La correcta gestión de documentos en instituciones educativas
Konica Minolta advierte de los beneficios que la tecnología ECM aporta al personal docente y administrativo de cualquier institución educativa y como ésta mejora la productividad, la eficiencia y la calidad de los resultados del centro.
La tecnología ECM (Enterprise Content Management) garantiza la gestión coherente y eficiente de documentos, mejorando los flujos de trabajo de gestión documental. En este sentido, Konica Minolta asegura que la incorporación de un sistema de gestión de contenido puede significar el salto de calidad que coloque a cualquier institución educativa por encima de su competencia.
Los profesores necesitan soluciones que permitan reunir en un mismo fichero grandes cantidades de documentos procedentes de diferentes fuentes. Una herramienta sencilla que permita imprimir en papel o publicar en la intranet del centro educativo cualquier archivo destinado a sus estudiantes u otros compañeros. Según Konica Minolta, la tecnología ECM facilitará su tarea, sea cual sea la fuente documental, gracias a los sistemas de archivado, recuperación y compartición.
Según asegura Konica Minolta, la incorporación de un sistema de gestión de contenido puede significar el salto de calidad que coloque a cualquier institución educativa por encima de su competencia.
¿Ventajas? Disponibilidad de los datos para hacer consultas, informes y exportaciones, rápida recopilación de información mediante funciones de búsqueda y posibilidades de recuperación frente a catástrofes que garantizan la seguridad del material; además del establecimiento de reglas de acceso al material según funciones, incorporación de medidas de seguridad que protegen la propiedad intelectual de los documentos y aumento de la eficacia del personal.
Por su parte, el personal administrativo de un centro educativo necesita llevar el control de matrículas y expedientes de forma eficiente y segura. Una documentación que a veces se encuentra en papel y cuyo proceso de captura digital debe cumplir unos estándares de seguridad que respeten la confidencialidad de los datos personales. Según Konica Minolta, un sistema ECM permite aumentar la eficacia de cualquier centro educativo proporcionando servicios avanzados y de soporte al alumnado.
En este caso, las ventajas serían la seguridad y rigurosidad en el mantenimiento de los registros de los estudiantes, cacilidad para reunir información de diferentes fuentes y en distintos formatos en un único documento PDF/A, posibilidad de redactar información dentro de documentos PDF, facilidad para compartir y de colaboración entre usuarios y la función automática de búsqueda en cualquier formato.
