Contratar la Conciliación Estadística de Inventario para cumplir la ITC MI IP04

Vivimos tiempos de digitalización. Si encendemos nuestro televisor, nos asomamos a internet o leemos cualquier periódico, es casi imposible que no nos llegue una referencia a este vago concepto, que puede abarcarlo todo y, a la vez, nada. Creo que todos nos preguntamos cada vez más qué aplicaciones tiene la digitalización en nuestro negocio, cuánto me cuesta implementarla, qué ventajas tiene y, por último y más importante, qué gano yo si mi estación de servicio está “digitalizada”.

En este artículo voy a intentar explicar en qué consiste una de las herramientas de última generación más de moda para las estaciones de servicio, la Conciliación Estadística de Inventario, CEI O SIR, y os daré cinco razones de mucho peso para que la incorporéis ya a vuestro negocio, puesto que se trata de una solución que entraría en la categoría de lo que podríamos denominar ‘digitalización útil’, que permitirá cumplir algunos aspectos esenciales de la vigente ITC MI IP04, además de contar con algunas ventajas adicionales que, simplemente, llevan a dormir más tranquilo.

Ahora bien, ¿en qué consiste este producto/servicio del que tanto se habla? Os diré que el CEI es uno de esos ejemplos en los que un algoritmo puede aportarnos mucho y facilitarnos el día a día.

Gustavo Mezquita Santos es el CEO de Altereco y el asesor técnico de la CEEES.

Para poner en marcha el CEI en una estación de servicio, instalamos un hardware que recibe datos de los surtidores, de las sondas y del punto de venta, además de las descargas de cada cisterna en cada tanque (en muchos casos el propio punto de venta nos lo envía). El hardware recoge datos de forma muy frecuente (a intervalos de segundos), los ‘empaqueta’ y los envía a un servidor donde un algoritmo o motor de análisis los decodifica y los incorpora a una web donde se encuentran alojados todos los parámetros de cada estación y a la que podrá acceder el propietario bajo la figura de usuario CEI. Evidentemente, todo el proceso de recogida y envío de datos es totalmente seguro, aplicando técnicas de encriptado y anti-hackeo como hacen por ejemplo los bancos, cuyos servicios web usamos todos los días.

¿Y qué puede visualizarse en esta web? Os diría que muchos parámetros realmente interesantes, como la descalibración de medidores, el caudal de cada manguera, los históricos de nivel/descargas/suministros, alarmas de sondas etc. Y todo ello accesible en tiempo real 24 x 7.

Sin embargo, lo más importante es el informe CEI, que nuestro sistema genera de forma automática diariamente con los datos de los 28 días previos, y que certifica que durante ese periodo mis tanques y tuberías no han generado contaminación alguna, con una precisión de 370 mililitros/hora, aunque existen algoritmos (como el que actualmente usa Altereco) que son capaces de afinar el doble, esto es, 185 mililitros/hora.

Además de todo lo anterior, la MI IP04 obliga a contar con analistas en España que gestionen las alarmas de fuga y determinen el origen, diagnosticando si realmente existe alguna pérdida en tanques o tuberías, o bien si se trata de otro tipo de merma, un robo, una incidencia relacionada con la temperatura, una de calibración… (En Altereco garantizamos que todos los días el analista asignado a la estación chequea las alarmas y las analiza, contactando de inmediato con el interlocutor asignado si fuera necesario e, incluso, con posibilidad de servicio 24 x 7 si el cliente lo desea).

Ahora bien, contamos con un algoritmo que nos comunica si hay o no fugas en tanques y tuberías (salvo venteos, evidentemente), una web con multitud de datos y un analista asignado que estudia todos los días el estado de la estación. Si la disposición transitoria segunda de la nueva ITC MIIP04 da unos periodos de tiempo e incluso otras posibilidades para el control de fugas, ¿por qué es buena idea implantar el CEI ya en las estaciones? Tal y como comenté al principio, aportaré cinco razones muy poderosas:

En primer lugar, me olvido de hacer pruebas de estanqueidad desde el momento en que lo instalo, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero.

Una vez instalado el CEI según los parámetros fijados en la ITC 04, el control de estanqueidad de tanques y tuberías podrá prescindir de las famosas pruebas de estanqueidad (anuales en tanques con producto y trianuales en tuberías) y solo sería necesario realizar pruebas en tuberías de vapor cada cinco años. Es así de sencillo, la estanqueidad quedará acreditada por los informes CEI que están siempre disponibles en la aplicación.

Cuando llegue la fecha de aplicar la disposición transitoria segunda será necesario realizar una prueba a tanque vacío (una prueba que tendría que realizarse de todas formas) y seguir con el CEI en caso de vender menos de tres millones de litros de carburantes al año, o bien transformar los tanques a doble pared en caso de vender más de tres millones de litros anuales, en cuyo caso el CEI me seguirá sirviendo para certificar la estanqueidad en tuberías. Es decir, desde que se instala el CEI se obtienen ahorros, ya que las pruebas discretas en tuberías que se realizan en la actualidad no servirán para cumplir los requisitos vigentes cuando llegue la hora de la disposición transitoria segunda y, sin embargo, el CEI continuará siendo de utilidad tanto para tanques como para tuberías (en las gasolineras con ventas anuales inferiores de 3 millones de litros, o bien solo para tuberías líquidas en caso de ventas superiores a 3 millones de litros al año).

Se puede contratar el CEI por un precio alrededor de los 120 euros mensuales (en el caso de Altereco, la compañía ofrece descuentos para las estaciones de servicio adscritas a CEEES).

Todos sabemos que la venta minorista es un negocio con un enorme riesgo ambiental. Bajo una estación de servicio se almacenan miles de litros de productos contaminantes que entran y salen, moviéndose a través de elementos que no pueden verse para comprobar su estado. En caso de producirse un accidente fortuito que genere contaminación, o de tener una fuga muy pequeña por la que sale producto que poco a poco va impregnando el terreno, pueden existir responsabilidades penales para el titular de la instalación. En este sentido con el CEI conseguimos tres objetivos.

1.- Prevención. La monitorización continua permite una detección temprana de cualquier fuga, a diferencia de las pruebas anuales/trianuales que solo indican el estado de la instalación en el momento de ser realizadas.

2.- Demostración. Podemos demostrar ante cualquier acusación que nosotros no contaminamos, ya que todo lo que ocurre en el sistema queda registrado. Puede ocurrir que, por ejemplo, un vecino nos acuse. El CEI es una herramienta realmente potente que permitirá realizar informes extraordinariamente completos que ayudarán a demostrar ante cualquier estamento que nuestra instalación es estanca.

3.- Atenuación. En el caso fatal de un accidente fortuito (algo que puede ocurrir), la diferencia entre ser acusado de responsabilidades penales, o no, es demostrar que se han puesto todos los medios para evitar la contaminación y que se contaba con las mejores técnicas disponibles. El CEI permite esgrimir este argumento y, posiblemente, atenuar la causa.

Lo primero que hace el algoritmo cuando se instala el CEI es dedicar los primeros ciclos de llenado–vaciado a calibrar los tanques. Con esto se consigue una enorme precisión en la lectura de nivel y sus variaciones, que el sistema compara continuamente con la medida de surtidores, descargas y cómputo a 15°C.

Es decir, permite tener el control absoluto del producto, una cuantificación de mermas muy afinada y, por tanto, una fidedigna detección del combustible que entra (incluyendo una comparativa de descargas con alarma inmediata si se descarga producto de menos), salidas por vías distintas del surtidor (extracciones no autorizadas), suministros ‘extraños’, etc.

El sistema que ofrece Altereco permite incluso controlar la temperatura desde la terminal de carga, pudiendo detectar problemas que vienen desde allí o incluso generados en el transporte. Es decir, tenemos un ‘súper encargado’ que analiza de forma aséptica (algo parecido a los equipos de análisis de riesgos de los bancos, que realizan análisis independientes) auditando de forma continua e indefinida las existencias. Esto tiene también un efecto disuasivo en todos los actores de la cadena de suministro (empleados, transportistas, mantenedores…).

Cuántas veces ha ocurrido que la consola de sondas da una alarma visual y sonora, alguien detiene el aviso y la alarma permanece días o semanas sin ser solucionada. Desde una entrada de agua al tanque, un flotador bloqueado en el vástago, un sobrellenado y así hasta las casi 300 alarmas que nos da una sonda... El servicio CEI suele incluir la gestión remota de alarmas; una alarma en la consola es recibida en el sistema, analizada y comunicada si procede según el protocolo acordado. Con esto conseguiremos aumentar la productividad en nuestra estación y amortizar de verdad la inversión en sondas, ya que éstas no solo permiten no depender de las varillas para el control de inventario una vez calibrado el tanque e implementada la tabla en la consola (las calibraciones en el caso de Altereco, por ejemplo, son gratuitas), sino que proporcionan muchísima información sobre lo que ocurre dentro del tanque que, os recuerdo, no podemos ver.

Toda esa información puede ser leída por algunos sistemas CEI y los analistas gestionarán esos avisos evitando sorpresas y acelerando la resolución de problemas. Os invito a que realicéis en el mismo tanque -con cinco minutos de diferencia- tres mediciones con varilla: las tres serán distintas. Sin embargo, una sonda bien calibrada es una de las mejores inversiones que pueden hacerse, porque podréis comprobar que, realizando las tres mismas mediciones, el resultado será siempre idéntico.

Algunas de las alarmas que nos da el sistema van encaminadas a mejorar el mantenimiento y evitar tener mangueras paradas, con la consiguiente pérdida económica que eso conlleva. Por ejemplo, una alarma de bajo caudal en una manguera puede significar un filtro obstruido, algo que puede evitar averías en el motor del surtidor si lo solucionamos rápidamente. Lo mismo puede ocurrir con la de calibración de un medidor: el sistema puede detectar la misma evitándonos entregar combustible de más en cada suministro. Otra de las alarmas típicas es el drainback o retorno de combustible al tanque por la tubería de aspiración, lo que está indicando un problema en la válvula de retención o incluso podría tratarse de una fuga en dicha tubería. Como os he comentado, todos estos eventos ocurren en elementos de la instalación que no están a la vista pero que el sistema monitoriza directa o indirectamente.

Por sí solo, un buen sistema proporciona mucha información sobre el estado de las instalaciones, pero si además lo combinamos con otros sistemas domóticos existentes (Altereco ofrece como complemento opcional Ecomótica, servicio con el que se puede tener en tiempo real mensajes de error de surtidores, monolito -con cambio de precios en remoto-, gobierno de luces y sensórica, consumo eléctrico discriminado por circuitos y multitud de parámetros más) podemos alcanzar una dimensión absolutamente superior en el ámbito del mantenimiento de las instalaciones de la estación de servicio.

Y hasta aquí, las cinco razones que os prometí y que entiendo que suponen argumentos de mucho peso para implantar en las estaciones desde ya mismo el CEI independientemente de cualquier discurso estrictamente comercial que pudiera elaborarse. Realmente es un producto/servicio útil, que proporciona un valor añadido increíble desde el primer momento.

El coste mensual del CEI de Altereco (alrededor de 120 euros, si uno cuenta con los equipos necesarios, lo que es muy común en las actuales estaciones de servicio) se amortiza con las pruebas de estanqueidad, que no serán necesarias desde el instante en que se instale el sistema