Las tres áreas claves de digitalización en la pyme

Sin duda alguna un motivo de la demora en la digitalización de la pyme puede ser la falta de recursos que ésta tiene frente a la gran empresa. La pyme tiene que hilar muy fino en cuanto a la dedicación de sus recursos pues no tiene la grasa “sobrante” que sí pueden tener las grandes corporaciones. Otra causa de demora en la transformación digital de las pymes es que éstas no tuvieron la urgencia tan marcada que muchas grandes empresas sí experimentaron para digitalizarse, ya que así lo imponía el volumen y tipo de sus clientes, operaciones y mercados.

Sin embargo, otro motivo por el que posiblemente las pymes no han abordado aún este tipo de proyectos es porque en algunos casos no existe una idea definida de lo que implica un proceso de transformación digital, de las ventajas que aporta y de los pasos que son necesarios llevar a cabo. Este artículo pretende aportar claridad en este aspecto y bajar a la tierra el concepto de digitalización dentro de la pyme.

Digitalizar una pyme significa adoptar tecnologías digitales para innovar de manera más rápida, colaborar más eficientemente y entregar mayor valor a los clientes con menor esfuerzo. Sin embargo, no debemos olvidar (aunque no es el foco de este artículo) que la digitalización implica también diseñar una estrategia y adoptar nuevas formas de pensar.

¿Y por qué es la digitalización una prioridad para la pyme? Básicamente porque trae consigo una serie de beneficios que impactan de manera directa en la cuenta de resultados. Entre ellos podemos mencionar:

• Mejora de la satisfacción de los clientes
• Mayor eficiencia y agilidad en los procesos de negocio
• Reducción de costes operativos
• La posibilidad de mejorar o desarrollar nuevos productos y servicios
• Y sobre todo, la posibilidad de adquirir más clientes

Hay tres áreas tecnológicas en las que debemos fijarnos para saber qué grado de digitalización tiene la empresa. Una vez que observemos el estado actual de esas tres áreas, debemos analizar entonces qué nivel de digitalización quiero alcanzar en cada una de ellas dadas las circunstancias actuales y los objetivos de mi negocio a corto, medio y largo plazo.

Las tres áreas de la pyme en las que debemos hacer este autodiagnóstico son las tecnologías de comunicación interna de la empresa, las tecnologías que optimizan la eficiencia y agilidad de los procesos de negocio y las tecnologías que me ayudan a conseguir nuevos clientes.

Tecnologías digitales que ayudan a mejorar comunicación interna.

Aquí nos detendremos poco en nuestro análisis pues ésta es hoy en día el área más desarrollada en las empresas. Hablamos de herramientas ya muy extendidas como las soluciones de videoconferencia, los chats internos y otras quizás menos desarrolladas como son las intranets, los portales del empleado y las redes sociales internas que ayudan a fomentar la comunicación y la cultura corporativa de la empresa.

Tecnologías digitales que optimizan la eficiencia y agilidad de la empresa.

En este caso hablamos de estandarizar y automatizar los procesos de negocio de la pyme mediante un sistema de información ERP. Un sistema ERP integra los datos y automatiza los procesos de negocio de la empresa en una única plataforma digital; desde las compras, la contabilidad, las finanzas, la fabricación, la logística, las ventas y los recursos humanos entre otros. De esta manera todos los departamentos y personas de la empresa trabajan de forma estructurada y fluida, con lo que se eliminan desperdicios habituales en la operativa de la empresa provocadas por exceso de tareas manuales, desconexión de procesos y disparidad de sistemas que afectan a la agilidad de la empresa, a la calidad del servicio al cliente y a los costes operativos.

Sin embargo, es importante remarcar en este aspecto el hecho de que hay diferentes tipos de ERP para pymes y que conviene disponer del más adecuado para cada negocio. Por regla general un sistema ERP para pymes ha de tener la adaptabilidad necesaria para que sea en todo momento un reflejo de las necesidades cambiantes de la pyme. Si las pymes se caracterizan por algo es por su flexibilidad y agilidad frente a las grandes empresas. Esto hace que estén en mejor disposición para satisfacer por ejemplo una de las demandas de los clientes actuales que es la personalización de los productos y servicios, es decir, la forma en la que quieren que se les entregue el valor comprado o contratado. El sistema ERP y la automatización de los procesos han de ser fácilmente configurables ante cualquier ajuste o innovación en la operativa de la empresa, ya que si no, aparte del coste de desarrollo que traerá consigo, incurriremos en meses de adaptación del sistema a cualquier nuevo requerimiento del negocio.

Otro aspecto importante es que el ERP que utilicemos esté basado en tecnología cloud, ya que así podremos operar nuestro negocio desde cualquier lugar, obtendremos una mejor escalabilidad del sistema según nuestras necesidades y tendremos una seguridad total de la información.

Tecnologías digitales que ayudan a captar más clientes.

Por último, tocamos el aspecto en el que sin duda más recorrido tiene para la pyme junto con el de los sistemas de información ERP, y es la adopción de tecnologías y métodos en marketing digital. Estas tecnologías proporcionan principalmente la posibilidad de captar más clientes, bien sea a nivel nacional o internacional.

No hablamos solo de disponer de una buena página web (lo cual no abunda), sino de todas las técnicas y tecnologías dirigidas a conseguir más tráfico hacia esa web y que posteriormente conviertan a oportunidades de negocio. En este caso hablamos de tecnologías y prácticas de SEO, PPC y en general todo lo relacionado a posicionar bien nuestra web en internet y conectar con nuestras audiencias.

Por otro lado, están también en esta área las técnicas de email marketing, sistemas CRM, herramientas de marketing automation, mobile apps, y otras que dependiendo de la actividad de la empresa aplicarán más o menos al negocio.

Ya por último, en la parte digital deberemos prestar atención en nuestra pyme a algo que está creciendo de forma notable entre las empresas como son las plataformas de comercio electrónico y los marketplaces, los cuales contribuyen significativamente al objetivo de expandir el negocio y captar más clientes.

En definitiva, todo lo anterior nos puede ayudar a plasmar una foto general de las soluciones digitales que necesita una pyme, crear un plan de ruta técnico sobre cómo se van a implantar dichas tecnologías, y seleccionar las personas y perfiles idóneos para la gestión de esas áreas digitales. Sin embargo, no olvidemos algo importante no relacionado con la tecnología; tendremos que conseguir también el compromiso de la dirección y la compra del proyecto por parte de los empleados de la empresa. Porque no hay proyecto de transformación digital exitoso que no requiera de liderazgo y de ganas cambiar.