Producción y productividad: ¿fabricas muchas ventanas y/o eres productivo?

Patricia Pérez Sotero dirige Perso, consultoría e ingeniería con más de quince años de experiencia, especializada en el sector de la ventana y el cerramiento. La actividad de Perso se enfoca en dotar a las empresas de herramientas para mejorar su eficiencia y calidad de sus procesos productivos. Este artículo es el primero de una serie que pretende mostrar a las empresas cómo mejorar su productividad.

He pasado los últimos 23 años de mi vida ayudando a empresas del sector a mejorar su productividad, estudiando y leyendo artículos sobre herramientas que faciliten este objetivo, investigando diferentes metodologías y, como tú, viviendo en cada proyecto situaciones desafiantes que no solo nos han hecho crecer, sino también aprender a gestionar la incertidumbre y buscar soluciones a los problemas.

Al mismo tiempo, hemos entrenado a centenares de empresas por el mundo para que pudiesen entender el significado de ser más productivas y eficientes. Las hemos ayudado a prepararse para aprovechar cada una de las situaciones a las que tendrán que enfrentarse y así comprender qué estaba ocurriendo en sus procesos, con el objetivo de mejorarlos y ser más productivas. Gracias a ello, han conseguido convertirse en empresas más eficientes y fuertes.

En este primer capítulo de una serie de artículos que voy a lanzar acerca de cómo ser más productivo, vamos a emprender un viaje a través de la metodología de la productividad, el crecimiento profesional y las historias de empresas que, ante la adversidad, en lugar de sucumbir descubrieron su mejor versión y prevalecieron.

A pesar de llevar un año complicado, cargado de malas noticias por la pandemia, por los problemas económicos que esta ha derivado en ciertos sectores y también a nivel mundial, de momento a nuestro sector no se ha visto demasiado afectado, sino todo lo contrario. A fecha de hoy, a pesar de la incertidumbre que genera la situación, muchas de las empresas de nuestro sector necesitan continuar aumentando su producción. Pero, ¿solo la capacidad productiva o también la productividad?

Te voy a contar qué es la productividad y cómo puedes empezar a trabajarla. Pero lo primero es tener claro a qué nos referimos cuando hablamos de productividad.

Pretendo aclarar ambos conceptos, ya que los dos son muy importantes en esta situación de crecimiento. Necesitamos fabricar más, pero no deberíamos descuidar la productividad y aún nos encontramos con empresas que cuando les preguntamos por ella nos responden por su producción.

Seguro que habrás escuchado muchas veces hablar de la producción y de la productividad como si fuese lo mismo; pero, ¿quieren decir lo mismo? Las dos palabras las estudié en ingeniería industrial cuando era una jovencita universitaria, pero veremos que no es lo mismo. Vamos a por la fácil, producción.

La producción responde a la pregunta; ¿cuántas ventanas fabrico, cuántos euros facturo?

En esencia, el concepto se refiere a la cantidad total de ventanas que fabricamos en un periodo de tiempo concreto. Es decir, el número de ventanas que fabricamos al año, al mes, al día.

Por sí sola, la producción nos da una idea de tamaño, de volumen, lo cual eleva nuestro ego, haciéndonos sentir más grandes, más poderosos. Sin embargo, por sí sola no nos da información ni de eficiencia, ni de lo bien o mal que estamos utilizando nuestros recursos.

Curiosamente, nos encontramos con empresas que fabrican muchas ventanas (el doble que otras), pero, sin embargo, los beneficios no se traducen en la misma proporción y, en ocasiones, ni siquiera llegan a ganar lo mismo. En este caso, la pregunta sería ¿por qué? Pues porque sus recursos son utilizados de manera más ineficiente, consumiendo beneficios y, por consiguiente, sus costos son superiores.

¿Cuál es la diferencia con el concepto de productividad? La productividad se refiere a la capacidad productiva de una empresa con miras a su eficiencia en la utilización de su capital humano en relación a los tiempos de fabricación, materiales y máquinas, y en la gestión de los procesos. En este sentido, cada vez que se contrata a una persona para la producción, que se hace una inversión y/o se cambia un proceso, debería hacerse para aumentar la capacidad productiva y la productividad, no tan solo con el objetivo de aumentar el número de ventanas que fabricamos, sino también con el de aumentar y/o no penalizar la productividad.

Sin embargo, para mí, la productividad es una capacidad; mi descripción sería que productividad es la capacidad que tiene una empresa de reinventarse DINÁMICAMENTE en la mejora de los procesos, a medida que cambian las circunstancias, para siempre hacer más que la competencia en igualdad de medios y recursos.

Así, podríamos describir la productividad como la habilidad de mejorar, recuperarse y adaptarse a cada una de las situaciones que vive una empresa en cada momento.

¿Fabricas muchas ventanas? ¿Tu empresa es lo suficientemente productiva? Si aún no mides tu productividad es una lástima, pues cada vez que hagas una mejora no sabrás su impacto real.

• ¿Cómo calcular la producción y la productividad?

La producción se mide y expresa en términos absolutos, dado que se centra en lo producido. Por ejemplo, si una empresa produce 50 ventanas cada día diremos que tiene una producción de exactamente 50 ventanas diarias. Como puede verse, se trata de una medida bastante simple y fácil de comprender.

En cambio, la productividad determina la salud de la empresa y se mide en términos relativos.

Para calcular la productividad no nos basta con saber que fabricamos cada día 50 ventanas. Este es un dato útil, pero es necesario saber las variables de los principales factores asociados, como los materiales invertidos, el tiempo dedicado, la producción individual de cada empleado o la maquinaria usada.

En cuanto a los recursos humanos, se debe tener en cuenta la velocidad a la que un trabajador promedio puede realizar la tarea y, a la vez, cuántos trabajadores se requieren para todo el proceso. En este sentido la productividad está dada por el balance entre estas variables, a las que se le suma la depreciación y amortización de inmuebles y máquinas.

Pero para simplificar, poniéndolo fácil, la unidad que a mí más me gusta es la que describe la producción que se genera por trabajador, que puede ser en términos de unidades producidas (nº de ventanas por día por trabajador) o de valor monetario (€ fabricados x trabajador x día).

Cuanto más alta sea la producción por trabajador y por día, más alto es el nivel de productividad y/o eficiencia.

El aumento de la eficiencia de los trabajadores y los avances tecnológicos son las dos fuentes principales de mejoras en la productividad.

A igualdad de número de ventanas y/o euros fabricados, la que fabrique más ventanas o euros por persona será la más eficiente, productivamente hablando.

No es posible calcular la productividad sin tener en cuenta cuál es la producción en la organización. El grado de producción y de productividad se influyen mutuamente y ambos son factores determinantes para la empresa. Por ejemplo, si en una empresa se ha detectado una disminución en la producción, es necesario investigar qué ha pasado, si se ha estropeado alguna máquina o se ha agotado alguna materia prima; o que se dé el caso de que los empleados no estén trabajando de forma adecuada-eficiente, siendo necesario invertir en metodología y/o formación.

Pueden darse situaciones paradójicas en las que una empresa sea muy productiva a razón de su eficiencia en el uso de recursos, pero no logre alcanzar la suficiente producción para sostener los gastos básicos de la empresa y poder mantenerla a flote, debido a que los procesos ineficientes estén en las personas indirectas (de oficinas), es decir, que los gastos indirectos sean desproporcionados respecto a los directos.

Por otro lado, puede darse el caso de que la empresa logre altos niveles de producción, pero, sin embargo, su productividad sea baja porque se estén utilizando mal los recursos y tras analizar lo que se ha invertido durante el proceso de fabricación, se vea que se están derrochando grandes cantidades de dinero, tiempo y de materiales. En este ejemplo, el incremento del costo final de la producción para cubrir el desnivel productivo con respecto a la eficiencia repercute sobre el consumidor, pero a largo plazo genera deudas para la empresa.

Las empresas exitosas son aquellas que logran producir lo necesario para lograr ganancias y, a su vez, no desperdician los recursos, permitiendo invertir de forma inteligente y ahorrar para garantizar el sueldo de sus trabajadores.

En resumen, la mejor manera de calcular la productividad real es teniendo en cuenta cuál es la producción real de la empresa y los recursos utilizados para conseguirla. Cabe indicar, sin embargo, que el incremento o disminución de uno de estos dos factores no tiene por qué ser sinónimo de un cambio en el otro componente, pero sí que puede influir y ser un indicador de que ha habido algún cambio en la organización.

Tener claridad en estos dos conceptos puede abrir el panorama en la toma de decisiones y en cómo mejorar constantemente tu empresa.

Una organización es productiva si ha hecho un uso inteligente de los recursos, no ha malgastado los materiales ni se han producido desperdicios durante el proceso.

Sé honesto contigo mismo. ¿Cómo vives las situaciones de cambio en la empresa? ¿Como un obstáculo a superar? ¿Como una pared a subir? ¿Como un problema? ¿Como una prueba que alguien pone delante para poner a prueba tu fuerza?

¿O lo vives como un entrenamiento para ser más fuerte, mas rápido, más ágil, como una oportunidad de descubrirte mejor, de aprender de ti y de quienes te rodean?

Ser productivo significa hacer cosas para desarrollar las capacidades, sobrellevar, recuperar y adaptarte a lo que te vas a encontrar por el camino.