Soluciones Ricoh para la producción documental del Ayuntamiento de Dos Hermanas

El Ayuntamiento de Dos Hermanas cuenta con una población de 120.000 habitantes y es el mayor de la provincia de Sevilla. Por otro lado es un referente como modelo de gestión ya que se encuentra entre los ayuntamientos con mejor situación financiera de España. Ricoh ha sido la compañía que más confianza ha aportado en la propuesta presentada, ofreciendo la mejor solución integral de tecnología y servicio. La cobertura de servicio ofrecida por Ricoh ha sido la más valorada por su experiencia y capacitación.

El parque de dispositivos de producción de documentos del Ayuntamiento de Dos Hermanas experimentó un enorme crecimiento en los últimos años asociado a una mayor complejidad de gestión y control. La dispersión de los equipos y la ausencia de herramientas de control de producción, suministro y coste asociado propiciaron una sobre dimensión del parque y del gasto asociado. De esta manera, se puso de manifiesto, además de la obsolescencia tecnológica, la necesidad de racionalizar el gasto en las partidas mencionadas mediante la organización del servicio con unos parámetros de control (unificación del parque, control de consumo, producción y cargas de trabajo), así como optimizar la utilización del servicio de impresión y copiado a través de una gestión experta y personalizada a la casuística del Ayuntamiento de Dos Hermanas.

Managed Document Consulting (MDC)

El equipo de consultoría de Ricoh realizó un análisis y diagnóstico exhaustivo del parque actual del cliente previo al concurso y totalmente independiente del mismo, identificando los puntos de mejora tanto en costes directos, indirectos, así como las necesidades funcionales y de servicio de cada una de las ubicaciones del Ayuntamiento. Una vez publicado el concurso, los principales elementos de software que se propusieron al ayuntamiento fueron:

• Smart Device Monitor para la monitorización de los equipos.
• @Remote para el control y gestión de los equipos y suministros.
• DigidocFlow para la creación y uso de un archivo digital.

Transformación

En la fase de despliegue de la solución presentada, Ricoh asignó un Project Manager como responsable de la operación, con el objetivo de planificar junto al cliente las diferentes fases de despliegue: preinstalación en plataforma Ricoh de los equipos, instalación escalonada en base a los requerimientos del cliente, puesta en producción de los equipos y retirada de los dispositivos viejos. Además, se lideró la Gestión del Cambio a través de un plan de formación, comunicación y elaboración de guías de usuario para colgar en la Intranet del ayuntamiento.

Operación

Se incluyó un técnico in situ 4 horas al día para realizar la monitorización del 100% de los dispositivos dando servicio de primer nivel al edificio principal del ayuntamiento y servicio de gestión remota para el resto de ubicaciones, todo ello supervisado por un Contract Manager que velará por el cumplimiento de los niveles de servicio acordados.

Gobierno

Este servicio se compone de un reporte mensual de SLA incluyendo informes de volúmenes, utilización de equipos, costes e incidencias. Además, incluye la gestión de SLA y una consultoría recurrente anual dando control y visibilidad al Ayuntamiento de Dos Hermanas sobre todas las políticas de gestión documental definidas como por ejemplo impresión en dúplex, driver en blanco y negro por defecto.

Según ha declarado Alejandro Pallarés, responsable de Sistemas del ayuntamiento: “Iniciamos este concurso porque nuestro ayuntamiento quería contar con las ventajas que ofrece la subcontratación de un servicio como éste, el cual permite por un lado, la despreocupación por parte de nuestro departamento de informática a la hora de dar soporte a los dispositivos de impresión existentes, y por el otro, los altos beneficios económicos que aporta al área económica: simplicidad de la esta gestión, ahorro de costes y el control que se puede ejercer sobre los mismos”.

Ventajas

• Centralización de dispositivos de impresión y copias.
• Mayor control del uso y gasto de impresión.
• Control global del parque de equipos.
• Establecimiento de políticas en el ámbito de impresión.
• Disposición de herramientas de gestión que permiten disponer de la información referente al servicio y a los equipos.
• Disminución del uso de la impresión a color.
• Mejora y simplificación de la administración y mantenimiento de la red a través de herramientas avanzadas de gestión remota de equipos, reportes de actividad e informes de incidencias.
• Total transparencia sobre los costes de impresión y de los volúmenes de documentos en las máquinas conectadas en red.
• Minimización de los intervalos de interrupción de servicio estableciendo un acuerdo de mantenimiento integral ‘todo incluido’: tóner y mantenimiento, con compromiso de atención y penalizaciones.