El Lean puede allanar el camino en la transformación digital de las empresas

Las abundantes noticias que aparecen en los medios sobre la necesaria digitalización y transformación digital, los numerosos artículos en revistas profesionales, cursos o webinars, hacen difícil no sentirse ‘invadido’ o ‘desbordado’, pudiendo incluso llegar a generarse una inquietante duda si la estrategia de mi negocio o de mi empresa está lo suficientemente actualizada o si me puedo estar quedando atrás. Términos que hasta hace pocos años eran desconocidos, ya empiezan a formar parte de la jerga empresarial: Industria 4.0, Big Data, ‘machine learning’, inteligencia artificial, etc.

Es difícil no sentirse abrumado por la ola de la digitalización o transformación digital, incluso ya se han normalizado (y en ocasiones, se usan incorrectamente, como si lo importante fuera mencionarlos) conceptos como Industria 4.0, IOT, Big data, ‘machine learning’ o Inteligencia artificial.

Estamos en la era digital y se puede llegar a creer que hay que transformarse o desaparecer. Parece que sin digitalización no hay más posibilidades de progreso, sin digitalización no somos nadie, y que ya se va tarde, así que hay que empezar a digitalizar, da igual el qué y a toda velocidad.

En esta situación, algunos encuentran sosiego y se dan cuenta de que la transformación digital en sí misma no es el objetivo, es un camino, que correctamente recorrido puede llegar a convertirse en un pilar fundamental para la evolución de la empresa. Porque, ¿tiene sentido empezar a digitalizar, por ejemplo, procesos ineficientes, o en vías de extinción? ¿No es más fácil optimizar los procesos y enfocar los objetivos de manera clara antes de plantear una transformación, sea esta digital o no?

La digitalización, que de por sí es tan compleja y difícil, y necesita muchos recursos, puede llegar a parecer un fin en sí misma, cuando en realidad es un medio para llegar a un fin. La meta a la que precisamos llegar viene definida por la estrategia corporativa que establece cuáles son los objetivos y decide si el camino óptimo para alcanzarlos pasa o no por la digitalización, y si es así, qué parte y cómo.

La transformación digital representa un cambio profundo que afecta a toda la empresa y que, en ocasiones, se gestiona como si fuera un proyecto aislado, dirigido y ejecutado por el departamento de tecnología o de sistemas. Si el proyecto de transformación digital es tan estratégicamente decisivo para la empresa, tratemos de plantearlo de forma que aseguremos su éxito.

La digitalización afecta de manera directa a los procesos. Digitalizar no significa que haya que pasar al mundo digital todos los trabajos y tareas, de igual forma que hacíamos hasta ahora. De hecho, si tratamos de digitalizar todas las actividades, lo habitual es que tarde o temprano nos demos cuenta de que no se están obteniendo los resultados esperados por un enfoque incorrecto, llegando a tener que desinvertir parcialmente y volver a invertir para solucionarlo.

Si vamos a digitalizar procesos, empecemos por su análisis. Es posible que varios de nuestros procesos no hayan evolucionado en los últimos años, tratemos de optimizarlos antes de digitalizarlos. Digitalizar procesos ya simplificados es una de las garantías de éxito, y ayuda de forma muy importante a recuperar anticipadamente la inversión en digitalización.

Uno de los principales factores de fracaso en la digitalización es no ser consciente de la explosión de datos que potencia la transformación digital. IoT (Internet of Things, Internet de las Cosas) entre otras cosas nos ayuda a obtener datos de manera automatizada, por ejemplo, mediante sensores que controlan flujos de productos o paso de personas que nos proporcionarán una gran cantidad de datos.

Si no hemos hecho análisis previos para determinar qué información se necesita y cómo se va a obtener, cómo se va a actualizar o quién tiene que acceder, corremos el riesgo de vernos sepultados bajo una montaña de datos y el riesgo, es que además resulten ser de poco valor. Cuanta menos calidad tengan esos datos, mayores serán las barreras para conseguir extraer información útil, provocando una bajada de las ratios de eficiencia y eficacia en la organización.

Un proceso correctamente definido e implantado es la base fundamental de la digitalización, y Lean es la metodología clave para definir correctamente los procesos.

Quizás las empresas hayan visto en la digitalización una huida hacia adelante, una especie de varita que iba a ayudar a corregir todas las ineficiencias humanas, que va a permitir por arte de magia disponer de datos objetivos, limpios, automáticos, en el momento y seguros.

La metodología Lean es un factor de éxito, ¿cómo sus principios y técnicas pueden implementarse eficazmente?

1. Analiza tus procesos antes de digitalizarlos. Si utilizas los principios de gestión Lean:

a. Garantizarás así la visión global del proceso

b. Darás voz a todos los que intervienen

c. Discriminarás las actividades que no aportan valor, y podrás enfocar la digitalización en aquellas que sí aportan valor

d. Nivelarás adecuadamente las tareas y actividades en cada parte del proceso, y podrás anticipar lo que se espera de cada una de ellas

e. Determinarás indicadores efectivos de gestión y con ellos, los datos que tienen que soportar la información necesaria

f. Enfocarás la gestión visual, y podrás darle la potencia adecuada digitalmente

2. Aplica la forma de trabajar de Lean Thinking:

a. Observa de forma directa

b. Escucha

c. Analiza

d. Estandariza

e. Entrena y proporciona autonomía

f. Ejecuta

g. Mejora de forma constante

Ahora estás listo para digitalizar y plantear un objetivo: la aplicación de la metodología Lean te ayudará a mantenerte enfocado durante el proceso de cambio ya que has formado y preparado a tu equipo de base y a tu equipo directivo, sabes qué es lo esencial en lo que os debéis enfocar, habéis entrenado y conseguido un proceso estándar, y además ahora vais a poder medir lo que efectivamente os ha mejorado la digitalización. Y si algo no ha salido como esperabais, estáis en condiciones de discernir a qué se debe y cómo resolver con éxito la situación.

Una vez transformado el primer proceso, avanza con un segundo y observa cómo la experiencia del primer proyecto la facilita, cómo la interiorización de los principios de Lean se extiende poco a poco, pero de manera constante, por toda la organización.

Lean no es un ‘libro de recetas’, no es sólo un conjunto de técnicas y herramientas, es una forma diferente de ver y hacer las cosas, y por ello, en nuestra experiencia, el acompañamiento es muy efectivo si es cercano, pero no intrusivo ni sustitutivo, en el difícil equilibrio de enseñar a hacer y tutorizar los primeros pasos, y sobre todo durante las primeras crisis. La metodología funciona si se es persistente en la aplicación de la metodología, pero realmente es transformadora cuando se asume.