Software empresarial, motor de la digitalización y la competitividad

La transformación digital no es solo un avance tecnológico, sino una estrategia clave que permite a las empresas adaptarse a los mercados globales, cada vez más competitivos. Este proceso exige un cambio de mentalidad y la transición hacia un entorno donde las tecnologías digitales innovadoras sean fundamentales para la gestión interna, así como para el manejo de la información y la comunicación. Esto, a su vez, impulsa tanto la productividad como la capacidad de competir.

¿Por dónde empezar? Es esencial contar con un sistema de gestión empresarial que centralice toda la información y actúe como base para integrar las diferentes tecnologías y sistemas necesarios para la automatización de los procesos. Un software empresarial debe ser una solución completa que actúe como eje central del funcionamiento de la organización.

Francesc Núñez, ERP Product Manager Wolters Kluwer Tax & Accounting España.

Como señala Francesc Núñez, ERP Product Manager Wolters Kluwer Tax & Accounting España, “la transformación digital es una herramienta clave para aumentar la productividad y la eficiencia en las empresas lo que se traduce en una grandísima oportunidad para la implantación de un software de gestión empresarial que nos ofrezca altas funcionalidades: automatización de procesos, integración con otras herramientas digitales, la gestión de datos en tiempo real o la posibilidad de trabajar en la nube”.

Con todo este escenario de cambios, en opinión de Wolters Kluwer, un software de gestión empresarial debería cubrir perfectamente tres áreas:

• Área de cumplimiento legal, cada vez más centrado en el momento de realizar la factura, ante lo cual es fundamental que cualquier usuario tenga plena confianza en la seguridad y precisión del software. Además, el sistema debe ofrecer agilidad en la gestión de las relaciones bancarias y optimizar los procesos de cobros y pagos, garantizando una integración fluida y eficiente con las entidades financieras.
• Área de cumplimiento de necesidades de los circuitos principales de la empresa. En función de la actividad de la empresa, es fundamental contar con un CRM, un sistema de gestión de stocks, un sistema de gestión avanzada de compras, de tarificación o de procesos de facturación.
• Área de relación con el asesor: es vital mantener una buena comunicación con el asesor fiscal, así como una estructura eficiente de comunicación con el exterior. En este sentido, es también muy importante contar con un software abierto y conectable que pueda integrarse a través de APIs con otros módulos o agentes externos que puedan ser requeridos, garantizando una operativa fluida y conectada.

Daniel López Paíno, director de la Unidad de Negocio de HCM en Iberia y Mid Market en España de Cegid.

Para Daniel López Paíno, director de la Unidad de Negocio de HCM en Iberia y Mid Market en España de Cegid, un software de gestión empresarial generalista debe incluir varias funcionalidades para optimizar las operaciones y mejorar la eficiencia. Como indica, las principales serían la gestión administrativa y laboral, que abarca contabilidad, presupuestos, facturación y nóminas, un CRM para manejar contactos, ventas y servicio al cliente, así como gestión de proyectos para la planificación y seguimiento de tareas. “Además, debe ofrecer análisis y reportes para la toma de decisiones informadas, así como automatización de flujos de trabajo para aumentar la eficiencia. Por otro lado, y dependiendo del sector al que nos dirijamos, será interesante que cuente con funcionalidades para la gestión de inventarios, que permite el seguimiento y control de existencias y órdenes de compra o, en el caso del sector servicios y más concretamente asesorías, un portal del cliente para la gestión de nuestra relación con los mismos y el intercambio de documentación. Por supuesto, la integración con otros sistemas, la seguridad y cumplimiento de regulaciones, y el acceso móvil y en la nube para trabajo remoto completan las funcionalidades esenciales”, añade López Paíno.

“Hay que tener también en cuenta que el software de gestión empresarial debería ser una herramienta completa, flexible y personalizable, por lo que la implantación y parametrización tendría que adaptarse al 100% a los procesos y actividades de la empresa. En este sentido, siempre que es posible recomendamos utilizar un software ERP especializado en el sector de actividad del cliente, porque incluirá módulos especiales para sus necesidades concretas, que le aportarán importantes ventajas competitivas”, comenta por su parte Justino Martínez Salinas, CEO de Zucchetti Spain.

Justino Martínez Salinas, CEO de Zucchetti Spain.

Carlos Esteve, director de Desarrollo de Negocio en Grupo Aitana-Opentix, resume las ventajas de un sistema ERP-CRM desde el Cloud: “los sistemas de gestión en la nube permiten el acceso desde cualquier ubicación, lo que es clave en un mundo de trabajo remoto. También reducen costes de infraestructura, ya que no se requiere hardware físico ni mantenimiento local, y permiten a las empresas aprovechar actualizaciones automáticas y continuas. Además, la escalabilidad es casi inmediata, lo que facilita a las empresas el adaptarse a un crecimiento rápido o fluctuaciones en la demanda. Sin embargo, hay retos importantes como la dependencia en la conectividad y los proveedores de servicio, y el cumplimiento de las normativas locales de protección de datos”.

Los sistemas de gestión empresarial basados en la nube (Cloud ERP) ofrecen a las organizaciones enormes ventajas estratégicas y operativas, “sin embargo, también existen desafíos y retos asociados, como la necesidad de mantener altos estándares de seguridad ante amenazas cibernéticas en constante evolución, y garantizar el cumplimiento normativo frente a las continuas actualizaciones legislativas. Además, se requiere una gestión rigurosa de los controles de acceso para asegurar la integridad y confidencialidad de la información crítica de la organización”, advierte por su parte Pedro Luís Ramos, director general de Aqua eSolutions.

Carlos Esteve, director de Desarrollo de Negocio en Grupo Aitana-Opentix.

Al implementar un ERP en la nube, es imprescindible enfocarse en la seguridad de los datos y la integridad del sistema. “Primero, debemos asegurarnos de que los datos estén cifrados tanto en tránsito como en reposo para evitar accesos no autorizados. Un buen ERP debe dar la opción de implementar autenticación multifactor (MFA) y definir roles y permisos para controlar el acceso. Por supuesto, deberá poder hacer respaldos automáticos y periódicos, y establecer procedimientos claros para la recuperación de datos en caso de pérdida”, señala Daniel López Paíno, Cegid. “Por otro lado, será interesante realizar auditorías de seguridad regulares que aseguren el cumplimiento de regulaciones y estándares relevantes, así como formar a los empleados en mejores prácticas de seguridad y realiza simulacros para evaluar la preparación. Finalmente, documentar un plan de respuesta a incidentes y realizar pruebas periódicas para garantizar su efectividad será una gran idea para proteges nuestra organización y sus datos críticos, concluye López Paíno.

En la misma línea, Pedro Luis Ramos, Aqua eSolutions, señala igualmente que la implementación de un ERP en la nube requiere especial atención en aspectos de seguridad, ya que se trabaja con información crítica. Los puntos clave a considerar incluyen: Cifrado tanto en tránsito como en reposo para proteger la información sensible; mecanismos de control de acceso y autenticación; sistemas de detección de intrusiones y monitoreo para identificar comportamientos anómalos o amenazas; cumplimiento de normativas locales e internacionales y políticas de backup automáticas y procedimientos de recuperación.

“Es necesario realizar un cambio de mentalidad respecto a la seguridad”, indica por su lado Francesc Núñez, Wolters Kluwer. “Históricamente, considerábamos la seguridad una capa de protección de nuestros sistemas, es decir, una herramienta que impedía que alguien pudiera acceder a nuestros sistemas sin permiso. Hoy en día, el concepto va mucho más allá: la seguridad tiene que formar parte de la cultura de la empresa. Esto quiere decir que todas las acciones diarias de los usuarios deben confrontarse también desde el punto de vista de la seguridad (la gestión de los emails, la navegación web, la relación con los teléfonos móviles, etc.), ” explica Francesc Núñez.

Para el portavoz, el argumento es aplicable también a los fabricantes de software, sobre todo en cloud, ya que la seguridad está en todo el ciclo de vida del producto, no solo como herramienta final de protección sino como concepción del mismo. “Cuando una empresa considere la implantación de un software, sobre todo si está en la nube, debe considerar la seguridad en todos los pasos de la implantación, empezando por la elección del fabricante y del implantador y asegurar que los aspectos de seguridad se cubren en todo el ciclo de implantación, aprendizaje y uso diario de la herramienta”.

Pedro Luís Ramos, director general de Aqua eSolutions.

Como indica Justino Martínez Salinas, Zucchetti Spain, las API’s son claves que permiten asegurar una interacción eficiente entre las aplicaciones heterogéneas que utiliza una empresa. La interoperabilidad es esencial para mejorar la agilidad operativa y garantizar un flujo de datos eficaz entre las distintas áreas de negocio. Sin ella, la digitalización no podría aportar las ventajas competitivas que supone una perfecta adaptación del software a las necesidades de la empresa.

En la misma línea, Francesc Núñez, Wolters Kluwer Tax & Accounting España, indica cómo actualmente, la interoperabilidad entre sistemas es fundamental para ofrecer al cliente una cobertura general de sus necesidades. “Los antiguos sistemas monolíticos están dando paso a un ecosistema en que las conexiones son múltiples. Estas conexiones dibujan una oferta más granular a los clientes, que pueden elegir o incluir software que ya usan con otros sistemas. Además, permite una mejor conexión con otros agentes como la AEAT, Seguridad Social, etc., que también están abriendo sus sistemas para que las relaciones sean mucho más fáciles y productivas para los usuarios”. Y añade, “una API no es más que una puerta de entrada a nuestro sistema, donde se pueden publicar las acciones que se consideren necesarias. El rol de las APIs es precisamente estructurar esta comunicación y permitir que cualquier interesado se pueda conectar a nuestros sistemas de una forma segura, estándar y fácil, manteniendo al mismo tiempo la independencia de su sistema”.

“Las API juegan un papel crucial en la interoperabilidad, que es la capacidad de los diferentes sistemas, aplicaciones y servicios para comunicarse eficazmente entre sí”, comenta por su lado José Antonio Calvo, Manager Consultant y Presales en Abas Ibérica (Grupo Forterro). En Abas ERP, se enfocan en 5 puntos clave que destacan la importancia de las API:

• Comunicación estandarizada: Las API permiten una integración fluida al facilitar una comunicación estándar entre los sistemas. Con el enfoque ‘low-code’, abandonamos las personalizaciones complejas para adoptar un lenguaje común con el IoT y otros ecosistemas.
• Reutilización de funcionalidades: No podemos ser expertos en todo, pero nuestras API permiten compartir y reutilizar funcionalidades clave, mejorando así la calidad y coherencia de los datos a través de los sistemas.
• Escalabilidad y flexibilidad: Gracias a las API, las actualizaciones de sistemas externos o “satélites” no interrumpen el funcionamiento del ERP, garantizando que la plataforma sea flexible y escalable a medida que las necesidades de la empresa crecen.
• Seguridad y control de acceso: Las API en Abas ERP están diseñadas con mecanismos de seguridad avanzados, garantizando que la comunicación y el acceso a la información se realicen de manera segura, protegiendo los datos críticos de la empresa.
• Además, las API juegan un papel clave en la conexión con la inteligencia artificial (IA). “En Abas ERP, estamos sentando las bases para aprovechar la IA a través de las API, que facilitarán la integración de sistemas inteligentes, ayudando a automatizar procesos y proporcionar análisis avanzados”.

José Antonio Calvo, Manager Consultant y Presales en Abas Ibérica (Grupo Forterro).

Un software de gestión flexible y vertical permite lograr un mayor grado de adaptación a las necesidades de gestión de la empresa y, en consecuencia, un mayor rendimiento y optimización de recursos.

“Aunque es cierto que los verticales permiten a las empresas adaptar sus sistemas a sus procesos específicos y a las particularidades de su sector, la personalización puede tener un impacto negativo en su escalabilidad, ya que las soluciones muy específicas se vuelven difíciles y costosas de actualizar y mantener”, advierte Carlos Esteve, director de Desarrollo de Negocio en Grupo Aitana-Opentix. “Esto, con el tiempo, limita su capacidad de crecer de manera flexible o integrar nuevas funcionalidades. Por tanto, es esencial equilibrar la personalización con la adopción de soluciones estándar, aprovechando plataformas que permiten cierto grado de configuración sin comprometer la capacidad de expansión futura. En definitiva, hay sistemas de gestión que han evolucionado mucho en este punto, facilitando la creación de capas funcionales específicas sin necesidad de modificación del ‘core’ del ERP, favoreciendo mucho la escalabilidad y actualización a futuro”, concluye Carlos Esteve.

"Los sistemas de gestión empresarial basados en la nube ofrecen enormes ventajas estratégicas y operativas, sin embargo, también existen desafíos y retos asociados”,  Pedro Luís Ramos,  Aqua eSolutions