Cómo salir de un entorno propietario y no morir en el intento

Todos nacemos con dos hombros que nos sostienen en la vida para poder llevar la cabeza bien alta. Pero a veces la vida nos puede, y necesitamos ese otro hombro de la persona amiga, de la pareja fiel, del experto cualificado que nos sirva de refugio y nos ayude a superar un mal trance, como salir de un entorno propietario y buscar una alternativa que satisfaga todos los intereses.

Mejor que tener muchos clientes en cartera, buenos y motivados empleados o una cuenta de resultados saneada, mejor si cabe para cualquier empresa sería, sin duda, tener una bola de cristal para ver su futuro a medio y largo plazo. Y de esta manera, vislumbrar cómo cambiarán las reglas de su sector, de su negocio y de su entorno, para poder realizar una planificación estratégica adecuada de sus recursos y sus necesidades.

Evidentemente, esta absurda ensoñación no conduce a ninguna parte, pero refleja la angustia que se vive pendiente siempre de un hilo ante la necesidad de acertar en la adaptación a un entorno tecnológico complejo y vertiginoso, uno de los retos más importantes e inaplazables a los que se enfrentan las empresas de cualquier tamaño, actividad o antigüedad que quieren seguir en la brecha.

La forma de funcionar tradicional de las empresas respecto a la adopción de las tecnologías de la información y las comunicaciones necesarias para funcionar se suele resumir atendiendo a dos criterios básicos: o bien se crea un departamento propio de desarrollo, que internamente trabaja en crear programas de gestión de empresas personalizados y a medida para todas las necesidades de la empresa; o bien se subcontrata el departamento entero a través de una consultora externa de la que depende la adecuación continua del negocio a los retos que se plantean.

La decisión no es sencilla ya que, si bien la segunda opción de externalizar podría parecer que ayuda a estar siempre ‘a la última’, con unas cuotas negociadas cada ejercicio (opex) que en general son elevadas pero que no conllevan obligaciones laborales aún más caras, la sensación de pérdida de control sobre datos sensibles relacionados con el negocio hacen que muchos directivos no vean con buenos ojos esta alternativa, en especial si afecta a su propio departamento o al core business.

A cambio, tener un equipo interno de TIC que realice desarrollos a medida, algo que podría parecer la solución óptima, también acaba pasando factura si no se cuenta con apoyo firme por parte de la dirección para su evolución. Muchas empresas ya tienen bastante con trabajar en el día a día de aquello que supone la base de su negocio y no le dedican suficiente tiempo, equipo y recursos a este departamento para su evolución y sí para su mantenimiento estancado, que tradicionalmente se ha visto siempre como un gran gasto necesario y no como una inversión.

Esto tiene una consecuencia muy clara: las empresas realizan grandes inversiones iniciales en personal preparado y recursos físicos (capex), pero pronto se agotan no pudiendo adaptarse a la velocidad que los tiempos requieren en temas clave como la movilidad, Cloud Management, gestión de clientes, Business Intelligence, lo que supone una importante y a veces definitiva pérdida de oportunidades en una transformación digital a medias y muy lejos de la internacionalización.

Si la inversión inicial se ha quedado corta y no hay presupuesto para su renovación, malo. Los procesos y equipos quedan tan obsoletos que aparte de poder servir de atrezzo de alguna serie de inspiración ochentera, poco más aportan. Es engañarse poner filtros de color delante de una pantalla en blanco y negro; tienes un televisor analógico de cuando el mundial de Naranjito, y por mucho adaptador TDT, sigue siendo una tele obsoleta con euroconector que no vale más que para el vídeo VHS y no para la PS4. Es como obligar ir a pedales a todo el equipo en plena era de la alta velocidad.

Y en medio de esto hay que encontrar la tercera opción, aquella que sigue permitiendo a la empresa ser la dueña de sus datos, de sus decisiones y contar con un equipo interno fuerte y de confianza. Y esa vía intermedia pasa por buscar un aliado, que complemente al departamento interno, proporcione potencia y tecnología de última generación, aporte agilidad y una nueva manera de colaborar, con el único interés de sumar para el mejor resultado final.

En los negocios, como en la vida misma, también debemos buscar ese tercer hombro donde hallar comprensión y entiendan nuestras necesidades, ofreciéndonos confianza y la mejor solución para seguir adelante cuando nos encontramos sobrepasados. Por suerte existen soluciones que encajan a la perfección en esta visión mixta. En algunas de ellas, la apuesta pasa por aportar un ERP con plataforma flexible y un enfoque postmoderno, que permita tener una amplia gama de módulos específicos a su alrededor para añadir las piezas que se requieran de manera sencilla y transparente.

La diferencia con este tipo de ERP es que está diseñado desde cero para ayudar a los usuarios a adaptar fácilmente el sistema a sí mismos, a fin de reflejar los cambios del negocio u operacionales en curso. El éxito consiste en encontrar ese socio que ayude a los responsables internos de la empresa a evolucionar continuamente las funcionalidades y a integrar diversas herramientas para mejorar, de forma ágil y flexible, aquellas peculiaridades propias de su actividad en el frontend, de manera que pueden poner en producción y explotar tanto el legacy como nuevos modelos digitalizados de negocio, realistas y escalables, en menor tiempo y además con mayores facilidades de actualización.

Las ventajas de esta tercera opción son muchas. Por un lado, al reducir costes, eliminando el tiempo que se dedica al desarrollo de aplicaciones administrativas de backend obligadas para cualquier empresa (contabilidad, fiscalidad, nóminas), pero que a veces no añaden valor al negocio. Por otro, al poder estar siempre actualizado a los últimos cambios legislativos y disponer de herramientas para el usuario final que le dan capacidad de personalización y autoservicio, y descargar así de trabajo a sus compañeros del departamento TIC.

Un socio que permite todo esto, permite aprovechar todas las oportunidades del mundo digital sin necesidad de grandes inversiones, solo buscando alguien capaz de realizar la mejor reforma de una sólida casa victoriana, aprovechando la fuerza de sus cimientos, y reconvertirla en un edificio vanguardista y moderno, inteligente y preparado para anticiparse a los retos del futuro, esos que nunca se ven en la bola de cristal.