Procesamiento centralizado de documentos: la digitalización lo requiere
Por Manuel Pulido Jr., Country Manager Compart Iberia
Los expertos coinciden, estamos ante una nueva etapa del procesamiento de los documentos de empresa. El cambio ha venido dado por la irrupción de nuevas plataformas tecnológicas surgidas de la experiencia online y digital de los clientes. Éstos son quienes determinan el formato y el canal por el cual recibir sus comunicaciones y documentos, ya no son las empresas y organizaciones quienes deciden, ahora el protagonista es el receptor.
Además, la proliferación de dispositivos digitales y hardware especiales están permitiendo la ubicuidad de los clientes, quienes apuestan por obtener un equilibrio entre la movilidad y la utilidad de las aplicaciones a fin de obtener información y datos en cualquier lugar y momento del día.
Con todo ello, podemos decir que la digitalización ha traído un nuevo rumbo a los documentos y su forma de llegar hasta los clientes. Antes, los departamentos de marketing, administración y comerciales, por ejemplo, eran los encargados de poner en marcha las comunicaciones dirigidas hacia los consumidores y usuarios con su consiguiente desunificación en criterios y formatos. La realidad nos hace ver que la centralización se impone. ¿Esto qué quiere decir? No podemos llegar a nuestros clientes si no elaboramos una estrategia unificada de envíos que eliminen la diversificación de los formatos y puedan centrarse más en los contenidos.
Una era digital para el procesamiento de los documentos
Ahora las organizaciones dan mayor importancia a esta función -el procesamiento de los documentos- dada la relevancia que ha tomado el cliente no sólo como centro de los objetivos de negocio, sino como determinante de la forma en la que quiere recibir los mensajes. Es un hecho que grandes compañías de todos los sectores están enfocando sus estrategias a una plataforma que centralice las comunicaciones siempre con el objetivo de llegar de forma eficaz a los clientes. ¿Qué implica ello? El desarrollo de los nuevos canales digitales ha traído consigo la necesidad de cumplir con normativas, asegurar la calidad y analizar más en detalle las comunicaciones para que éstas lleguen exactamente al cliente con los objetivos planificados cumplidos. En ello se basa el éxito.
Un software de gestión y procesamiento multicanal es el soporte ideal para todo ello. La nueva era digital conlleva la adaptación a una serie de funciones que ningún profesional del procesamiento de las comunicaciones puede ya eludir. Las reglas del juego han cambiado y ahora hay que asumirlas. Para ser competitivos necesitamos estar permanentemente en contacto con el cliente y la tecnología nos apoya con soluciones específicas. Sin ir más lejos, una estrategia multicanal supone para una compañía un incremento de hasta el 48% de sus ventas, según informes de consultoras. Igualmente supone incrementar la satisfacción del cliente en más del 36% y aumenta el beneficio de los negocios alrededor del 25% (Forrester Research).
Debemos abarcar aquellos canales que sean más beneficiosos para nuestros clientes: aplicaciones específicas, email, web, apps, chats, redes sociales, servicios de voz, etc. Al aumentar la complejidad se hacen necesarias las herramientas de software que proporcionen una centralización para unificar criterios, ofrecer la mayor calidad y en definitiva, que nos ayuden a adaptarnos a los nuevos retos que seguirán trayendo consigo durante los próximos años la digitalización de los formatos y las comunicaciones.
