Clickedu, tres historias de éxito en educación

Muchos son los casos de éxito de la implantación de la plataforma educativa Clickedu en centros educativos. Hoy presentamos tres historias diferentes, pero con un denominador común, un potente entorno virtual de aprendizaje y de Gestión y Contabilidad que revierte en un servicio de calidad para los clientes.

Ejemplos del empleo de las TIC en educación nos encontramos muchos. Algunos de los centros con más renombre de Barcelona, IPSI y la Escola Virolai, y la Escuela referencia en Hostelería en Barcelona, la Escola Superior d’Hostaleria, nos refieren su experiencia en cuanto a la implantación y uso de Clickedu en las áreas de Gestión y Contabilidad.

Uno de los centros con más renombre como IPSI, con una trayectoria de 56 años y 1600 alumnos, lleva ya trabajando con Clickedu 7 años.

Como nos comenta Joan Pallerola, responsable de la administración del centro, la transición de la anterior plataforma a Clickedu no fue complicada, al contrario: fue fácil y rápida. Pero como todo cambio implicó empezar desde cero para poner en funcionamiento sobre todo las partes referentes a la evaluación y a la facturación. “Cabe decir que a día de hoy aún no utilizamos todas las herramientas de la plataforma, la implementación no ha llegado al 100 %, ya que Clickedu tiene tantísimas posibilidades que es difícil para nosotros ponerlas todas en funcionamiento. Nuestro objetivo es ir aumentando el nivel de uso año tras año”, explica.

“Podríamos decir que utilizamos el módulo de facturación desde el principio porque está vinculado con toda la información del alumnado: todo está centralizado. Y ese hecho nos aporta agilidad y eficiencia en la gestión administrativa, económica y contable”, comenta, y, según declara, “tenemos más de 500 conceptos facturables. La mayoría de ellos corresponden a todo el desglose de cuentas contables. También tenemos todos los servicios que ofrecemos por conceptos, puesto que todo está centralizado en administración y así tenemos un mayor control de los ingresos”.

Al trabajar la contabilidad analítica, lo pueden tener todo detallado y desglosado. En cada concepto se puede indicar la cuenta, por lo que todo está relacionado y automáticamente tienen los saldos y movimientos de todas las cuentas 430 y de ingreso.

“Cualquier movimiento queda reflejado, tal y como manda la Contabilidad, por lo que podemos exportar la información que necesitamos y listarla obteniendo el control presupuestario, analítico y contable”, concluye Pallerola.

El Colegio IPSI, con una trayectoria de 56 años y 1600 alumnos, lleva trabajando con Clickedu ya 7 años.

Es el séptimo curso escolar que la Escola Virolai viene trabajando con los módulos de gestión y contabilidad de Clickedu, alguno más con la plataforma educativa. Siete años de crecimiento conjunto, de colaboración y de propuestas de mejoras continuas, con la finalidad de conseguir dar el máximo de prestaciones a la escuela. Es un claro ejemplo de win-win: mejoras del programa que repercuten sobre los usuarios, propuestas de los usuarios que mejoran el programa, etc.

Como nos dice José Antonio Carrera, de Escola Virolai, los principios, como la mayoría de cambios, fueron complicados. “Por parte de nuestro personal hubo un proceso de aprendizaje y de adaptación al nuevo módulo y de ruptura con los sistemas que hasta entonces habíamos ido utilizando. Sesiones de formación presenciales, consultas telefónicas, por correo electrónico, dudas, etc.; siempre tutorizados por los profesionales de Clickedu. La idea era conseguir englobar toda la gestión, tanto académica como administrativa, en una sola plataforma, un espacio compartido por alumnos, familia, docentes y PAS (personal de administración y servicios) que nos permitiera una gestión integral del alumno”.

Tras varias pruebas, con los módulos de gestión y contabilidad iniciaron el proceso real y fue en el curso 2011-2012 donde dieron el salto a la gestión Clickedu. “A pesar de haber realizado ensayos siempre aparecen dudas o errores que no esperas, había que ir ajustando los módulos a nuestras necesidades. La ventaja de trabajar para hacer crecer un proyecto es que te permite conocerlo mejor e incluso puedes aportar ideas que ayuden a su desarrollo. Gracias a la estrecha colaboración con el equipo de Clickedu hemos podido compartir problemas, búsqueda de soluciones, mejoras, y todo para obtener unos módulos capaces de dar respuesta a las necesidades reales que teníamos”, declara José Antonio Carrera.

Tras varias pruebas, con los módulos de gestión y contabilidad Escola Virolai inicia el proceso real y fue en el curso 2011-2012 donde dieron el salto a la gestión Clickedu.

La gestión administrativa de los colegios puede variar según los criterios que se quieran aplicar. No todos los centros requieren del mismo grado de complejidad en la gestión. Veamos algunos ejemplos de estas variables:

• En facturación

• Número de facturaciones por mes y curso escolar
• Conceptos a facturar (enseñanza, comedor, extraescolares, AMPA…)
• Importes de los conceptos a facturar
• Modalidad de pago (efectivo, banco, cheque guardería…), diferentes titulares de cuenta bancaria

• En contabilidad

• Nivel de desarrollo del Plan General de Contabilidad (en función del nivel de detalle que se quiera obtener te permite trabajar a más o menos dígitos)
• Trabajar por centros de coste, contabilidad analítica
• Consolidación de cuentas de diferentes centros con un mismo CIF
• Confección de impuestos (puede variar según el formato de entidad que sea: SA, SL, fundación…)

Toda esta casuística es un ejemplo de la versatilidad que ofrecen los módulos de Clickedu, aplicables desde centros pequeños con una gestión más simple hasta centros de mayor volumen donde el nivel de gestión es más complejo.

“A día de hoy podemos decir que los módulos son ágiles para la gestión, muy intuitivos, permiten obtener información en varios formatos (Excel y PDF), adaptables según las necesidades de cada centro y en continuo desarrollo para incorporar las mejoras que puedan surgir. Además, están muy vinculados uno con otro. La facturación se traspasa a la contabilidad a través de un proceso muy simple y con el resto de módulos de la plataforma, lo que facilita mucho el trabajo, ya que en una sola plataforma tienes toda la información que necesitas para la gestión”.

La comunicación permanente centro-Clickedu-centro es un factor diferencial que potencia el desarrollo constante de la plataforma y redunda en la calidad del servicio para el usuario.

Tras siete años de trabajo juntos, el funcionamiento de los módulos de gestión y contabilidad están consolidados, y “lo bueno es que aún podemos pensar en qué y cómo mejorar en un futuro porque los módulos y la plataforma en general tienen que ser vivos y adaptables a los cambios que la enseñanza y su gestión requieran”, señala José Antonio.

La Escola Superior d’Hostaleria de Barcelona es una de las escuelas de referencia de la ciudad de Barcelona. Dedicada a la formación en todos los ámbitos de la hostelería y la restauración, ESHOB pretende dotar a los alumnos con las herramientas y los conocimientos necesarios para afrontar los nuevos retos del sector.

La plataforma de Clickedu fue implantada en el curso 2015-2016 para la gestión de todos los ámbitos de la formación. En cualquier empresa, adaptarse a nuevo sistema siempre es un reto, tanto para los trabajadores como para quienes prestan servicio.

“Clickedu nos facilitó formaciones para los diferentes ámbitos en los que trabajábamos. Pero ESHOB es algo diferente. No es solo una escuela con más de 400 alumnos, sino que además disponemos de dos restaurantes”, comenta Alícia Avià, de ESHOB.

Este factor supone tener un gran control a nivel contable: tanto de los recibos de formación como de la facturación de los restaurantes. “Usamos un programa de contabilidad compatible con exportaciones desde la plataforma Clickedu, por lo que el registro de recibos y cobros de la formación debe ser automática.

La plataforma de Clickedu fue implantada en La Escola Superior d’Hostaleria de Barcelona en el curso 2015-2016 para la gestión de todos los ámbitos de la formación.

“Al principio no lo era. Por ejemplo, si teníamos alumnos con pago a depósito no quedaba reflejado en ningún asiento hasta que no se generaba el recibo. Necesitábamos una imagen fiel de la realidad. Llegados a ese punto, no se nos ofrecía lo que queríamos: una gestión automática. Tener que supervisar todo lo que se generaba en asientos para poder traspasarlo al programa contable causaba muchas más horas de trabajo”, advierte Alicia Avià.

Pero Clickedu se encargó de poner soluciones a todos y cada uno de los obstáculos, ya fuera a nivel de programación, como de la interpretación de la contabilidad.

Así pues, Clickedu mejoró el apartado de asientos y contabilidad, creando una imagen fiel de cada gestión, modificación e introducción que hacemos. Cada mes se generan los recibos correctamente, se introducen los pagos parciales y se realizan las remesas al banco, obteniendo todos los asientos contables de cada dato introducido. “Ahora podemos decir que tenemos la imagen fiel a la realidad que necesitábamos. A día de hoy, Clickedu nos reduce la mitad del tiempo de trabajo en la gestión de asientos, siendo una plataforma contable acorde a nuestras necesidades”, reconoce satisfecha Avià.