Cuatro funcionalidades del ERP para irte de vacaciones tranquilamente

Lo cierto es que, muchas veces, se pasa por alto el papel de la automatización y la contribución del ERP para mejorar el estrés previo a las vacaciones. Con los procesos y tecnología adecuados para acceder y hacer seguimiento de la información crítica para el negocio, se simplifica la cobertura operativa y estratégica, incluso, mientras se descansa.

Ahora bien, como explica Pablo Couso, director comercial de Datisa, “las vacaciones son para descansar. Hay que desconectar para encarar el último cuarto del año. Pero, para que la desconexión no genere ansiedad, hay que estar seguro de que el software trabajará por ti. Y lo hará con la precisión necesaria para agilizar los procesos operativos, en los que intervenga.”

Son los procesos manuales y los sistemas desarticulados los que pueden hacer que la empresa descarrile, en un momento en el que hay menos recursos operativos para atajar la crisis. Por eso, desde Datisa apuntan a las funcionalidades clave del software ERP para que los responsables de las pymes puedan veranear tranquilos.

Una de las áreas más importantes de cualquier empresa es la de contabilidad y finanzas. Sin los procesos adecuados para hacer un seguimiento óptimo de las facturas o las cuentas pendientes de cobro y pago, el dinero se queda en una especie de “limbo”. Y, eso, afecta a los resultados. Y también, indirectamente, a la relación con los clientes. Un ERP contable permite automatizar los procesos de contabilidad. Y, actualizar en tiempo real las cuentas de clientes, el registro de los cobros y pagos, etc.

Comunicar y compartir información con los implicados en cualquier proceso es más sencillo. Por supuesto, también calcular automáticamente el destino de los costes en curso o la asignación proporcional de los gastos e ingresos. De esta manera es más fácil hacer un seguimiento exhaustivo del coste real de cada producto/servicio, así como los márgenes reales que genera. Todo a golpe de clic, incluso si se necesita un dato puntual, estando de vacaciones.

El ERP financiero, si opera en la nube, permite revisar la salud financiera del negocio, en cualquier momento y lugar. Se pueden enviar automáticamente las facturas a los clientes una vez que el pedido se registre como enviado o consultar el historial de los clientes para ver rápidamente los pedidos, las facturas y los pagos anteriores. Esto evita que el trabajo se acumule a la vuelta de las vacaciones.

La comunicación es clave en cualquier proceso comercial. Disponer de la información precisa sobre los clientes potenciales hará que las ventas avancen con más fluidez. Esto también se aplica al mantenimiento de las relaciones con los clientes. La idea es mantener o elevar su nivel de satisfacción para fidelizarlos. Sin embargo, estas acciones son, de verdad efectivas, si se mantienen en el tiempo. Y, para eso, la integración de ERP y CRM es la clave.

Cuando ERP y CRM operan en conjunto, se genera un único punto de entrada para gestionar todos los clientes. También las ventas potenciales. Como parte de las funciones que ofrece un ERP de contabilidad, la integración con el CRM facilita la creación de un registro de comunicación cuando, por ejemplo, el área de contabilidad envía una factura al cliente. Esto significa que, cuando los comerciales se van de vacaciones, todos los registros de su interacción con un cliente o potencial cliente se quedan registradas. Esto permite a otros empleados ponerse al día rápidamente sobre esas interacciones. Y hacer un seguimiento más acertado del proceso.

Esto no solo facilita que unos comerciales cubran a otros durante las vacaciones. También quiere decir que cualquier persona, con los permisos adecuados, puede ponerse al día rápidamente sobre el estado de las cuentas de clientes.

Puede parecer obvio integrar los sitios de comercio electrónico con el software ERP de contabilidad e inventario, pero hay muchas empresas que siguen introduciendo manualmente los pedidos de los canales online en los sistemas de gestión empresarial. Este proceso no sólo consume tiempo y es propenso a errores, sino que causa problemas cuando el personal que se encarga de registrar la entrada de pedidos se va de vacaciones. En cambio, la integración de todos los canales de comercio electrónico crea automáticamente un pedido en la solución ERP, eliminando por completo la necesidad de introducir datos manualmente.

Dependiendo del tipo de pedido, este proceso puede automatizarse aún más mediante la creación de workflows para enviar los pedidos que coincidan con criterios predeterminados directamente al personal del almacén para su recogida, embalaje y envío. Incluso en el caso de los pedidos que necesitan una revisión humana, sigue siendo más fácil y requiere menos tiempo que un empleado cubra esta función, que intentar encontrar a alguien que tenga tiempo para introducir los pedidos manualmente.

Cuando se trata de la gestión del almacén, es fundamental contar con el número adecuado de personas. Aunque un software de contabilidad e inventario adecuado puede ayudar a automatizar los procesos, no sustituye la necesidad de contar con personas que realicen la tarea manual de recoger, empaquetar y enviar los pedidos. De hecho, muchas empresas contratan personal de almacén adicional durante las temporadas altas para hacer frente a un aumento del volumen de pedidos.

En esta situación, y cuando se trata de cubrir las vacaciones de los empleados, un espacio de almacén bien distribuido y los procesos automatizados de recogida, embalaje y envío pueden marcar la diferencia. Unas ubicaciones de contenedores y estanterías correctamente etiquetadas facilitan que los nuevos empleados encuentren rápidamente el producto adecuado, sobre todo, cuando se combinan con listas de recogida organizadas según la ruta más eficiente, por ejemplo.

Las herramientas móviles de escaneo de códigos de barras permiten a los empleados escanear automáticamente los artículos durante el proceso de picking para identificar rápidamente cualquier error en su origen. Formar a los nuevos empleados en una tecnología de escaneado de códigos de barras fácil de usar es mucho más eficiente que dejarles descifrar notas manuscritas.