Los centros sanitarios de Lyon apuestan por Carl Master para su gestión informática

El pasado martes 18 de octubre Carl Software, empresa especializada en soluciones informáticas de gestión del mantenimiento desde 1985, presentó la implantación de Carl Source Santé, el Carl Master, la herramienta informática para la gestión de los diferentes equipamientos de los centros hospitalarios de Lyon que se comenzó a llevar a cabo en el año 2004 con la definición y preparación del Proyecto de Mantenimiento.

A finales de los años 90, el aumento del volumen de las instalaciones técnicas, la heterogeneidad y la falta de estructuración de la actividad de mantenimiento fueron el embrión de la implantación de lo que al cabo de más de diez años se conocería como el GMAO, la gestión y el mantenimiento asistido por ordenador de las instalaciones de los diferentes hospitales especializados de Lyon. Según Bruno Cazabat, director de Asuntos Técnicos e Ingeniero General Hospitalario, “a finales de los años 90, la gerencia y los técnicos de dichos hospitales empezaron a realizar un exhausto estudio sobre el mantenimiento de las instalaciones de los centros después de una serie de incidentes como, por ejemplo, los cortes de electricidad que sufrió algunos de los centros en 1998 y 2000. Así que, como dice la famosa cita, es mejor prevenir que curar”.

Carl Source Santé

Ideal para el mantenimiento hospitalario, es una herramienta global de gestión que cubre todos los procesos, ya sean patrimoniales, financieros, normativos, de calidad, energías, planos y localizaciones geográficas, tanto a los equipamientos técnicos como a los dispositivos médicos explotados. Su objetivo es estar siempre presente al lado de los trabajadores, para ofrecerles la información necesaria para la elaboración y la aplicación de las correctas técnicas para solucionar cualquier adversidad que se presente dentro de las instalaciones de los hospitales. El programa informático utilizado integra las tecnologías de Internet más recientes, como: la Web 2.0., Java, XML, entre otros, haciendo posible una mayor sencillez en su uso y ofreciendo una mayor libertad de elección tecnológica, como incluso con el navegador Open Source.

El desafío

Con la aplicación del proyecto de mantenimiento, Carl Software desea contar con una herramienta adecuada para el uso diario, cumplir con los objetivos establecidos en lo que se refiere al monitoreo y la formalización y manejar el volumen, la distribución geográfica y de la diversidad del producto para cumplir los requisitos y limitaciones de todas las disciplinas técnicas de mantenimiento. Otro aspecto que quiere afianzar la empresa francesa es la proporción de un valor añadido para sus clientes.

El Proyecto de Mantenimiento se inició para establecer una herramienta que se compartiera entre los diferentes edificios hospitalarios con el objetivo de tener una base de datos compartida que facilitara la consulta de todas las instalaciones y también, para optimizar, unificar y racionalizar la supervisión del mantenimiento de todos los edificios. Para ello, la empresa francesa Carl Software ha desarrollado, durante más de una década, Carl Master, un programa informático presentado como el Proyecto Mantenimiento, el cual se ha organizado en dos fases. Entre 2004 y 2006 se crea el departamento Mantenimiento Explotación, con el fin de estructurar la organización del mantenimiento de los hospitales públicos de Lyon y con las misiones de asegurar las instalaciones técnicas y optimizar la gestión de mantenimiento. Y, a partir del 2006, dicho departamento pone en marcha una herramienta de seguimiento y pilotaje de mantenimiento: el GMAO (Gestión y Mantenimiento Asistido por Ordenador) Carl Master con el objetivo de enfrentarse al volumen, la tecnicidad del complejo hospitalario y garantizar la trazabilidad y el seguimiento necesario a la seguridad de las instalaciones. También, para racionalizar y homogeneizar la puesta en marcha, se encarga del seguimiento del mantenimiento preventivo, la simplificación y la unificación de la emisión, tratamiento y el seguimiento de las 80.000 solicitudes y peticiones de intervención anuales, referentes al mantenimiento del hospital. Por último, también lleva a cabo pilotaje racional del mantenimiento gracias a diversos indicadores de seguimiento de la actividad para optimizar las inversiones técnicas. En total se realizan 446 planes de preventivo activo y exhaustivo en las áreas de aire acondicionado y en las áreas de alto voltaje (el proveedor de la posible ejecución del programa), en el área de control y en los ascensores y las puertas automáticas activadas. Dicho plan facilita un mejor seguimiento consiguiendo una ejecución en un menor tiempo y menores costes económicos.

Los resultados

La aplicación Carl Master ha fortalecido el intercambio con los clientes de Carl Software y ha conllevado una mejora de la imagen de los servicios técnicos ofrecidos por la empresa francesa. Aproximadamente, el 70% de las solicitudes de trabajo han sido solucionadas en menos de 48 horas y el 80%, en menos de 72. También se han llevado a cabo un total de 100.470 órdenes de trabajo en 2010, incluyendo más de 30.000 generados por los servicios técnicos. Por otro lado, se ha conseguido una base exhaustiva de datos, con 46.972 puntos geográficos y 24.169 puntos de instalación.

La implantación del software en todas las instalaciones de los centros hospitalarios públicos de Lyon se organizó en diferentes grupos de trabajos: un experto ‘líder’ del proyecto, un grupo de proyecto GMAO, un comité directivo para validar las principales opciones y los diferentes grupos de trabajo por temas y secciones.

Las perspectivas

Seguir manteniendo el nivel de exhaustividad y precisión de la base de datos, ultimar la preparación de los planes de mantenimiento preventivo, finalizar la entrada de los informes de trabajo de todos los proveedores de Carl Software en su GMAO, continuar el trabajo para hacer las mejoras pertinentes del sistema a través de las líneas de solicitud de compra y actualizar la versión del software utilizado, del cual han facilitado aproximadamente unas 600 licencias del producto.

Durante la jornada, los asistentes pudieron hacer un recorrido por las diferentes instalaciones de los centros hospitalarios especializados en neurología Pierre Wertheimer, cardiología Louis Pradel y el de la mujer y de niños. La visita de las instalaciones, ofrecida en pequeños grupos, fue presentado por Hélène Nguyen, ingeniera de Mantenimiento y jefe de producto GMAO, la cual se encargo de mostrar el uso del programa de mantenimiento de todas las instalaciones con el nuevo software de Carl Software. En el tour, todos los visitantes pudieron presenciar las entrañas de los hospitales presenciando como se lleva a cabo los controles preventivos. En el hospital de la mujer y de niños se presenciaron las 45 instalaciones especializadas para la producción de frío, la plataforma de gases medicinales (responsabilidad de las farmacéuticas), las centrales de tratamiento del aire y los 3.000 ventilo-convectores, los circuitos de agua congelada y de calefacción y las 21 subestaciones de calefacción y de producción de agua caliente sanitaria. En lo que se refiere al hospital cardiovascular y respiratorio se visitó la sala de transporte neumático de los productos sanguíneos lábiles en bolsas de un solo uso, siendo el tiempo de traslado de 1 a 3 minutos. El recorrido finalizó en la central de energía del centro, ubicada en un edificio anexo, donde consta la sala de calderas con 3 unidades mixtas de gas/fuel, dos de 7.500 kW y una de 8.500kW.