Entrevista Erwan Basnier, Business Development Manager de Esker Ibérica

Nada volverá a ser como antes. Posiblemente en nuestra vida, pero de manera irrefutable, en la industria. Big Data, Machine Learning o Internet de las Cosas son realidades que ya están presentes en cualquier empresa y en cualquier sector. Será imposible mantenerse ajeno a esta convergencia de tecnologías que está en nuestro día a día pero que, sobre todo, está determinando la nueva Industria 4.0.

Con más de dos décadas de experiencia en el sector TIC y un extenso bagaje en proyectos de transformación digital, Erwan Basnier, Business Development Manager en Esker Ibérica, nos desvela las principales pistas de esta profunda transformación que no tiene marcha atrás.

No cabe duda de que 2020 ha deparado muchos cambios en nuestra vida, pero desde el punto de vista de la transformación, lo que ha hecho es adelantar y hacer más evidentes cambios que ya estaban ahí. En plena era tecnológica, la empresa que no contemple una estrategia digital en su plan de crecimiento se arriesga a quedar rezagada. En España, el 56% de los directivos califica el grado de digitalización de sus empresas como alto o muy alto, once puntos más que hace dos años. Pero aún hay un largo trecho por recorrer y aspectos que mejorar.

En esta y en cualquier situación, incluso de total normalidad, las soluciones digitales y el uso en la nube son fundamentales para asegurar la continuidad del negocio. Pueden ser configuradas e implementadas a distancia, en cualquier lugar del planeta, si los equipos que están detrás, instalando, pero también acompañando, están preparados para ello.

Por otro lado, otro estudio reciente de Euler Hermes pone de manifiesto que, cuanto mayor sea la digitalización de un país y de sus empresas, mejor preparados estarán para adaptarse y recuperarse en contextos como el de esta pandemia, poniendo en marcha procesos que, de otra forma, se hubieran paralizado. Estados Unidos, Alemania y Dinamarca figuran entre las mejor posicionadas, pero España ha avanzado hasta el puesto número 20, en el grupo de países con entorno más propicio para la digitalización, en términos de conectividad, tamaño del mercado, regulación, logística y conocimiento.

Desde el minuto uno y antes de que el Gobierno decretara el estado de alarma, todo el equipo de Esker abandonó las oficinas y nos fuimos a trabajar a casa. Nos adaptamos rápidamente a la nueva situación, preocupándonos de que el impacto sobre nuestros clientes fuera el menor posible. Para ello fue fundamental el hecho de estar preparados y habituados a trabajar en la nube. Para mí, personalmente, se trabaja muy cómodo desde casa, se aprovecha muy bien el tiempo…eso sí, hay que hacer un esfuerzo por mantener la cercanía con el equipo, por eso teníamos varias reuniones a la semana para paliar la sensación de aislamiento.

Aquí entra de nuevo en juego la importancia de la nube, que permite que nuestras soluciones pueden ser configuradas e implementadas a distancia, sin que nadie tenga que desplazarse, en cualquier lugar del planeta.

Así, de hecho, durante el período de confinamiento hemos realizado dos proyectos íntegros completamente a distancia: en los Laboratorios Zambon y Sandoz.

Se trata departamentos que podríamos decir que han vivido sepultados por el papel. Ese ha sido uno de sus grandes desafíos, porque se traduce en procesos ineficientes, costosos en tiempo y dinero, y que, en el contexto actual, serían imposibles de llevar a cabo en remoto. Para los directores de contabilidad, posibilitar la continuidad de las operaciones sólo ha sido posible eliminando los procesos manuales, y se han dado cuenta de que deben hacerlo ya para siempre. Y no es sólo cuestión de asegurar que se mantenga el flujo de caja en la empresa: automatizar los procesos de cuentas por pagar con soluciones potenciadas por la IA es la forma más efectiva de empoderar a sus trabajadores remotos, incrementar la eficiencia y generar un entorno de trabajo más productivo para el departamento y con sus proveedores.

Los proyectos de transformación pueden ser desafiantes incluso en circunstancias ideales, pero la actual crisis de salud global ha agregado un nuevo aspecto de complejidad. Sin embargo, ahora pueden ver que, gracias a la tecnología de video y teleconferencia, es relativamente fácil replicar virtualmente el hecho de estar cara a cara con los clientes. Además, no es raro que los miembros del equipo ya estén trabajando de forma remota; por lo tanto, los negocios se pueden realizar de la misma manera que si estuviéramos en la oficina o in situ con ellos. Hay que reseñar, no obstante, que la capacidad de los proyectos para avanzar con poco o ningún aplazamiento se basa en gran medida en la correcta implementación y en la capacidad de involucrar a los propios usuarios en el proceso. En definitiva, en las capacidades técnicas y humanas del proveedor de la solución.

Pero es posible que también me lo pregunte por los empleos. Y hay que dejar muy claro que la digitalización viene a mejorar el trabajo de las personas, a sustituir las tareas repetitivas y propensas a errores, y que los profesionales de los departamentos administrativos puedan dedicarse a funciones de más valor. De hecho, creo que ese supuesto miedo ya se empieza a perder, y un estudio reciente de Cotec refleja que ya la mayoría de los españoles creen que el cambio tecnológico será capaz de crear nuevos empleos en reemplazo de los que se destruyan. Son un 50,2%, cuando en 2019 lo pensaba el 48%, y la tendencia debería consolidarse en los próximos años.

La inteligencia artificial está en nuestras vidas, la utilizamos incluso sin darnos cuenta, y ya ha llegado a las empresas, desde la fabricación a los procesos de contratación, gestión de pedidos o relación con proveedores. No sólo en la automatización de tareas, sino a la hora de facilitar datos y análisis para tomar decisiones de negocio, apuntalar la seguridad de los datos…

Cuando hablamos de IA en las relaciones B2B cabe pensar soluciones basadas en redes neuronales que aprovechan los datos acumulados de millones de documentos. Mediante tecnologías de Deep Learning, estas soluciones son expertas en extraer datos de documentos - pedidos de clientes o facturas de proveedores-, con altísimos niveles de reconocimiento y precisión.

En general, la IA viene a mejorar la velocidad y la precisión del procesamiento de documentos al eliminar tareas repetitivas. Y gracias a las analíticas, que detectan anomalías y predeciden resultados, se pueden tomar decisiones en tiempo real, basadas en datos fiables. Pero la clave es la alianza entre las personas y la tecnología.

Por nuestra parte, hemos creado Synergy, nuestro sistema de IA en la nube, que emplea una combinación de tecnologías inteligentes como Deep Learning, Machine Learning y Teaching, para alcanzar un alto porcentaje de reconocimiento de documentos con respecto a tecnologías tradicionales basadas en un simple OCR. Gracias a que Esker ha sido pionero en cloud, la tecnología de IA ve multiplicada su eficacia al integrarse en una amplia red neuronal en la nube que permite lograr un reconocimiento inmediato de documentos y de datos.

Ambas tecnologías se complementan y se unen para lograr una automatización óptima y más potente de procesos documentales o de procesos de negocio. La IA permite optimizar la captura, clasificación y procesamiento automático de datos provenientes de documentos (pedidos, facturas, pagos, etc.), logrando unas altas tasas de reconocimiento inmediato, mientras que las tecnologías RPA permiten automatizar ciertas tareas repetitivas como el enrutamiento o el archivado de documentos. La combinación de IA y RPA permite a su vez eliminar ciertas tareas manuales y mejorar la satisfacción en todos los aspectos de los empleados; ofreciéndoles la oportunidad de realizar más tareas de valor o de análisis. En definitiva, contribuyendo a crear un ecosistema colaborativo y más eficaz en todas las aristas del negocio: : empleados, proveedores, clientes…

Además Sinergy, podríamos citar las tecnologías de reconocimiento facial aplicadas al reconocimiento de documentos para optimizar su tasa de reconocimiento; Anomaly Detection, aplicada a los documentos EDI entrantes que a menudo presentan anomalías; nuestra solución de Cash Allocation, con uso de IA para sugerir escenarios de reconciliación de pagos con las facturas; o los análisis de predictibilidad aplicados a la gestión de pedidos y/o de facturas (international Invoice coding).

Por otro lado, me gustaría hablar de la funcionalidad de clasificación de tipo de consultas o tipo de documentos (Inquiry Management). Actualmente, en nuestra solución del ciclo O2C, gracias a IA, somos capaces de detectar y clasificar si un email recibido es un pedido, una consulta de precios, de disponibilidad, etc.… En breve tendremos esta funcionalidad para la solución de Aprovisionamiento (P2P), que facilitará el tratamiento de la documentación de los proveedores. Estamos trabajando también en el cotejo entre un contrato y unas facturas.

Podríamos hablar de URSA, una empresa del sector de materiales de construcción que ha dotado de mayor eficiencia tanto a su ciclo de aprovisionamiento como a su proceso integral de relación cliente (pedidos y facturación), mediante soluciones de digitalización basadas en IA. Por otra parte, Elix Polymers, una firma española especializada en polímeros, ha mejorado la satisfacción de su red de proveedores gracias a una gestión de sus pagos más ágil e inteligente. Agua Mineral San Benedetto ha mejorado la eficiencia de su cadena de suministro, gracias al mejor servicio que ofrece a sus proveedores, con información precisa sobre las facturas pendientes de pago. En el sector de automoción, el Grupo Domingo Alonso eliminó el papel gracias a la digitalización, con lo que mejoró significativamente su imagen y consiguió simplificar el trabajo administrativo. Otro ejemplo es Feu Vert, la cadena de servicio y venta de repuestos y accesorios para el automóvil, que agilizó el pago de más de 240.000 facturas al año.