Oil.look, el asistente incansable

La tecnología forma parte de la distribución minorista de carburantes desde sus orígenes, pero si hace décadas esa tecnología era mecánica, en la actualidad la electrónica y la versatilidad que ofrece internet hacen que el desarrollo de soluciones que permiten optimizar la gestión del negocio se base en la domótica, en la posibilidad de gestionar y controlar todos los parámetros del día a día de una gasolinera a distancia.

En este terreno Madic Iberia comercializa Oil.look, un sistema de monitorización y control diseñado específicamente para dar respuesta a las cambiantes necesidades de las gasolineras y estaciones de servicio. Se trata de un software de gestión que permite controlar de manera remota y eficiente cualquier estación de servicio en tiempo real, optimizando su funcionamiento.

Esta herramienta, que permite un control en tiempo real mediante una sencilla interface, de uso muy intuitivo, y que puede ser utilizada por varios usuarios autorizados, ayuda en la gestión de las incidencias, tanto las habituales durante el funcionamiento normal de la instalación como en la gestión de averías y alarmas.

Fuentes de Madic Iberia remarcan que las utilidades de Oil.look convierten a este sistema en especialmente adecuado para las gasolineras que funcionan en algún momento, o durante todo su horario de apertura, en régimen desatendido.

Los requisitos que debe cumplir un punto de venta de combustibles derivados de petróleo que funcionen en régimen desatendido son varios. Así, debe contar con un sistema de comunicación bidireccional con el centro de control. Además, tiene que disponer de una seta de parada de emergencia que pueda ser gestionada y controlada de forma remota y un sistema de accionamiento remoto de parada de emergencia, incluyendo interruptor para rearme ‘in situ’ o remoto. También debe contar con un sistema de disparo remoto de sistema de extinción automático de incendios, con una placa relé auxiliar para el detector de fugas del sistema de doble pared. Finalmente, debe tener un sistema de gestión remota consistente en el hardware y el software visual desde un entorno web (PC-internet) o mediante un entorno de movilidad (‘smart phone’ y ‘tablet’ Android o iOS).

El director de Sistemas de Madic Iberia, Jesús Martín, rememora que “todo empezó a finales de 2014. Por aquel entonces teníamos un proveedor informático con el que colaboramos para desarrollar el sistema. Así, en enero de 2015, Madic Iberia implantó el primer sistema de control remoto a tiempo real en España. Fue en la gasolinera de Ballenoil de San Sebastián de los Reyes.”

“Posteriormente desarrollamos el sistema al completo en Madic Iberia, momento en el que nuestro cliente Galp nos solicitó hacer dos pruebas piloto. En esta ocasión, se hicieron dos instalaciones, una en Tabernes (Valencia) y otra en Poble Nou (Barcelona) donde se hizo la implantación más completa (lo que ahora podemos denominar versión Premium) de este sistema y que funciona a pleno rendimiento desde mayo de 2016”.

“Para todas las instalaciones que se han venido haciendo desde entonces, se parte de un modelo ‘Advance’ y/o ‘Basic’ de las que se hacen adaptaciones puntuales según las necesidades del cliente. Dada la complejidad de la instalación de cada estación de servicio, a partir de aquel momento el desarrollo de la aplicación se hace a medida de cada una de ellas. Para llevar a cabo una nueva implantación de Oil.look se coordinan los trabajos entre el Departamento de Ingeniería, el de Sistemas y el equipo de Domótica de Madic Iberia”, añade.

Tras aquellos primeros proyectos, y hasta finales de 2019, Oil.look se ha implantado y está operativo en más de 300 estaciones de servicio en toda España. De la mano de Madic Iberia, “una de las mayores empresas de instalación y mantenimiento de estaciones de servicio del sector, esta útil herramienta está presente en la gestión de grupos tan conocidos e importantes como Kuwait Petroleum, cuya red de gasolineras opera bajo la marca Q8, Gas Express, Avia o Ballenoil.

Miguel Ángel Millanes, responsable de instalaciones domóticas de Madic Iberia, explica que tan sólo el pasado año la compañía llevó a cabo “más de 100 implantaciones” en todo el territorio nacional, y destaca que la compañía cuenta con equipos propios en toda España, incluyendo los archipiélagos.

“Aunque el sistema principalmente se ofrece e instala en estaciones nuevas y de carácter automático, contamos con muchos clientes que van a tener sus estaciones en modo desatendido durante parte de su jornada. Son estaciones que denominamos ‘mixtas’ y que en general están atendidas por el personal durante el día y en régimen automático por las noches”.

El equipo comercial de Madic Iberia es el encargado de ofrecer el sistema Oil.look, pero es el Servicio Técnico de la compañía quien se encarga de la elaboración del proyecto y del presupuesto del mismo. “La sintonía entre el equipo comercial y el técnico, así como entre ellos y el cliente final favorecen a una colaboración óptima de todas las partes, que se traduce en proyectos totalmente adaptados a las necesidades del cliente”.

Antes de implantar el sistema se realiza un estudio previo que permite diseñar una correcta planificación para ajustar la operativa logística (mediante la asignación de materiales, así como con el desplazamiento del equipo de profesionales de Domótica de Madic Iberia y la posterior asistencia técnica en remoto. “La planificación es una labor muy relevante para llevar a cabo el ajuste correcto de los costes para mantener la relación calidad–precio que nos demandan nuestros clientes”, añade Millanes.

Por lo que respecta a la instalación de Oil.Look, cada una de ellas es diferente, ya que el sistema tiene la capacidad de siluetear cada instalación y adaptarse a ella. Cuando se trata de una gasolinera nueva lo habitual es que la implementación del sistema “se haga de golpe”, casi siempre al final de las obras. Una vez concluida la obra civil, “una fase en la que se nos deja preparado todo el cableado, enviamos al equipo especialista en inmótica para se realice la conexión de todos los elementos, así como la comprobación y funcionamiento de todos los equipos instalados. En el caso de una adaptación de una estación existente”, continúa Millanes, “realizamos un informe previo para saber cuáles son las peculiaridades de la instalación, lo que da un valor único a nuestro equipamiento, ya que no sólo instalamos soluciones inmóticas, sino que adaptamos la estación a la nueva normativa IP-04 de todas y cada una de las zonas de los cambios sustanciales”.

En cuanto al tiempo que lleva instalar este sistema, en una gasolinera nueva suele ser de unos dos/tres días, periodo en el que se prueban todos sus parámetros y se verifica su adecuada implantación, en una tarea en la que se colabora con el Servicio de Asistencia Técnica de Madic Iberia. “En el caso de las estaciones ‘mixtas’, dada su complejidad, nos lleva algo más de tiempo: habitualmente una semana para que así podamos instalar, adaptar y probar los nuevos sistemas, como el de extinción de incendios, el cuadro eléctrico, las cámaras de videovigilancia y el resto de perífericos necesarios, con todas las garantías”, explica el responsable de instalaciones domóticas de Madic Iberia.

El sistema de control remoto para estaciones de servicio de Madic Iberia consta de tres partes imprescindibles, enumera Millanes: “un software de inmótica, un desarrollo específico de sistemas y una app para tener una visión de la instalación en tiempo real”.

“Frente a otros sistemas similares comercializadas por otros proveedores, lo más reseñable de Oil.look es su robustez. Todos sus componentes están ‘in situ’. Oil.Look no es sólo un sistema informático, tiene partes físicas y necesarias (hardware) como puede ser el cuadro eléctrico, que no ha dado nunca ningún problema. También el servicio de soporte STP y SAT hacen que destaque del resto, ya que nuestro equipo técnico realiza, con garantías, una revisión trimestral en remoto”.

Nicolás Sola, uno de los integrantes del Departamento Comercial de Madic con más experiencia, señala que “en principio, como todo servicio originado para dar respuesta a una necesidad relacionada con la seguridad y, por lo tanto, nacido cumplir una normativa redactada por la Administración, algunos clientes lo ven como un gasto, más que una inversión. Sobre todo, en las comunidades autónomas donde la legislación es más exigente, como puede ser el País Vasco o la Comunidad de Madrid.”

“Debido a las diferencias entre las distintas comunidades autónomas, podemos adaptar las necesidades de cada instalación a los requerimientos legislativos de cada uno de los territorios, de tal manera que la inversión en el sistema sea la óptima para dar la debida atención a los clientes y cumplir con la normativa”, apunta Sola.

“Con el tiempo nuestros clientes van reconociendo las ventajas del sistema, sobre todo en aquellas horas en las que la estación de servicio funciona en modo desatendido. Hace un año hubo una oleada de robos en estaciones de servicio y, gracias a los sistemas de grabación y comunicación con el Centro de Control Remoto (CCR) en colaboración con las Fuerzas de Seguridad del Estado, en poco tiempo se puedo detener a los culpables”.

El responsable de Posventa de Madic Iberia, Javier García González, explica cómo se ha llevado a cabo la implantación de Oil.look en Q8, que ha encontrado en el sistema, “el ojo de la compañía en la gasolinera”, un método de comunicación con sus clientes gracias al “botón bidireccional”.

La buena acogida que ha tenido en Q8 el Oil.look de Madic Iberia, así como el servicio prestado por su equipo de profesionales, ha hecho que la filial en España de la compañía kuwaití haya recomendado el sistema, “un ‘boca a boca’ que ha funcionado perfectamente”.

El responsable de Urbanoil, José Nuero, apunta que utiliza el sistema de Madic Iberia desde hace más de dos años, tiempo suficiente para valorar Oil.look como una herramienta muy útil, ya que “completa perfectamente nuestro control y nuestra atención al cliente en los momentos del día en el que no hay personal en la estación”.

Nuero explica que los motivos que le han empujado a incorporar este sistema es la estricta normativa que debe cumplirse a la hora de instalar nuevos puntos de venta. “Además, hay tramos de la jornada en el que no disponemos de personal de atención y el sistema Oil.look nos hace esa cobertura”. Asimismo, la tranquilidad que le aporta el sistema es una cualidad muy apreciada por el empresario. “Sobre todo con la gestión de las cámaras de seguridad y las grabaciones, una prestación que nos ayuda mucho. El sistema hace que la comunicación con el CCR sea muy fluida. Ante cualquier incidencia podemos actuar con mucha rapidez y eficacia”.

Nuero se sorprendió al comprobar las interactuaciones de los clientes con el sistema automatizado. “Ellos han aprendido mucho y nos han enseñado a mejorar los servicios que les damos”. Por ejemplo, “los tiques del sobrante se reutilizan como ‘tarjetas de crédito’ en repostajes futuros. Para ellos es cómodo y para nosotros un cliente supone un elemento de fidelización muy interesante”.

El empresario, quien destaca que superó “con nota” una inspección a la que fue sometida una de sus gasolineras, remarca las escasas incidencias que ha sufrido el sistema, “que se gestionan a través de la empresa de seguridad que tenemos contratada para el CCR, que contacta con el SAT de Madic Iberia en caso necesario. Todas se han resuelto con eficiencia y rapidez”

Otro testimonio es el de Antonio Campos, socio del Grupo Ados, que lleva catorce meses utilizando Oil.look, con el que “estamos muy satisfechos”. El cumplimiento de la ITC-MI-IP04 fue la principal razón por la que recurrió a esta herramienta; pero, además, su utilización incrementado la información que se obtiene de cada punto de venta. “Gracias al sistema sabemos en todo momento si los equipos funcionan correctamente y nos da la tranquilidad de saber que si pasa cualquier incidencia seremos informados al momento, pudiendo tomar las medidas oportunas con gran rapidez, evitando problemas mayores”.

Campos señala que antes de implantar Oil.look “ya disponíamos de un ‘call-center’ para atender a nuestros clientes en horario desatendido, así como una central receptora de alarmas”. Con el sistema de Madic Iberia “hemos unificado las dos cosas, ganando en eficiencia y seguridad, ya que la misma central CRA atiende las dudas de los clientes y puede actuar en remoto ante cualquier incidencia. Así mismo, la aplicación móvil con la que trabaja el sistema permite comprobar y controlar diversos parámetros de la estación en cualquier momento y ubicación: tienes el control de las estaciones en el bolsillo”, corrobora.

Noemí Zanón, responsable del Servicio Técnico de Gas Express, apunta que la compañía empezó a usar el sistema a principios de 2018, que se ha implementado en cada una de las gasolineras de esta compañía, que están supervisadas las 24 horas del día gracias a Oil.look.

La aprobación del ITC MI-IP 04 obligó a realizar varias adaptaciones desde el punto de vista de la seguridad industrial en las gasolineras desatendidas para que pudieran seguir desarrollando la actividad en las franjas horarias en las que operaban sin personal, aunque contamos con empleados que prestan servicio en la mayor parte del horario de apertura, apunta Zanón.

Un intangible que aportan este sistema es la tranquilidad, añade el responsable del Servicio Técnico de Gas Express, “ya que sabemos que hay una empresa seria y responsable detrás, que nos da su soporte y proporcionándonos seguridad ante cualquier caso de emergencia, así como con la atención al cliente, en la que también nos ayudan al tener una cercanía y mejor trato con ellos”.

La posibilidad de conocer en cada momento cuáles son los principales parámetros de las gasolineras, y así “saber el estado en el que encuentra” cada una de ellas, es la cualidad de Oil.look más valorada por Zanón, quien añade lo sencillo de su uso y destaca la posibilidad de “alarmas de los distintos sistemas para llevar un control eficiente” de la red y de cada uno de los puntos de venta. También la comunicación bidireccional que se establece con los clientes es uno de los puntos fuertes del sistema, ya que “se les facilita una atención 24 horas a través del interfono instalado y a través del cual se pueden solucionar los diferentes inconvenientes que hayan podido surgir y tratar las consultas que realizan”.

La continua comunicación con los técnicos del Servicio de Asistencia Técnica de Madic Iberia es otro de los elementos que han propiciado la positiva valoración que Zanón tiene de Oil.look. “Siempre obtenemos una respuesta rápida y contamos con su asistencia y ayuda en lo que necesitamos”, remarca.

El responsable de estaciones de servicio de la Zona Centro de Avia, Sergio Centeno, enumera los que él considera puntos fuertes del sistema, como “el mayor control sobre el negocio y, ante todo, la seguridad ante las incidencias, probables o improbables, que pudieran surgir en el centro de trabajo, solucionándolos a distancia”. Otras prestaciones citadas por él son “la gestión de avisos, muy completa y eficaz”, así como “la capacidad de gestión y el manejo remoto del negocio”. Centeno recomienda el sistema porque es “completo”. Se trata de un “buen trabajo por parte de Madic a nivel técnico-informático”, apostilla.

Composición del sistema Oil.look

El sistema de control y gestión remoto está compuesto por varios elementos. En primer lugar, cuenta con un sistema de videovigilancia, que cuenta con conexión y gestión remota, y que requiere de un disco duro con suficiente capacidad de almacenamiento y permite llevar a cabo la vigilancia exterior de las pistas. Madic Iberia siempre incluye en este servicio la verificación de sonido y la emisión de mensajes.

Para que el funcionamiento del sistema global cumpla los requisitos de un modelo desatendido o automático es necesario contar con un Centro de Control de Recepción de llamadas (CCR). Además, el sistema debe disponer de un sistema de módulos de entradas para la recepción de señales que enviaría al sistema de gestión. Para ello es aconsejable disponer de un conjunto de sistema de alarma grado 3, apto para estaciones de servicio y de la central receptora de este sistema (para las alarmas y por eso, está inscrita en el registro de empresas de seguridad de la DGP).

El centro de recepción de alarma (CRA) está habilitado para realizar labores de atención al cliente en primera fase, bien a través del sistema de ‘interfonía’ existente o bien a través del teléfono de atención al cliente.

Por lo que respecta al compacto sistema de interfonía, incorpora un botón de llamada. Su diseño, describen fuentes de Madic Iberia, es adecuado para su utilización en lugares húmedos, sucios o exteriores y “utiliza lo último en tecnología para obtener una calidad de audio sorprendente”. Además, incorpora una cámara que permite mantener “vídeo conversaciones”.

En cuanto al sistema inmótico de gestión de alarmas, es una solución especialmente diseñada para la domótica de instalaciones. Se trata de un software de gestión integral “que permite controlar de manera eficiente cualquier gasolinera que funcione en régimen desatendido. El sistema permite un control remoto en tiempo real mediante una interface simple, de uso muy intuitivo, con la posibilidad de ser utilizado por varios usuarios.