el Informe 'Indirect Procurement 2020' (en inglés) aquí.