Mejorar el rendimiento de las empresas según las líneas comerciales y de fabricación

La automatización de procesos no sólo consiste en ejecutar distintas tareas de forma automática, sino también en garantizar una calidad uniforme y un intercambio de datos bidireccional entre los sistemas de producción. Los datos fluyen desde el software de diseño hasta el flujo de trabajo, los dispositivos de salida (incluidas las máquinas de impresión) y sistemas de acabado, y vuelta a los sistemas de control MIS, que proporcionan las especificaciones iniciales del trabajo desde la recepción del pedido, controlan el progreso del trabajo, miden el rendimiento de las distintas herramientas de producción y devuelven información financiera para la facturación inmediata y para el rendimiento corporativo.

El santo grial de cualquier sistema de automatización de procesos es la capacidad de utilizar datos del taller de producción.

Dado que muchos sistemas informáticos son motores de automatización en sí mismos, no cuesta imaginar que el “siguiente paso” consiste en crear vínculos personalizados entre distintos sistemas comerciales y de producción para lograr la automatización total de los procesos. Con suficiente paciencia y experiencia, la automatización se puede adaptar exactamente al entorno de la empresa, aunque puede requerir mucho tiempo encontrar las capacidades adecuadas, ya sea de forma interna o en el mercado.

¿Hay alguna forma de implicar al cliente en la introducción de sus parámetros a la hora de crear un documento? La mayoría de aplicaciones de diseño de páginas permiten que los diseñadores agreguen especificaciones sobre el producto. Se trata de cómo podemos definir el entorno del flujo de trabajo; son datos que queremos que el cliente facilite y extraiga de un archivo XMP.

La buena noticia es que las dos principales aplicaciones de contenido, Adobe InDesign y QuarkXPress, pueden incluir metadatos dentro de los archivos PDF que se crean a partir de dichas aplicaciones. Por ejemplo, Adobe indica que es posible convertir automáticamente archivos de Adobe InDesign a Adobe PDF, realizar una verificación previa (preflight) de los archivos y validarlos con respecto al propósito de salida, como el número de páginas y el tamaño de página empleando flujos de trabajo JDF.

Quark ha implementado JDF en todos los proyectos que crea el usuario. Los job jackets de Quark incorporan la información sobre el proyecto necesaria para completar un trabajo, como el diseño, la edición, la previsualización, la gestión del color, las pruebas, aprobaciones, salida, corte, encuadernación y entrega. Estos parámetros se pueden definir en un estándar JDF.

También hay formas de crear archivos XMP desde Adobe Acrobat. En términos generales, los impresores requieren la ayuda de un integrador para hacerlo. El panel de información de archivo personalizado de Adobe para metadatos XMP permite que los usuarios definan, creen y gestionen propiedades de metadatos con las aplicaciones estándar de Adobe. A este efecto se crea un archivo de descripción de panel personalizado (Custom Panel Description) y se coloca en una ubicación común a la que hacen referencia todas las aplicaciones de Adobe compatibles con esta función. Los usuarios también pueden proporcionar archivos de diccionarios de localización para localizar los contenidos de los archivos de descripción de panel personalizado. Los usuarios pueden ver el cuadro de diálogo resultante cuando seleccionan la opción de menú Información de archivo (File Info). Desde el panel de información de archivo, los usuarios pueden mantener rutas a propiedades de metadatos no definidas en los esquemas XMP habituales.

Como cualquier otro sistema, la calidad del contenido depende de los datos que se introducen en él. Si se trabaja con un sistema de producción automatizado, se necesita un archivo que haya sido comprobado y certificado. Es un paso fundamental para garantizar un resultado positivo y predecible. En nuestra experiencia, uno de los pilares de cualquier sistema de automatización es el formato de archivo Enfocus Certified PDF. Un archivo Certified PDF, creado conforme a las normas del Ghent PDF Workgroup, garantiza que el archivo ha sido verificado y que se proporciona información sobre el mismo que garantiza que es correcto conforme a un determinado perfil. En otras palabras, garantiza una determinada calidad de salida. Es un archivo PDF con dos archivos adicionales: un informe de la verificación previa y un informe de lo que ocurrió después. Si está certificado, el archivo crea automáticamente un archivo de registro de modo que cualquier cambio queda registrado y se obtiene la posibilidad de rastrearlo.

El creador de contenidos suele proporcionar el contenido propiamente dicho e información sobre el mismo. Puede ser proporcionado por el diseñador a través de un ad ticket, donde los metadatos permiten que la automatización de procesos aproveche los datos XMP del archivo. Lo mismo es aplicable a otros tipos de contenido que deban ser procesados. El sistema de producción se automatiza basándose en los metadatos, tal como éstos se interpretan y entregan desde el sistema de tramitación de pedidos.

En última instancia, la realidad es que gran parte de un sistema de automatización de procesos no es controlado por el área de preimpresión sino por la de administración comercial y MIS (entrada de pedidos, contabilidad, etc.). Estos son los departamentos que controlan la información: bases de datos, MIS, costes, seguimiento. También son las personas que más se benefician de la automatización de procesos, cuyos beneficios redundan principalmente en la gestión.

La automatización de procesos no es fácil de implementar. Es necesario plantearse todas las variables: el flujo de trabajo, el sistema MIS elegido y la instalación

La automatización de procesos solamente funciona si la empresa comprende el flujo de un trabajo a lo largo de las instalaciones de producción. Si el cliente no puede esbozar el recorrido de un trabajo de impresión desde la tramitación de pedidos hasta la preimpresión, impresión, acabado y finalmente la salida de envíos, será prácticamente imposible crear un sistema de automatización de la producción que envíe datos útiles al software y hardware de producción, y de vuelta al sistema MIS. La automatización de procesos, y en concreto JDF, no es la panacea para una producción eficiente. Solamente es una herramienta para aquellas empresas que comprenden el recorrido que realiza el trabajo a lo largo del sistema.

Antes de poder automatizar ningún proceso, es necesario definir todos los procesos comerciales y de fabricación que se dan en la empresa. A partir de este punto es posible redefinir los procesos y, cuando sea necesario, optimizarlos, incluyendo su automatización.

Lo más importante que debe hacer cualquier impresor al implementar la automatización total de sus procesos es determinar, a un nivel muy básico, cuál debería ser su funcionamiento desde el diseño hasta la recepción de pedidos, la producción y la salida. La salida debe considerarse multicanal, hacia distintos equipos o formatos para un mismo trabajo, que pueden abarcar desde la impresión digital hasta la producción de planchas (bobinas/offset) o webs y blogs, cualquier cosa imaginable.

La mayoría de flujos de trabajo pueden gestionar la automatización de procesos y todas las opciones disponibles, por ejemplo un trabajo que se procese con tres fines distintos, desde impresión hasta reutilización en la web. Sin embargo, el mejor tratamiento que puede realizar cualquier sistema de automatización de procesos es normalizar el trabajo y emplear la tecnología RIP para crear distintas salidas (NORM). Si el archivo se envía a un sistema de pruebas, debería ser un archivo rasterizado del mismo motor RIP; de lo contrario, pueden aparecer dificultades. Siempre hay diferencias; por ejemplo, el problema más común son las sobreimpresiones. Es importante que la interpretación del trabajo sea la misma en el equipo de pruebas y en la plancha (o máquina de impresión digital). De este modo, tanto si la interpretación RIP es correcta como si no, el resultado siempre es coherente y fiable. Distintos motores de impresión pueden partir de los datos interpretados por el RIP y modificarlos, por ejemplo, separando tintas en una máquina digital o capacidades de color y resolución en un equipo CTP, pero el resultado final es una salida rasterizada.

No se pueden subestimar las ventajas de una salida NORM. Son los mismos datos de salida. La única diferencia es cómo se colocan los puntos en la página, ya sea un sistema de pruebas, una plancha, una máquina digital o una página HTML.

La automatización de procesos no es fácil de implementar. Es necesario plantearse todas las variables: el flujo de trabajo, el sistema MIS elegido y la instalación. Los impresores rara vez aprovechan todo el alcance de la automatización, pero la realidad es que muchos no están listos para ello.

Aunque JDF probablemente se convertirá en un “estándar” necesario con el paso de los años, conviene actuar con cautela. Muchos sistemas permiten que varias especificaciones del trabajo fluyan a través del sistema, como el propósito de impresión, el tipo de papel, las opciones de acabado, la información sobre el color y los parámetros de trapping e imposición. Sin embargo, aunque JDF puede ser un estándar, cada sistema es ligeramente distinto. Sin duda cada vez hay más sistemas compatibles con JDF, y más empresas que están implementando dichos sistemas con éxito, aunque se trate de unos inicios modestos. No todo el mundo utiliza el protocolo JDF de la misma forma. Muchos fabricantes de software y hardware solamente tienen una solución para JDF, que utiliza datos que no corresponden a campos comunes (como los pedidos de papel y la planificación de procesos). Además, la especificación JDF, aun siendo muy completa, no lo es lo suficiente como para describir todo el ciclo de producción. Por ejemplo, en la imposición faltan las marcas que se colocan en relación con el acabado.

Cuando nos piden a EskoArtwork, como desarrollador, que implantemos un sistema JDF, creemos que todos los sistemas MIS requieren un cierto grado de personalización para funcionar con flujos de trabajo de producción. Nuestro consejo para los clientes es que deben comprender (y tener cuidado) lo que se necesita cuando eligen un sistema compatible con JDF. Y es necesario definir con antelación cómo debe funcionar.

“La automatización puede determinar dónde se encuentran los cuellos de botella y dónde un parche puede suponer una mayor eficiencia productiva. Cuantas más tareas se puedan automatizar en un entorno complejo, mayor será la recompensa”

El santo grial de cualquier sistema de automatización de procesos es la capacidad de utilizar datos del taller de producción. La tecnología de los sistemas preparados para JDF permite recopilar y procesar los datos, pero depende del sistema MIS. En el ticket JDF, la mayoría de sistemas de flujo de trabajo registran todos los cambios que sufre un archivo. Aunque un sistema MIS puede utilizar estos datos, muchos sistemas todavía no son capaces de aprovecharlos todos.

La razón principal de la automatización es, por supuesto, el beneficio económico. Un sistema debe ser más rápido, más barato y mejor. Cuanta menos gente esté implicada en el proceso de producción, más barata resulta la “fabricación” del impreso. Otro motivo igualmente vinculado al aspecto económico es que un sistema automatizado conlleva mejores sistemas de generación de informes, que proporcionan más información para determinar dónde se encuentran los cuellos de botella y dónde un parche puede suponer una mayor eficiencia productiva.

El uso de la automatización total de procesos resulta más obvio en el caso de la impresión digital, pero un impresor convencional puede obtener beneficios mucho mayores, aunque sólo sea por el mero hecho de que el proceso implica más pasos de producción. En consecuencia, la eliminación de cada paso es más valiosa. Cuantas más tareas se puedan automatizar en un entorno complejo, mayor será la recompensa.