Entrevista a Alberto Redondo, director de Comunicación y Marketing de Seres España y Latinoamérica
El Intercambio Electrónico seguro de Documentos (EDI) se ha convertido en un gran aliado para las empresas del sector de la alimentación y distribución, a las que permite ofrecer unos precios de venta finales más bajos sin reducir su margen, gracias a los ahorros asociados al trato electrónico de los documentos. Hablamos de ello con Alberto Redondo, director de Comunicación y Marketing de la empresa pionera y especialista en EDI: Grupo Seres.
¿Qué importancia tiene el trato electrónico de documentos en un sector industrial como el de la alimentación?
La alimentación es uno de los grandes sectores de la economía española, con una estructura muy consolidada en la que intervienen diferentes actores como los productores, la industria de transformación, las cooperativas, los mayoristas, los intermediarios, la logística y multitud de canales de venta. Un sector complejo y con múltiples casuísticas al que llegó hace años el intercambio electrónico de documentos y la factura electrónica. Un sector digitalmente maduro, independientemente del tamaño de las empresas, que conoce bien las ventajas de trato electrónico, que le permite ser mejor, más eficiente y reducir costes. Seres ha participado activamente en esta transformación siendo el socio preferente para implantar el intercambio electrónico de documentos entre las empresas del sector.
¿Dónde tienen más implantación estos sistemas electrónicos, en comercios minoristas o mayoristas?
Uno de los grandes motores del EDI y de la factura electrónica en España han sido las grandes superficies. Todos los grandes grupos utilizan estas tecnologías y han impulsado su utilización entre sus proveedores, empresas de todos los tamaños, que tienen un efecto multiplicador, ya que a menudo trabajan con otros comercios más pequeños a los que animan a utilizar la factura electrónica.
¿Qué ventajas presenta la gestión de documentos que propone Seres?
La cadena de suministro del sector de la alimentación y distribución tiene una estructura singular, donde el flujo del producto es clave. Las ventas generan movimientos rápidos, caracterizados por la importancia de la disponibilidad de los productos y la complejidad de la gestión de los niveles de demanda que, a menudo, genera incertidumbre, que se puede agravar por el carácter perecedero de muchos de los bienes que pasan a través de la cadena de suministro.
La utilización del EDI ofrece múltiples beneficios al comercio minorista como la disminución de errores, menor coste administrativo, mejora de la gestión del negocio derivada de la información global que proporciona, mejor colaboración clientes/proveedores, acortamiento en la cadena de suministro, optimización de los recursos humanos…
Uno de los grandes problemas en la industria alimentaria es la gestión de stocks…
El EDI aporta un mejor control de los stocks, mejora de los pagos y cobros teniendo un mayor control sobre ellos y ahorro de costes en los procesos de información. Según diferentes estudios, el EDI permite reducir en un 3% los costes de producción y en un 75% las roturas de stock. Además, reduce los plazos de entrega y los costes administrativos en el tratamiento de pedido y/o factura y reduce los errores en las entregas y en las facturas.
La inmediatez es otro factor clave. ¿En qué sentido mejora la inmediatez el trato electrónico de documentos?
En las empresas de alimentación y distribución, como hemos comentado anteriormente, el tiempo es clave ante la necesidad de satisfacer la demanda de los clientes ante una posible falta de existencias. Con el EDI, los proveedores pueden mantener toda la información actualizada, con lo que los intercambios se hacen de forma inmediata, acortando los tiempos. Gracias a esto, los minoristas tendrán menos problemas de stock y los errores se corregirán rápidamente.
En su opinión, ¿qué importancia tiene la transparencia en el sector alimentario?
La transparencia es de vital importancia para el sector alimentario, debido a la cantidad de información que se intercambia entre empresas y la necesidad de que esta sea de calidad.
El intercambio electrónico de documentos aporta trazabilidad a este intercambio de información. Por ejemplo, una vez cumplimentado el pedido por parte del cliente, se procede al envío al proveedor correspondiente, que posteriormente tendrá que confirmarlo. Junto al envío de la mercancía, el proveedor deberá incluir el documento que acredite el despacho de mercancías, al que el cliente deberá dar su conformidad sobre producto recibido.
Cuando todo el proceso se haya desarrollado de forma correcta, se procede a la facturación del producto. El proveedor emitirá la factura electrónicamente, y a partir de este momento, el minorista deberá presentar su conformidad con la misma, en caso de que lo esté, e informar que procederá al pago de la mercancía.
En caso de discrepancia, el EDI cuenta con procesos específicos para informar de los errores y de las correspondientes devoluciones. Como respuesta al aviso de devolución, el proveedor envía el remito del mismo. Este mensaje incluye las indicaciones y procedimientos a seguir para hacer la devolución.
Con esto conseguimos realizar un seguimiento pormenorizado de todo el proceso comercial, evitando futuros conflictos donde se desconozca cuál de las partes cometió el error, sin conseguir llegar a un acuerdo.
¿Cree que la industria alimentaria española se ha adaptado bien a los cambios tecnológicos?
La industria alimentaria es una de las más exigentes y también una de las que está sometida a mayores exigencias: certificaciones, normas sanitarias, estándares de calidad… Y la tecnología, de todo tipo, desde la factura electrónica al Internet de las Cosas (IoT), ayuda a que se desarrolle de una forma más rápida y eficiente. Las empresas del sector saben que sin tecnología no hay competitividad y por tanto no les queda otra que apostar por ella.
¿Cómo divisa el futuro de la gestión empresarial de documentos? ¿El papel va a desaparecer en favor del entorno digital?
Lo normal es que desaparezca en muy pocos años. El papel es caro, poco eficiente y aún menos seguro. En la actualidad, más del 70% de la información que recibimos nos llega a través de dispositivos electrónicos como el ordenador, la Tablet o el móvil, y en unos años el porcentaje será casi del 100%. ¿Qué sentido tiene entonces usar papel? Lo lógico es que toda la comunicación entre empresas también se haga de esta manera. Desde un pedido, un albarán de entrega, la factura o el contrato se deberían realizar digitalmente y de manera automatizada e integrada en el sistema de gestión, consiguiendo ahorrar mucho tiempo y dinero a las compañías y disminuir los errores en sus procesos.
