Claves para una correcta gestión y planificación

Cipla Medpro es actualmente la compañía farmacéutica sudafricana que más rápidamente está creciendo y, por valor, la tercera más grande en un mercado sumamente competitivo. Nos esforzamos por proveer en Sudáfrica y en los países colindantes del sur como Namibia, Botswana, Suazilandia y Lesotho, medicamentos de alta calidad y a su vez asequibles, que mejoren la salud y la vida de los ciudadanos. Con esta finalidad, buscamos suprimir la máxima cantidad de gastos innecesarios e ineficiencias, mientras cumplimos con nuestras obligaciones. Y esto último es más fácil de decir que de hacer, y no es sólo un problema único en Sudáfrica. El sector farmacéutico está altamente regulado en todo el mundo. Debemos cumplir, entre otras obligaciones, los estándares de la Organización Mundial de la Salud y nuestros propios estándares locales del sector farmacéutico y de fabricación (regulados por el Consejo sudafricano de control de fármacos, South African Medicines Control Council).

Además de todos los reglamentos a cumplir, las cadenas de suministro de las empresas farmacéuticas son relativamente complicadas e impredecibles, lo que incide significativamente en el precio de los fármacos. Y cuando se trata de su transporte, cada producto tiene unos estrictos requerimientos, como son el control de la temperatura y el tipo de vehículo en el que se puede transportar. Las rutas de distribución necesitan ser mapeadas cuidadosamente con antelación, teniendo en cuenta variables como las adversidades meteorológicas y la información de la calidad de las carreteras. Estos y otros factores nos dificultan conseguir economías de escala si se compara con la mayoría de otros sectores, que pueden agrupar sus cargas más fácilmente optimizando el transporte y sus costes asociados. Aunque mi historia no va tanto sobre la logística, puntualizo estos factores porque cuando tu previsión es inexacta, añades costes de transporte y complejidades innecesarias.

Por el 2011 Cipla Medpro llevaba 9 años creciendo rápidamente y mantener la precisión en el Forecast se había complicado mucho. En nuestros inicios sólo suministrábamos un puñado de productos y teníamos que manejar relativamente pocos pedidos, los cuales se podían prever suficientemente bien usando el sentido común y hojas de Excel. El año pasado quedó de manifiesto que con Excel no teníamos suficiente. Sin embargo, inicialmente fui muy reticente a invertir en un nuevo software de planificación por las malas experiencias que había vivido en el pasado con proyectos de IT, implantaciones largas y costosas que no cumplieron las expectativas.

Tras analizar a cuatro proveedores de software para la planificación de la cadena de suministro, seleccionamos a ToolsGroup. Su software no sólo cumplía nuestros requisitos si no que era una opción más económica que las otras ofreciéndonos además la opción de SaaS (Software as a Service) que disminuía mucho el riesgo para nosotros. Si esto no hubiera funcionado, al menos no habríamos hecho un desembolso importante de dinero.

Afortunadamente, todas mis reticencias desaparecieron. La implantación del software fue extremadamente fácil y en 30 días estuvimos completamente operativos, con toda nuestra base de datos integrada. Esto fue muy valioso para nosotros y nos sorprendió muy positivamente. Un negocio como el nuestro no podía permitirse detenerse ni tener a nuestro departamento de IT de 6 meses a un año intentando extraer datos significativos del sistema. Asimismo, cuando requerimos soporte para solventar dudas o problemas, ToolsGroup nos lo prestó adecuadamente. Tener a ToolsGroup físicamente cerca también ha sido una gran ventaja para nosotros. Muchas compañías americanas de software sirven a Sudáfrica desde sus oficinas en el continente europeo, lo que no es muy beneficio para nosotros.

Debido a la gran competitividad natural de nuestro negocio, no puedo revelar cuánto ha mejorado nuestro bottom line en términos cuantitativos con el nuevo Proceso de Forecasting, pero sí puedo deciros que ha sido muy significativo, no sólo en la mejora de eficiencia operativa, sino también en la reducción de costes de inventario y mejor satisfacción de nuestros clientes.

Como ejemplo, antes de empezar con ToolsGroup, nuestras roturas de stock suponían más del 3% del inventario total. Estas roturas se traducían en pérdidas de clientes que nunca podíamos recuperar, y aún era más grave si tenemos en cuenta que los productos son de altísimo valor. Hoy en día, las roturas de stock son del uno por ciento de nuestro inventario total y se trata únicamente de situaciones que nosotros decidimos y controlamos. Esto es probablemente el beneficio más importante con el que el nuevo sistema de planificación ha contribuido a nuestras operaciones.

Otro beneficio del nuevo sistema es que mientras antes solo podíamos hacer el forecast a nivel de producto, ahora podemos hacerlo a nivel de cliente, cuando queramos simplemente con pulsar un botón. Esto, en realidad, es un nuevo mundo para nosotros porque ahora podemos calcular el forecast de la demanda de nuestros clientes más importantes por producto, lo que no era posible utilizando los productos ERP estándar.

El nuevo sistema incluso nos ha ayudado a reducir el stock que teníamos obsoleto o apunto de caducar, lo que ha sido un beneficio inesperado. Cuando el equipo de ToolsGroup vino a analizar nuestros datos, pusieron de relieve algunas cosas que estábamos haciendo mal, lo que puede ser muy arriesgado como proveedor. Cuando analizaron los tamaños de lote de nuestros pedidos comparándolos con las ventas, se dieron cuenta de que algunos lotes no eran viables dado el período de tiempo que teníamos para venderlos antes de que se caducaran. Gracias a esta información, fuimos a nuestros proveedores y les explicamos que teníamos que cambiar el tamaño de los lotes o corríamos el riesgo de tener stock obsoleto. Puede parecer que de deberíamos habernos dado cuenta antes de esta incongruencia, pero este tipo de información puede estar muy enterrada y no ser fácil de detectar. Esto también ha contribuido a mejorar nuestro proceso de planificación a reducir significativamente nuestros costes.

Otro beneficio inesperado fue que la tecnología nos ha dotado de la capacidad de hacer al instante proyecciones de cash flow a largo plazo. Lo Habíamos intentado realizar con anterioridad pero nos consumía mucho tiempo. Ahora tan sólo con pulsar un botón podemos ver proyecciones de cash flow basadas en la proyección de pedidos de los próximos 5 años. Lo que significa que podemos generar escenarios a partir de simulaciones dinámicas anticipando futuros crecimientos.

Finalmente, aunque no por ello menos importante, estamos empezando a confiar en nuestros forecasts. En nuestra’ época Excel’ no nos fiábamos de nuestras previsiones, y siempre comprobábamos dos veces nuestros cálculos para asegurarnos de que íbamos a poder servir los pedidos de nuestros clientes. El nuevo sistema elimina todas las dudas y nos da una cifra final en la que podemos confiar, con menos trabajo y preocupaciones. Hoy mi equipo y yo aprovechamos nuestro tiempo en cosas más útiles, haciendo pedidos y gestionándolos en el almacén.

La mayor lección que he aprendido es que los beneficios de la implantación de un nuevo sistema de planificación son mayores que los costes y si pudiera volver atrás, habría comenzado muchísimo antes. El retorno de la inversión en el proyecto de ToolsGroup ha sido de 6 meses, sólo teniendo los ahorros en costes… Si cuentas también los costes de inventario y la satisfacción del cliente, el retorno es muchísimo más rápido. Espero que mi experiencia en este proyecto y los beneficios que se pueden conseguir persuada a algunos lectores para hacer caso a mis consejos y pongan remedio a su proceso de Forecasting para que su negocio tenga buena salud por mucho tiempo.