Nuevas formas de trabajar: un reto que las compañías deben afrontar

Con la llegada de la pandemia global en la que todos estamos sumidos, una gran parte de los trabajos han seguido llevándose a cabo desde los domicilios de los trabajadores, aunque de un modo más o menos precario dependiendo de las circunstancias de cada organización.

El teletrabajo lleva entre nosotros desde los comienzos de los procesos de digitalización de las empresas. El principio del teletrabajo, de hecho, data de 1973, cuando un empleado de NASA usó un equipo de telecomunicaciones para trabajar desde casa, a lo que se le denominó “telecommuting”, aludiendo al fenómeno de commuting, generalizado en EEUU y que es el desplazamiento del hogar al lugar de trabajo, mayoritariamente en coche.

Una vez que las tareas corporativas se transforman desde los procesos analógicos hasta los digitales, la ubicación desde la que se lleva a cabo una tarea que no precise de un contacto físico con ningún “asset” de la empresa deja de ser relevante, depositando el peso de los flujos de trabajo en aspectos como los servicios y aplicaciones sobre los que se desarrolla una actividad, la conectividad o la seguridad de las comunicaciones.

En resumidas cuentas, todo aquel trabajo que se puede hacer delante de una pantalla de ordenador es susceptible, a día de hoy, de convertirlo en teletrabajo. Gracias a ello, con la llegada de la pandemia global en la que estamos sumidos, una gran parte de los trabajos han seguido llevándose a cabo desde los domicilios de los trabajadores, aunque de un modo más o menos precario dependiendo de las circunstancias.

Lo que en un principio parecía una medida provisional, está confirmándose como una modalidad de trabajo que ha llegado para quedarse, con todo lo que ello conlleva. Entre otras consecuencias, está el cambio de orientación que están llevando a cabo de forma urgente muchas de las empresas que ofrecen herramientas de productividad para la empresa.

Quizás más que un cambio de orientación tengamos que hablar de un cambio en el peso que el teletrabajo tiene dentro de las organizaciones, porque herramientas como Teams de Microsoft no son nuevas ni mucho menos, pero han visto incrementada su adopción de forma meteórica en los meses que han transcurrido desde marzo de 2019.

El estudio de BCG y KRC para Microsoft muestra que se ha pasado de un 15% de empresas con políticas de teletrabajo hace tan solo un año, a un 76% en Europa y un 83% en España. Y todo ello derrumbado un mito o un temor que se ha tenido tradicionalmente como asociado al trabajo no presencial: es este estudio se habla de que, en Europa, según 8 de cada 10 directivos encuestados, el teletrabajo ha traído asociada un productividad igual o mayor, y se ha visto que el teletrabajo es un factor importante para retener talento. Concretamente un 56% de los encuestados opina así. En España, esta cifra asciende al 76%.

Otros estudios, como el realizado por VMWare, 'The New Remote Work Era: Trends in the Distributed Workforce' (La nueva era del trabajo remoto: tendencias en materia de fuerza laboral distribuida), muestran que el 65% de los empleados siente una mayor presión para seguir conectado más allá del horario laboral habitual cuando se utilizan modalidades no presenciales de trabajo. Un efecto colateral poco positivo que muestra que los directivos y empresarios también tienen que adecuar su visión a los escenarios de teletrabajo y olvidarse de priorizar la “telepresencialidad” por encima de la productividad.

Mientras el teletrabajo sucede, y sigue sucediendo a pesar de los intentos recientes por volver a la presencialidad, abortados por la segunda oleada de la pandemia, que ha llegado prácticamente de un mes para otro, las empresas que ofrecen herramientas de productividad han enfocado sus esfuerzos y estudios hacia el perfeccionamiento y la optimización de sus herramientas y plataformas de trabajo remoto.

Microsoft es una de estas empresas, y recientemente ha publicado los resultados de un estudio en el que se detallan aspectos relevantes sobre esta tendencia convertida de un día para otro en una nueva normalidad. De hecho, Microsoft habla de conceptos como la innovación y la productividad en un mundo laboral híbrido, donde la presencialidad y el trabajo remoto conviven de forma natural y fluida en un continuo sin costuras.

La realidad de este nuevo mundo de trabajo híbrido se refleja en estudios como el que ha realizado Boston Consulting Group para Microsoft y KRC Research para Microsoft. Como cimiento para el desarrollo de una plataforma de trabajo híbrida, este estudio ofrece una visión sumamente detallada del escenario de teletrabajo que se ha planteado desde marzo de 2019. Esta visión, obtenida a partir de consultas realizadas a escala europea a más de 9.000 directivos y empleados de empresas con más de 250 trabajadores arroja luz sobre las modalidades de trabajo que han ido consolidándose durante estos meses, que en muchos casos han sido fruto del ensayo y error y fruto de la necesidad más que de un plan orquestado de un modo sólido y robusto.

Este estudio de BCG y KPG para Microsoft muestra un panorama donde hasta un 95% de los directivos considera que es necesario adaptar las formas de trabajo a la nueva situación. Depende del sector concreto que haya unanimidad en este punto, pero la adopción de un nuevo modelo de trabajo parece que es una prioridad.

No se trata, sin embargo, del todo o nada. Pasar tiempo en la oficina sigue siendo importante como parte de la dinámica de trabajo. Es posible que muchos de los que en un principio soñaban con un trabajo completamente remoto hayan cambiado de opinión en las semanas que hemos vivido un confinamiento estricto, todo sea dicho. El informe habla de que a los trabajadores les gustaría pasar al menos un tercio de su tiempo fuera de la oficina.

Si bien se ha visto que el teletrabajo no hace que la productividad disminuya, sí que pone en peligro otros aspectos esenciales para las organizaciones, como la innovación o la cohesión de los equipos de trabajo. Si el roce hace el cariño en lo emocional, el roce hace el equipo en lo profesional. Y la innovación surge cuando las personas se sienten parte de ese equipo y se piensa en fórmulas para que la organización progrese.

Según este informe, “el teletrabajo trae asociado tres retos muy relevantes: mantener la cultura empresarial, cohesionar los equipos y lidiar con una cantidad cada vez mayor de silos”. Y es una realidad que se refleja con datos concretos. Los resultados de un estudio similar de Microsoft de hace un año indicaban que el 56 % de los directivos europeos y el 73 % de los españoles, pensaban que sus empresas eran innovadoras en cuanto a productos y servicios básicos. En el estudio actualizado a día de hoy, el resultado arroja una cifra menos optimista, disminuyendo esta percepción al 40 % de los directivos europeos y 41 % de los españoles.

En el estudio, Microsoft ha identificado algunas claves para que la productividad se mantenga alta, al tiempo que se fomente la innovación y se proteja a los empleados. La autonomía de los equipos es una de ellas. En un entorno remoto, da vértigo dejar en manos de los empleados la gestión responsable de su tiempo y recursos. Presencialmente se tiene la (falsa) sensación de tener a los equipos bajo control, pero remotamente se tiene la (falsa) sensación de que los equipos están fuera de control.

Sin embargo, las empresas que destacan en productividad e innovación son aquellas que confieren más autonomía a sus equipos de trabajo y empleados para que realicen su tarea del mejor modo para lograr sus objetivos. Un 57% de los empleados de las empresas más innovadoras se siente con libertad para tomar decisiones frente al 33% de las empresas menos innovadoras. En España estas cifras son del 67% y el 35% respectivamente. En las empresas innovadoras, el 75% de los empleados tiene la sensación de que si se equivocan no va a pasar nada, frente al 51% en las empresas menos innovadoras, cifras que en España son del 58% y el 39% respectivamente.

También es importante que los empleados no se vean abrumados por peticiones constantes de interacción, o por peticiones discrecionales, que no dejan tiempo de calidad a los empleados para concentrarse en una tarea. Si las interrupciones se suceden sin tener claro cuándo van a suceder, se perjudica la concentración. Fomentar la atención plena es un aspecto que hay que tener en cuenta en escenarios de teletrabajo. Funcionalidades como "No molestar” tienen que estar integradas en la cultura empresarial sin que ello suponga una falta de confianza hacia los empleados.

Los responsables de los equipos están detrás de la adopción de estas estrategias, además de enfrentarse al reto general de dirigir a sus empleados mientras se trabaja remotamente o en escenarios híbridos en los que algunos empleados trabajan en la oficina y otros en su casa. Un 61% de los responsables de equipo admite que no ha aprendido a delegar ni a dar “cancha” a sus equipos en teletrabajo. En España esta cifra es del 58%. Se echa de menos una formación específica orientada a estos profesionales, en forma de mentoring o coaching.

El estudio muestra que después de la pandemia, el 65% de las fuerzas de trabajo usarán un modelo híbrido, y un 18% de ellas usarán un modelo completamente remoto. Entre otros efectos colaterales, este estudio muestra que el trabajo remoto fomenta que disminuya el absentismo y eventos relacionados con incidencias familiares pueden resolverse sin dejar de realizar nuestra tarea, por ejemplo.

Los empleados, al mismo tiempo, también obtienen beneficios del teletrabajo. Un 99% de los empleados reconoce beneficiarse de al menos un aspecto relacionado con el trabajo en su domicilio.

Con todo, más de dos de cada tres compañías están en un momento muy inicial de progreso en las metodologías de teletrabajo hasta alcanzar la madurez necesaria como para que no hay carencias relevantes en las dinámicas de trabajo. El estudio define cuatro categorías de empresas dependiendo de su implicación en el trabajo remoto: Leaders, que ya han adoptado modalidades robustas de trabajo híbrido incluso antes de la llegada de la pandemia y la usan para acelerar la transición hacia ese mundo híbrido. Performers, que son las empresas con una visión clara de trabajo remoto y cuentan con modelos, procesos y herramientas para habilitarlo. Passives, que son empresas que reconocen las virtudes del trabajo remoto y están implementado modelos a partir del impacto del COVID-19. Reluctants, que son las empresas que no ven beneficios en el trabajo remoto ni siquiera tras verse afectadas por el virus.

Muchas de las empresas europeas aún están en una etapa temprana de adopción del teletrabajo, como se ve en el gráfico.

Por sectores, el tecnológico es el más maduro, mientras que el sector de la salud o el sector público están a la cola de la adopción de fórmulas de trabajo remoto.

Esta métrica está alineada con el porcentaje de tiempo que los encuestados esperan que se dedique a trabajo remoto en cada sector de actividad después de la pandemia global. El sector tecnológico está por encima de la media, con un 43%, mientras que el sector de la salud se queda en un 27%.

El estudio de Microsoft incluye un modelo de plataforma con siete dimensiones: Visión, modelos de trabajo remoto, habilitadores en el plano de los recursos humanos, soluciones tecnológicas y la infraestructura tecnológica. Tener claros los motivos por los que se quiere introducir un modelo de trabajo híbrido es fundamental para definir la plataforma óptima y define si el centro del modelo será el trabajador o la gestión jerárquica, por ejemplo. También es fundamental para definir roles y modelos de trabajo híbrido dependiendo de variables como el tiempo que se dedica a trabajar fuera de la oficina o el grado de flexibilidad que se da a los empleados.

El balance entre estas variables dependerá de cada empleado y puesto. Hay posiciones que pueden desarrollar la actividad con más independencia, otras no. Aspectos como la motivación de los trabajadores o incluso sus necesidades de interacción son clave para asignar estos roles.

La preparación para usar herramientas remotas de trabajo es otra variable. Los empleados consideran que un 75% de ellos está preparado para usar estas herramientas, mientras que para los managers solo un 41% de sus empleados estaría preparado.

La pandemia global ha obligado a adoptar de forma precipitada herramientas como Teams de Microsoft o Zoom de Google. Durante el pasado año, el uso de Teams se ha triplicado con más de 75 millones de usuarios diarios. El número de participantes en reuniones de Zoom ha crecido más de 39 veces y el tiempo que se invierte en videoconferencias se ha multiplicado por diez.

Las ventas de portátiles de empresa crecieron un 70% en el segundo trimestre de 2020 comparado con el mismo periodo de 2019. El objetivo último es el de crear un único espacio de trabajo híbrido entre lo físico y lo virtual a través del tiempo y es espacio. El conjunto de herramientas tecnológicas y elementos funcionales se muestra en la siguiente ilustración.

Otros estudios realizados por empresas como HP (https://www.virtualdays.es/) coinciden en lo fundamental. El estudio sobre la Evolución de la Fuerza Laboral que ha llevado a cabo HP en seis países (España, Estados Unidos, Reino Unido, Alemania, Francia e Italia) muestra que el 71% de los españoles cree que es esencial formarse para seguir siendo competitivos y el 47% considera que trabajar de forma flexible y la dotación de herramientas tecnológicas son el mayor incentivo para trabajar en una compañía.

Además, se deja patente que las empresas, si bien apoyaron el teletrabajo, no dotaron a los equipos de herramientas necesarias para llevarlo a cabo y dos de cada tres empleados tuvieron que comprar o actualizar los equipos por su cuenta en EE UU y uno de cada dos en Europa.

“Esta situación ha cambiado el futuro del trabajo para siempre, acelerando una transformación prevista a cinco años vista y que ha afectado de la noche a la mañana a todo tipo de organizaciones, desde las más poderosas, a las pymes e incluso a los propios individuos", señala Inés Bermejo, responsable del negocio de Impresión en la Región Sur de Europa de HP. “Es más importante que nunca, no sólo invertir en la última tecnología, sino también en las habilidades de nuestros profesionales, ya que su agilidad y capacidad de adaptación al cambio serán lo que impulse nuestro futuro como sociedad y como país".

La pandemia global, por otro lado, ha disparado la alarma en muchos trabajadores, que empiezan a ver la importancia de la formación continuada en habilidades tecnológicas del tipo “soft skills”. En España esta alarma ha llegado a un 67% de los trabajadores de tipo 'White collars' o de oficina. Uno de cada dos empleados cree que esta nueva forma de trabajar demanda nuevas habilidades.

Esta nueva normalidad también es una oportunidad para algunos colectivos como los más jóvenes. Según comentaba Inés Bermejo, casi un 50% de los millennials quieren utilizar este aprendizaje para lanzar su vida profesional y poder emprender, mientras que 1 de cada 3 está pensando en crear su propia empresa.

En cuanto a la adopción del teletrabajo, el estudio muestra la improvisación y la urgencia de este primer momento. Solo un 15% de las empresas europeas han dado pautas de seguridad a los profesionales para trabajar fuera de la oficina. El 35% de los profesionales en España indica que su empresa no está lista para acometer el cambio a digital y carece de canales de comunicación digitales. El sentimiento de desconexión de la cultura empresarial es un denominador común de este informe con el de Microsoft y uno de cada tres empleados en Europa lo cree así. El reto de fomentar la cultura empresarial fuera del espacio físico de la oficina es también común a ambos estudios.

Inés Bermejo puso en valor la experiencia de HP como un caso de éxito en la adopción del teletrabajo. Como empresa tecnológica que es, ya tenía el teletrabajo integrado en la cultura empresarial, aunque el COVID-19 ha hecho que su adopción sea más generalizada. La propuesta de valor de HP de cara al trabajo en un entorno híbrido cuenta con una variedad de opciones: “desde dispositivos preparados con las últimas innovaciones tecnológicas, oferta de servicios relacionados con aplicaciones empresariales y de seguridad, con las cuales las empresas tratan de seguir con el funcionamiento normal de la actividad, sin que esta se vea afectada por la distancia, así como equipamiento on demand en función de las necesidades de los empleados y clientes, soluciones colaborativas que permitan la coordinación y la conexión entre equipos, clientes y proveedores; así como toda las soluciones y herramientas encaminadas a asegurar la privacidad y la seguridad de la organización.”

Los detalles concretos sobre España dentro de este estudio se pueden encontrar aquí:

Si de algo ha servido esta pandemia es para que se pierda el miedo al teletrabajo. La necesidad ha obligado a que se adopten, de un día para otro, modalidades remotas para desarrollar nuestra actividad profesional. De un modo improvisado y con carencias en muchos aspectos, pero ha funcionado.

Los estudios realizados por Microsoft o HP muestran los claros y oscuros de esta adopción, pero la balanza se inclina hacia el lado “favorable”. Otros estudios como el realizado por VMWare resume muchas de estas virtudes: “el 69% de los empleados entrevistados piensan que, desde que comenzaron a trabajar de manera remota, las relaciones personales con sus colegas han mejorado, el 67% se siente más confiado para hablar en reuniones por videoconferencia y el 63% asegura que su nivel de estrés ha disminuido. El estado de ánimo ha mejorado (28%) y la productividad de los empleados ha aumentado (30%). Además, un 59% admite que es más fácil atraer talento de primer nivel, en especial en el caso de los padres y madres que trabajan (82%) y de los candidatos pertenecientes a minorías (67%). En lo referente a la generación de nuevas ideas, el 69% está de acuerdo en que ahora la innovación llega desde más lugares dentro de la empresa que antes”.

La captación y retención de talento es otro aspecto que sale bien parado por la adopción del teletrabajo. La flexibilidad o la gestión del tiempo son aspectos que muchos profesionales talentosos demandan y están por encima incluso del salario.

Este estudio también refuerza un punto fundamental: la actitud de los empresarios: Según el doctor Carl Benedikt Frey, director del programa sobre el futuro laboral en la Universidad de Oxford, “para que las organizaciones adopten plenamente la modalidad del trabajo desde cualquier lugar, los directivos tienen que dejar de centrarse en los inputs y focalizarse en los resultados, siempre dentro de un entorno de confianza mutua. Encontrar el equilibrio perfecto será clave para asegurarse de que los empleados se encuentren motivados y puedan mostrar toda su creatividad en un entorno propicio”.