Cómo las soluciones de software de Business Intelligence pueden transformar el negocio de la industria gráfica

Biss (Business Intelligence Software Solutions) engloba una serie de desarrollos de software que facilitan la gestión del ciclo completo de negocio de una empresa. Su evolución, sus ventajas y la necesidad de orientación humana.

La evolución de la industria desde la Revolución Industrial ha ido en una única dirección hacia mejores productos, mejores servicios y una mejor calidad de vida para la humanidad. Nuestra industria de la impresión, tal y como la conocíamos hace algunos años o incluso décadas, ha evolucionado hacia una industria de la comunicación gráfica y visual, en la que todo lo que vemos, leemos y sentimos procede de lo que producimos junto con la estrategia de marca y comunicación de nuestros clientes, para sus productos y servicios. Todo gira en torno a los consumidores, los compradores, el entretenimiento y las necesidades que los seres humanos tienen para sus vidas. Esta industria tiene el privilegio de ofrecer una transformación en imágenes, sensaciones y comunicación de nuestros hábitos diarios desde que nacemos. Y muchas veces, ¡el privilegio de ser conscientes y parte de ello antes de que se haga público! Cada día tenemos nuevas producciones, nuevos trabajos y nuevos proyectos en los que trabajar y esto es lo bonito de nuestra industria.

Nacemos y crecemos mientras ganamos constantemente más habilidades y conocimientos, nuestra industria también ha ido evolucionando mejor fabricación, la reducción de los tiempos, cada vez más rápido y más fácil para nosotros y nuestros clientes. Hemos renovado permanentemente nuevos equipos, basados en mejor tecnología, mayor digitalización. La tecnología de los proveedores de impresión nos da cada año nuevas formas de evolución que nos permiten hacerlo mejor, más rápido, más fácil y hacer crecer nuestras empresas.

En Digital Graphics Group International (DGI), seguimos esta evolución y nos mantenemos a la vanguardia de la industria, pero necesitamos más herramientas para ir más rápido y para entender en tiempo real lo que está sucediendo y cómo podemos servir mejor a nuestros clientes y proporcionar un mejor trabajo a nuestros equipos. A nuestra digitalización la llamamos Biss (Business Intelligence Software Solutions), y nos ayuda a crear un mundo mejor para todos los implicados.

El Biss “interno”, que nos ayuda a gestionar toda la producción, desde la introducción de trabajos, la programación de la fabricación, el control de calidad, hasta el embalaje, el envío y el seguimiento de la entrega. Existen casi infinitas soluciones que nos proporcionan la valiosa información que necesitamos para controlar todo el proceso, tomar medidas correctivas y encontrar nuevas soluciones para la mejora continua en el futuro.

El Biss “externo”, que nos conecta con nuestros clientes, ofreciéndoles soluciones mejores y más sencillas para realizar sus pedidos, seguir el proceso y también estar informados y sentir el mismo control. Podemos ofrecer portales abiertos capaces de hacer que el cliente se sienta “como en casa” y mejor conectado con nosotros, donde cargue los archivos mientras nosotros comprobamos los perfiles de forma inmediata y automática para una impresión más rápida y mejor. Podemos seguir el ratio de retención de clientes, el valor del cliente y podemos ofrecerle y ofrecernos datos completos e información sobre sus herramientas para comunicar, su cadena completa de espacios de tienda y las diferentes formas de mensajear. Dónde se distribuirán e instalarán las producciones. Dónde están y qué se puede cambiar inmediatamente si es necesaria una acción estratégica para ayudar al cliente a triunfar en su mercado.

Para todo ello, la digitalización es la clave. Dentro de estas tres áreas, tecnológica, interna y externa, Biss controla todo nuestro negocio y toma mejores decisiones de gestión. Ganamos control sobre nuestra producción, nuestra relación con el cliente y lo eficientes que podemos ser. Las empresas que no se tomen esto como una prioridad no evolucionarán hacia un futuro mejor y perderán su capacidad de crecimiento y diferenciación.

Pero para que todo esto ocurra, necesitamos habilidades y decisiones humanas. La digitalización no sustituirá la mano de obra y la inteligencia humanas, ya que creará nuevos puestos de trabajo, nuevas oportunidades y nuevas ocupaciones.

Después de la digitalización del proceso de la industria y la tecnología, que está en el lado de nuestros proveedores trabajando siempre más inteligente para dar mejores soluciones y la innovación, tenemos la digitalización de nuestro conocimiento para tomar mejores decisiones, una mejor gestión, un mejor flujo de trabajo e incluso el compromiso con nuestros equipos. Esta evolución nos permite dirigirnos a mercados y clientes con fuertes CRM's. Qué segmentos queremos trabajar y cuáles son los mejores jugadores en los que debemos centrarnos. Cómo podemos aumentar la retención de nuestros clientes y cómo podemos mejorar su valor. ¿Es mejor aumentar la cartera de clientes o el valor y la fidelidad de los clientes? Hacia dónde queremos evolucionar y hacia dónde podemos ir en el futuro con nuevos productos y una creciente cartera de productos y servicios. Son herramientas de marketing que nos ayudarán a alimentar nuestras empresas con negocio. Sabemos que no hay nada mejor que un estrés inicial con volumen y negocio que gestionar, aunque haya que centrarse en una relación perfecta entre la satisfacción del cliente y la capacidad de producción en una línea de crecimiento continuo.

En términos de planificación, hoy podemos automatizar completamente los pedidos de los clientes en un proceso sencillo y sin complicaciones tanto para el cliente como para nuestra planificación de la producción. Carga automática de archivos con comprobación inmediata del perfil y prueba de color para el cliente. Ofrecer diferentes precios para diferentes plazos de producción y entrega, es algo que ayudará a llenar nuestra producción con el flujo de trabajo correcto y la satisfacción del cliente de acuerdo a sus necesidades. Somos capaces de gestionar automáticamente la planificación de una sola máquina con plena capacidad de producción con configuraciones más rápidas y sin paradas por cambios de material. La digitalización nos permite hacer esto desde una sola unidad hasta múltiples docenas de equipos de producción, desde todos los diferentes pasos del flujo de trabajo con tamaño ilimitado e información inmediata “en vivo”. Este es el mundo mágico y soñado de la productividad y la rentabilidad.

Los portales exclusivos y dedicados al cliente son responsables de una relación mejor y más sólida con el cliente, creando fidelidad. Yo no lo llamaría dependencia, sino trabajar como un equipo en el que proporcionamos al cliente toda la información que necesita de sus productos, tamaños, datos geográficos e incluso activos actualizados que deben trabajar diariamente en su esfuerzo igual por crecer y servir mejor a sus clientes y consumidores. Cuando trabajamos mano a mano con un cliente, contribuyendo y participando en sus necesidades diarias y en su estrategia, pasamos de ser un simple proveedor de productos/servicios a un socio fuerte y seguro en el que pueden confiar. Crecemos juntos en una situación única de beneficio mutuo.

Los múltiples y diferentes sistemas ERP que controlarán nuestro flujo de trabajo de producción nos ayudarán en todas las tareas que necesitemos, desde el almacenamiento de materias primas y el suministro de plazos de entrega, teniendo disponible lo que necesitamos, cuando lo necesitamos, reduciendo y gestionando al máximo la inmovilización de efectivo. Estas herramientas también pueden ayudar a nuestros equipos de trabajo a planificar mejor y a tomar decisiones inmediatas ante cambios inesperados. No veo una empresa de nuestro sector sin esta cultura de digitalización y voluntad de inversión, capaz de evolucionar y crecer. La información que obtenemos es vital y tan valiosa que contribuye a todos los aspectos de la gestión, el flujo de trabajo, todas las relaciones laborales internas y externas y la rentabilidad.

Hoy todavía parece algo del futuro, pero la IA puede ayudar en un futuro muy próximo a gestionar nuestras fluctuaciones de trabajo y las predicciones de la demanda. Todas nuestras empresas tienen un flujo de trabajo semanal, mensual, trimestral, variable. Esto depende de los mercados y segmentos que trabajemos, y necesitamos decisiones de gestión para controlar mejor nuestros recursos. Podremos tener una visión de las tendencias de los mercados y recibir una mejor indicación de cómo puede afectar a la necesidad de comunicar a nuestras comunidades y mercados. Imaginemos tantas fluctuaciones políticas y financieras como los tipos de interés, la inflación, el tiempo, las estaciones anuales, pueden afectar a nuestra vida y cómo afectan al comportamiento de nuestros clientes y a la necesidad de comunicarnos. Cuántas veces, las recesiones resultan en más campañas y comunicación para dirigir al consumidor para promociones y mantener las ventas de productos de nuestros clientes.

La IA ya se utiliza para sustituir la molesta grabación de voz de las llamadas de aviso para el control de calidad de los contactos de nuestros clientes, por cientos de “palabras” específicas, segmentadas y clasificadas que detectarán e identificarán inmediatamente el nivel de la conversación sin necesidad de grabarla. Podemos clasificar la calidad de nuestro servicio de atención al cliente interno al tiempo que analizamos la satisfacción del cliente, lo que permite una reacción inmediata para asegurarnos de que vamos en la dirección correcta. Esto no sólo ayuda a nuestra dirección, sino también a nuestro equipo de atención al cliente a comprender mejor las relaciones con los clientes.

A partir de los ya antiguos e indispensables programas financieros y contables que nos permiten controlar nuestro flujo de caja y rentabilidad, la reciente digitalización de toda la empresa puede ofrecer una visión total y clara de todos los sectores, departamentos y recursos humanos para un futuro mejor y una mejora rápida y continua.

Este breve artículo no pretende ser una guía técnica, sino una visión ligera de lo que está disponible y de cómo los miembros de la DGI dirigen sus empresas desde el punto de vista de la gestión.

Drupa es el mayor evento y feria del mundo para nuestra industria. Es el lugar al que todo el mundo acude para informarse sobre las nuevas evoluciones y sobre cómo estar al día y crecer de la manera correcta. Habiéndonos perdido la última edición de 2020 debido a la pandemia mundial, sólo podemos esperar ver las mayores evoluciones e innovaciones en torno a la digitalización de nuestra industria y todos los Biss mencionados que tenemos a nuestra disposición. 

Pedro Jacques de Sousa, consultor independiente de la industria gráfica y director ejecutivo de DGI.