El buen gobierno en la Universidad: herramientas y objetivos

La organización universitaria está cambiando debido a varios factores, entre los que se encuentran los cambios en las culturas administrativas que exigen un mayor control en el funcionamiento de las organizaciones, en los modos de financiación de los modelos universitarios tanto públicos como privados –muy afectados por la reciente coyuntura económica- y en las exigencias de la sociedad y de los mentores en relación con la eficiencia y eficacia en la gestión.

Esta evolución está originando que se elaboren códigos de buenas prácticas y se implanten nuevos mecanismos de buen gobierno tanto en las universidades del ámbito anglosajón como en la Unión Europea y países asiáticos. En este contexto, la estructura de transparencia y buen gobierno que se adopte en la educación superior puede jugar un papel importante y diferenciador a la hora de fijar estrategias y conseguir objetivos, como aseguran los profesores de la Universidad de Granada autores del estudio ‘El gobierno corporativo de las Universidades: Estudio de las 100 primeras Universidades del ranking de Shanghai’.

Las instituciones universitarias están más obligadas que nunca a llevar a cabo actuaciones dirigidas a mejorar la eficacia administrativa y la eficiencia económica para alcanzar, como universidad, una posición más competitiva. El sistema universitario en su conjunto tiene el reto de abordar importantes e inaplazables tareas relacionadas con la transparencia y con el buen gobierno. Estos compromisos permitirán mostrar, al conjunto de la sociedad, la pertinencia de seguir apostando por invertir en intensificar la cantidad y la calidad de los servicios universitarios.

La Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas (CRUE) viene manifestando su compromiso con la rendición de cuentas a la sociedad española. A nivel institucional, son cada vez más las universidades públicas que muestran una transparencia informativa que excede de la estrictamente contable, a través de la aprobación, materialización y evaluación de sus respectivos planes estratégicos. Por su parte, entre los parámetros de transparencia que utilizan algunas universidades públicas del Reino Unido y Australia destaca la información de carácter institucional sobre gobernanza, la información de carácter financiero y la información sobre transparencia y liderazgo.

Una vez que las instituciones universitarias asumen la necesidad de establecer instrumentos de transparencia y buen gobierno, el siguiente problema con que se encuentran es la disponibilidad de instrumentos para llevarlos a cabo. La práctica de la transparencia y la responsabilidad se materializa en cuestiones como registrar y mostrar cómo se toman las decisiones, quién está implicado en las mismas y aplicar sanciones eficaces a aquellas personas que no siguen los estándares requeridos.

De este modo, un programa de buen gobierno en la Universidad debe:

• Servir para una mejor integración y responsabilidad de todos los implicados en el gobierno de la empresa.
• Servir para justificar –y obtener- los fondos adquiridos a través de mentores o, en su caso, de la inversión pública.
• Y, por supuesto, evitar la posible comisión de delitos, así como la imputación y la condenación penal de sus administradores.

Joao Claro, Country Manager eShare España.

Aunque no existe una norma escrita sobre lo que debe contener un programa de buen gobierno, sí podemos establecer algunas bases comunes. Lo primero sería definir los protocolos o procedimientos para la toma de decisiones y ejecución de las mismas, identificar las actividades susceptibles de comunicación pública y también aquellas que pueden relacionarse con la comisión de delitos que deben ser prevenidos.

Es importante, así mismo, disponer de los recursos adecuados para que el sistema sea viable, establecer sistemas de información de posibles incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento del modelo y definir un sistema disciplinario con sanciones adecuadas siempre que se detecte incumplimiento de las medidas definidas. El último paso sería realizar verificaciones periódicas del programa y posibles modificaciones.

Para establecer protocolos de buenas prácticas es fundamental avanzar en metodologías de compartir información en soportes digitales que permitan que todo el mundo maneje los mismos documentos en todo momento y que las modificaciones queden registradas. En este sentido, las implicaciones relacionadas con la seguridad en el tratamiento de la información son fundamentales.

También lo es el registro de quién toma las decisiones en el desarrollo de una reunión y quién es el encargado de ejecutarlas. Las conclusiones de las mismas deben ser registradas de manera que nadie pueda alegar desconocimiento u olvido de lo tratado. Las organizaciones capaces de integrar la tecnología en sus procesos de reuniones y toma de decisiones habrán dado un paso de gigante en materia de buenas prácticas.

En este sentido, las soluciones de software destinadas a la gestión de reuniones tienen como objetivo ganar tiempo y eficacia gracias a la facilidad de compartir la misma información en tiempo real –incluyendo los cambios sobre documentos abiertos-, de posibilitar el seguimiento de las tareas asignadas a los asistentes a la reunión y, además, como se ha dicho anteriormente, de constituir un elemento de cumplimiento normativo y buen gobierno al dejar constancia de las personas que intervienen en la toma de decisiones y ejecución de las mismas.

El buen gobierno en la universidad significa saber qué eres y por qué existes, significa aplicar normas, valores internos y hábitos que impliquen a toda la organización en prácticas de transparencia y colaboración. Desde un punto de vista práctico, significa, sobre todo, aplicar un sistema adecuado para asegurar que la gestión se realiza en un marco de responsabilidad transparente y que asegure el cumplimiento de la normativa. En el caso concreto de las organizaciones de educación superior tiene como consecuencia incrementar la confianza de los mentores y de la sociedad en su conjunto.

La universidad necesita un marco de responsabilidad que se perpetúe en el tiempo. Si los formularios, las actas de las reuniones y las grabaciones no existen o no son accesibles se rompe la cadena de la transparencia. Las organizaciones necesitan saber y poder mostrar donde se toman las decisiones y quién forma parte de ellas.

Si todas las resoluciones del consejo rector son digitalizadas documentalmente cuando alguien busca cualquier mención sobre un tema en concreto durante un tiempo determinado, lo puede encontrar con facilidad. Ésta puede ser una manera rápida y fácil de ver quién estaba al tanto de ese tema en concreto y cuál fue su papel en el mismo para depurar posibles responsabilidades y, en su caso, demostrar que en dicho caso concreto se siguió la normativa pre-establecida.

En definitiva, parecen gestos sencillos pero que suponen un paso de gigante en el avance hacia la transparencia y el buen gobierno en la educación superior y, en definitiva, hacia la confianza del conjunto de la sociedad en el sistema de educación superior.

'El gobierno corporativo de las Universidades: Estudio de las 100 primeras Universidades del ranking de Shanghái'. Jesús Mauricio Flórez-Parra, Mª Victoria López Pérez y Antonio Manuel López Hernández. Universidad de Granada. Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales. Departamento de Contabilidad y Economía Financiera.

http://www.mecd.gob.es/dctm/revista-de-educacion/doi/364259.pdf?documentId=0901e72b8182716f