PrefWeb, la solución de PrefSuite para la gestión de la distribución

La gestión de una fábrica de ventanas con una capacidad diaria cercana a las mil unidades, debe poder automatizar todos sus procesos para trabajar con eficacia. Una de las tareas más importantes es la de generación de presupuestos, que a menudo los fabricantes españoles no tienen suficientemente en cuenta. Preference cuenta con una sólida experiencia en Europa en este sentido. Su gestión PrefSuite está presente en las fábricas más importantes del continente, como es el caso de empresas como Egokiefer y Wertbau, integradas en el grupo AFG, que tiene una capacidad de producción total de hasta 5.000 ventanas diarias. Alejandro Navarro, uno de los gerentes de Preference, explicó a Interempresas y Novoperfil, cómo debe trabajar hoy un software para la gestión de producción de ventanas.

El grupo AFG es un holding internacional de empresas que incluye diferentes proveedores dentro del sector de la construcción, en diferentes ámbitos entre los que se incluyen ventanas, puertas y envolventes de edificios. En esta categoría se encuentran las empresas Egokiefer (Suiza), Dobroplast (Polonia), Slovaktual (Eslovaquia) y Wertbau (Alemania). Para mantener una alta capacidad de producción diaria, todas estas empresas deben ser capaces de automatizar procesos como el presupuestado diario de miles de ventanas, con un software que les permita realizar esa función y a la vez dirigir toda la gestión productiva de la fábrica sin que se genere ningún problema de colapso del sistema. Para ello AFG ha confiado en un proveedor español, Preference, cuya gestión PrefSuite ha contrastado su funcionamiento en algunas de las fábricas de ventanas más importantes de Europa y del resto del mundo.

Preference mantiene una relación de colaboración con la suiza Egokiefer desde 2001, así como con la alemana Wertbau, dos de las empresas que han sido integradas al holding AFG. “Egokiefer ya tenía implantada la gestión PrefSuite desde el año 2001, funcionando de manera excelente sobre todo en lo que respecta a la distribución. Esta empresa fabrica cerca de 1.000 ventanas diarias, 800 de PVC y 200 de madera. Desde 2001, hemos trabajado de manera muy efectiva tanto con Egokiefer como con toda su red de distribución. Es uno de los proyectos más exitosos que hemos tenido en toda nuestra trayectoria”, explica Alejandro Navarro, gerente, junto a José Prieto, de Preference.

Al comprar también Dobroplast y Slovaktual, AFG emprendió un proyecto interno para unificar la gestión de todas estas fábricas en un solo software, que luego se iría incorporando a las fábricas que se adquirieran con posterioridad. “Nos convocaron para evaluar nuestra solución –explica Alejandro Navarro-, así como las de los otros proveedores que ya trabajaban en alguna de estas fábricas y las de otras empresas alemanas. Hicimos varias presentaciones en workshops y finalmente se decidieron por nosotros. Teníamos mucha confianza en nuestra propuesta, sobre todo en lo que respecta a las soluciones que proporcionamos en distribución. Si no hubiéramos llegado a la fase final y ganado el concurso, no sólo no hubiéramos conseguido trabajar con dos empresas nuevas, sino que además habríamos perdido Egokiefer. En esta fase, Wertbau aún no formaba parte del grupo AFG. Por lo tanto, ahora Dobroplast y Slovaktual ya están trabajando con PrefSuite”.

Que un grupo de la categoría y potencial de AFG opte por la solución de Preference se debe al alto nivel de su gestión informática PrefSuite. “Año a año estamos demostrando ser los mejores en Europa en lo que respecta a software de gestión para fabricación de ventanas. En cuanto a tecnología y equipo humano capacitado para prestar un servicio técnico de estas dimensiones, estamos por encima de nuestra competencia en Alemania y, por supuesto, en España”.

Que una empresa española tenga presencia en prácticamente todo el mundo no es habitual, pero aún lo es menos cuando se dedica al desarrollo de software para aplicaciones tecnológicas. Preference llegó al mercado internacional hace casi veinte años y hoy, aparte de en España, cuenta con delegaciones en Canadá, Estados Unidos, México, Brasil, Portugal, Italia, Alemania, Australia y Lituania.

“Empezamos a trabajar en Europa cuando Insago compró a Lemuth la primera línea completamente automatizada para la elaboración de ventanas de PVC. Aunque Insago ya trabajaba con nosotros, el director de software de Lemuth indicó que esas máquinas precisaban un software alemán para su correcto funcionamiento. Insago, sin embargo, decidió darnos la oportunidad a nosotros y habló en nuestro favor a Lemuth. En Alemania nos reunimos con sus representantes y con los del software alemán que supuestamente debía comprar Insago. Una vez allí demostramos tener los fundamentos para desarrollar los protocolos necesarios para la gestión de esas máquinas. Cuando terminamos ese proyecto de Insago, el director de software de Lemuth, Jan Heinze, nos reconoció que había sido mucho más fácil montarlo con nosotros que con cualquier otro proveedor alemán de software. Quiso montar una empresa en Alemania para distribuir allí el programa, por lo que dejó Lemuth. Entonces no nos imaginábamos lo que se nos venía encima. Rápidamente emprendimos cuatro o cinco proyectos en Alemania de la mano de Lemuth, pero los clientes querían que solucionáramos toda la gestión de sus fábricas, no sólo conectar las máquinas. Así que para nosotros esta inmersión en el mercado internacional fue muy importante, pero bastante traumática en su momento”, explica Navarro.

Egokiefer fue ya el primer gran proyecto europeo de gestión de fábrica de ventanas en el que intervino Preference. “Durante los años 95 a 99 trabajamos exclusivamente con empresas españolas y fue a partir de entonces cuando empezamos a trabajar con firmas alemanas. Ya en 2001, pasamos a colaborar con Egokiefer y también con Wertbau. Dar ese paso supuso un reto y también tuvo sus complicaciones. Wertbau fue uno de nuestros primeros clientes en Alemania, pero el proyecto con Egokiefer fue mucho más ambicioso”, recuerda Alejandro Navarro.

Para una gran fábrica de ventanas, el principal reto no es su capacidad de producción, sino la automatización del proceso de presupuestado para garantizar esas altas cotas de producción. “Para un grupo como AFG, fabricar 5.000 ventanas al día es hasta cierto punto sencillo. El problema radica en que hay que presupuestarlas. Con un ratio de aceptación de un 10 o 20%, como mucho, hay que tener muy en cuenta cuántas ventanas es necesario presupuestar cada día. Ahí es cuando hablamos de la importancia de la automatización de ese proceso. Además, cabe tener en cuenta que, en función de su tipología, de dónde se encuentra el cliente o de otras consideraciones, la ventana puede acabar fabricándose en una u otra planta. Y todo eso se puede gestionar de forma cien por cien automática. No se trata de que la gestión haga presupuestos, sino de que se pueda automatizar ese proceso”, explica el gerente de Preference.

El sector de la fabricación de ventanas ha cambiado. Si hasta hace unos años la obra nueva era la que tiraba del sector, hoy es la obra residencial y de rehabilitación la que está manteniendo vivas las fábricas. Este tipo de producción necesita de unos canales de venta en los que la distribución adquiere todo el protagonismo.

Para mantener la actividad de estas fábricas de manera continuada es necesario mantener un alto nivel de presupuestado y automatizar esta tarea resulta ya imprescindible. Sin embargo, en nuestro mercado este concepto todavía no se ha integrado en las rutinas de trabajo. “La distribución es un tema olvidado en España. Algunos de nuestros clientes nos han comentado que si en el año 2008 o 2009 no hubieran tenido una herramienta como PrefWeb -un portal web que permite a los distribuidores de las fábricas la gestión on-line de sus pedidos-, hubieran tenido que cerrar la empresa. En ese momento se encontraron con el problema de crear súbitamente una red de distribución. Necesitaban una solución software para una red de distribución que no tenían y estaban creando, sin posibilidad de incorporar un equipo humano debido a las circunstancias económicas. Ahí aparecimos con PrefWeb, disponible por una cantidad al mes según fuera creciendo el número de usuarios. Toda la gestión se centralizaba desde los servidores de Preference. La empresa solo tenía que dar de alta en su plataforma a los usuarios para que fueran generando presupuestos. Ese es un ejemplo de lo que se puede llegar a hacer con el software”, explica el gerente de Preference.

Para mantener la actividad de manera continuada de las grandes fábricas de ventanas es necesario mantener un alto nivel de presupuestado y automatizar esta tarea resulta ya imprescindible. Prefweb permite gestionar estas operaciones de manera eficaz.

“En España, sin embargo –insiste-, este concepto no se suele comprender. No todas las fábricas necesitan automatizar ese proceso, de la misma manera que no es necesario comprar un centro de mecanizado si haces pocas ventanas al día. Interesa hacerlo cuando llega el momento. La mayoría de las empresas no se lo plantean, pero ese es el primer proceso que, llegados a un volumen de producción, hay que automatizar. Cuando se fabrican 100 ventanas al día, es necesario presupuestar 500 u 800. Dependiendo de la empresa, eso representa un ratio de un 10 o un 20%, siempre hablando en términos de mercado de distribución o residencial. Muy habitualmente este mercado, está representado por fábricas de ventanas de PVC, que disponen de sus propias redes de distribución. Cuando hay que presupuestar la fabricación de varios miles de ventanas al día, si el proceso no está automatizado se genera un gran problema”.

Egokiefer fue la primera empresa que hizo comprender a Preference el alcance de este problema. El entonces CEO de la empresa, Thomas Gerosa, planteó a Preference la necesidad que, por motivos estratégicos y contractual con su matriz, tenía Egokiefer de crecer un 10% interanual. Incrementar la producción no era el mayor problema, sino generar un 10% más de presupuestos cada año respecto al anterior. “Esto se puede hacer de dos maneras: incrementando plantilla para hacer presupuestos o simplificando el proceso, haciéndolo más rápido y sencillo, más fiable y reduciendo los tiempos Se optó por esta segunda vía y se hizo un proyecto que fue sufragado completamente por Egokiefer. En ese momento, la firma contaba en su equipo con 250 personas presupuestando. Nosotros, con una inversión del gasto en un solo año que hubiera supuesto para Egokiefer incrementar el 10% su equipo de presupuestado, desarrollamos una mejora de PrefSuite que permitiera a la empresa presupuestar de manera más rápida y así mejorar la gestión e incrementar la producción. Esta mejora del software le permitió a la empresa ese crecimiento anual del 10%, sin que tuviera que ampliar en siete años su plantilla”, indica Navarro.

PrefWeb es la solución que ha desarrollado Preference para el mercado de la distribución, “y se encuentra al alcance de nuestros clientes españoles que lo deseen a un asequible coste mensual”, dice Alejandro Navarro. “Nuestros clientes españoles, los que ya tenemos y los que vengan, nos tienen a su disposición para adaptar esta tecnología, que ya está funcionando y que hemos desarrollado en los últimos años, a sus estructuras de producción a un precio muy competitivo. Mientras que en Alemania sí nos están demandando estas necesidades, muchas empresas españolas muy buenas ni siquiera han contactado con nosotros para preguntarnos. Es muy sorprendente, porque podrían obtener grandes resultados con unas condiciones económicas muy beneficiosas”.

Una vez desarrollada la tecnología del software, al no existir un gasto material detrás, se puede ofrecer a un precio mucho más económico.

“PrefWeb es una herramienta cien por cien web, no se trata de un escritorio remoto. El objetivo es que el mayor número de personas presupueste los sistemas de la fábrica. Para ello, la misma herramienta debe gestionar la validación de los presupuestos que se están haciendo. En fábricas como Oknoplast, en Polonia, donde se fabrican cinco o seis mil ventanas diarias, solo el cálculo para la gestión de esa producción lo estamos haciendo por las noches con los servidores que durante el día se utilizan para presupuestar. Toda esa capacidad de cómputo la utilizamos para que, de forma automática, todos esos lotes estén listos a la mañana siguiente para su producción. Por ahora, el nivel de producción y gestión de estas grandes fábricas es mayor que el de las españolas, aunque también es verdad que aquí la oferta se ha tenido que adecuar a la demanda”, afirma Alejandro Navarro.

La otra gran ventaja de PrefSuite es la robustez del sistema. “Hemos desarrollado unos protocolos de calidad para que el sistema no falle, para que cuando le mandemos una actualización al cliente, éste tenga la seguridad de que no le va a ocasionar ningún perjuicio. Así, el sistema funciona las 24 horas del día. Trabajamos con una veintena de empresas del nivel de AFG y con otras de un nivel medio de 500 a 900 ventanas al día. Si el sistema fallara no podríamos mantener ese nivel de fiabilidad”.

PrefSuite y PrefWeb permiten la configuración del sistema a las necesidades particulares de cada proyecto, gracias a una ‘API’ (Application Programming Interface), siendo “el único software del mercado mundial que permite esta opción”, explica el gerente de Preference. “A través de lenguajes.NET las empresas pueden potenciar una funcionalidad concreta de la gestión, ya que cada fábrica es diferente. El núcleo de la gestión se fabrica en España, todo aquello que es común a todos los mercados, pero existe la posibilidad de crear una pequeña capa para adaptar la plataforma a las necesidades de diferentes mercados o proyectos, como sucede con AFG. Por eso somos capaces de ir a Alemania, Estados Unidos, México, Chile, Italia o Australia con la misma plataforma. La posibilidad que tenemos de dar una solución muy rápida y flexible al cliente, junto a la capacidad de nuestros distribuidores en cualquier lugar del mundo, formados por equipos perfectamente preparados, nos hace exclusivos”.

Para aprovechar todas las posibilidades que ofrece PrefWeb, la formación es una cuestión muy importante. De esta formación se suele encargar el distribuidor o ‘dealer’ de la zona correspondiente, aunque en algunos proyectos concretos, la misma Preference colabora en esta tarea. “Involucrarnos en la formación nos permite evolucionar y seguir desarrollando el producto. Ahora lo estamos haciendo con un par de clientes americanos y otro par en Europa, AFG y Oknoplast. Ese contacto directo con el cliente nos permite seguir desarrollando y evolucionando las soluciones de nuestra plataforma. En el 99% de los casos, nuestros ‘dealers’ hacen un primer nivel de soporte, y en el caso de que encuentren alguna dificultad o tengan alguna necesidad, ya contactan con nosotros”, indica Alejandro Navarro.

Aprovechar todas las funciones de PrefSuite requiere de una formación adecuada. Por ello, no es una gestión de uso sencillo porque los problemas que pretende resolver tampoco lo son. De todas maneras, se adapta a las necesidades y al nivel de explotación que sus usuarios quieran extraer de la plataforma. “Si nos conformamos con un uso de nivel 'out of the box', es tan sencillo como cualquier otro programa del mundo, solo basta con instalarlo y ya está. Sin embargo, una gran fábrica que quiere automatizar todo su proceso de gestión, desde el presupuesto hasta la factura y la gestión del servicio, implica un proceso complicado, por lo que se necesita un equipo bien formado. Egokiefer, por ejemplo, durante los primeros años tuvo un equipo de unas diez personas dedicadas al programa. Todas las operaciones de la empresa pasan por Prefsuite, por lo que se necesitan varios meses de formación en función del grado de dominio que se desea tener sobre la plataforma, más aún si se quiere llegar a dominar el ‘api’ para adaptar la plataforma a las necesidades de la empresa. En este sentido, PrefSuite proporciona más opciones que otras gestiones. Por ello es necesario contar con un equipo de técnicos e ingenieros que estudian los procesos, los parametrizan y los implantan, hacen el seguimiento, los modifican y los mantienen. Todo ello depende del retorno que se desee obtener de la herramienta”.

Los resultados de la trayectoria de Preference se demuestran en los éxitos conseguidos por sus gestiones en fábricas de ventanas de todo el mundo y por la calidad de su sistema, consecuencia de un trabajo paulatino de años. La confianza que han depositado en Preference las empresas españolas y europeas ha sido uno de los motores que han impulsado el progreso y evolución de su gestión: “Estoy muy agradecido a empresas como Cesur, Regicarp, Solven o Inrialsa, además de muchas otras en España, que apostaron al principio por nosotros cuando estábamos empezando, y a Egokiefer o Wertbau que lo hicieron en Suiza o Alemania cuando nadie nos conocía todavía en Europa”.

Incerco, que a pesar de la importancia de su producción, no tiene la misma capacidad que otras grandes fabricas del ámbito europeo o mundial, ha sido una de las empresas españolas que ha apostado más recientemente por las soluciones que en presupuestado y distribución les ofrece PrefSuite y PrefWeb. “PrefSuite te da la certeza de que el software está funcionando en grandes empresas, su robustez, fiabilidad, solidez y potencia son grandes garantías. Sin embargo, ello no quiere decir que sólo sea una gestión para grandes producciones, tenemos la oportunidad de aplicar esa potencia a las necesidades particulares. Una empresa de nivel medio tiene la posibilidad de hacer las mismas operaciones que ya hace con su gestión, pero con Prefweb tiene la seguridad de saber que si quiere acometer proyectos más grandes, el programa se lo permite. Así lo ha entendido una empresa como Incerco. El uso que se hace del programa en una empresa pequeña o mediana o en una fábrica de 500 personas, es exactamente el mismo. La plataforma funciona al nivel que necesita la fábrica, con la seguridad de que si un día se necesita presupuestar 500 ventanas, no va a haber ningún problema, el programa va a responder. PrefWeb permite crecer de una forma ordenada”.