9 maneras de ahorrar tiempo en el trabajo
Redacción Protección Laboral25/05/2017
Dicen que el tiempo es oro. Y, por suerte o por desgracia, eso acaba siendo verdad demasiadas veces. Sobre todo en el terreno laboral. Así que hoy os traemos una serie de trucos para ahorrar tiempo en el trabajo y ya de paso para aprender a ahorrárselo también a nuestros compañeros.
La clásica To-Do List. Hoy en día hay incluso aplicaciones específicas para ello. Pero algunos somos del bloc de notas y el boli de toda la vida. De la manera que sea, ir apuntando nuestras tareas pendientes y tacharlas cuando las tengamos acabadas nos ayudará a planificarnos, a organizar mejor nuestro trabajo y a no olvidarnos de nada. Podemos hacerlas diarias o semanales. Pero es importante marcarse objetivos con periodos de tiempo para cumplirlos. Realistas, eso sí.
Lo importante se asocia a las consecuencias y lo urgente a las fechas límite. Si bien con lo urgente no disponemos del mismo tiempo, con lo que es importante debemos llevar un ritmo sin pausa pero sin prisa. De manera que, cuando se nos convierta de verdad en urgente, tengamos el trabajo empezado.
En la medida de lo posible, organizarnos el horario según el tipo de trabajo que tengamos. Por ejemplo: tareas más pesadas y que requieran más esfuerzo intelectual, mejor por las mañanas y los primeros días de la semana. Obviamente, a cada cuál le funcionan mejor unas horas o unos días en concreto. Hay que saber encontrar nuestro horario óptimo para hacer cada cosa.
Nos ayudarán a tener más energía cuando nos reincorporemos y a ser más productivos. Si nos organizamos las tareas con listas y con horario adecuado para cada tipo de ellas, encontraremos los momentos idóneos para realizar un pequeño descanso que nos renueve.
Es de cajón pero no vemos por qué no recordarlo. No significa que no podamos mirarlo al hacer algún descanso breve. Pero si estamos pendientes a menudo, a la que nos descuidemos, no habremos acabado la tarea que teníamos prevista para esa mañana.
Perdemos demasiado tiempo en reunirnos para comunicar cosas que simplemente podríamos escribir. Escribir una serie de tareas e instrucciones o hacer peticiones puede ir mucho más rápido por escrito.
Asimismo, generamos demasiados e-mails para cosas que tampoco tienen tanta importancia. Cadenas de “Gracias” con un “Responder a todos” u otros temas que no incumben a la mitad de personas en CC inundan nuestras bandejas y las de nuestros compañeros. Si no cumplimos con este punto, tampoco será eficaz el anterior.
No es eficiente ir a medio gas con todo, por lo tanto, no lo es hacer más de una tarea a la vez. No tardarás menos porque no estarás suficientemente concentrado para ninguna de ellas.
Para eso, conviene tener criterio sobre qué es importante de verdad. No podemos tener contento a todo el mundo porque, si lo hiciéramos, no terminaríamos nunca nuestras tareas.
Puede que algunas sean de sentido común, pero nunca está de más recordarlas, ¿verdad? Seguro que nos hemos dejado alguna, así que dejamos el espacio de comentarios para que completéis nuestra lista.
Hacer listas de tareas
La clásica To-Do List. Hoy en día hay incluso aplicaciones específicas para ello. Pero algunos somos del bloc de notas y el boli de toda la vida. De la manera que sea, ir apuntando nuestras tareas pendientes y tacharlas cuando las tengamos acabadas nos ayudará a planificarnos, a organizar mejor nuestro trabajo y a no olvidarnos de nada. Podemos hacerlas diarias o semanales. Pero es importante marcarse objetivos con periodos de tiempo para cumplirlos. Realistas, eso sí.
Diferenciar entre urgente e importante
Lo importante se asocia a las consecuencias y lo urgente a las fechas límite. Si bien con lo urgente no disponemos del mismo tiempo, con lo que es importante debemos llevar un ritmo sin pausa pero sin prisa. De manera que, cuando se nos convierta de verdad en urgente, tengamos el trabajo empezado.
Fijar un horario para cada tipo de tareas (si se puede)
En la medida de lo posible, organizarnos el horario según el tipo de trabajo que tengamos. Por ejemplo: tareas más pesadas y que requieran más esfuerzo intelectual, mejor por las mañanas y los primeros días de la semana. Obviamente, a cada cuál le funcionan mejor unas horas o unos días en concreto. Hay que saber encontrar nuestro horario óptimo para hacer cada cosa.
Tomar breaks
Nos ayudarán a tener más energía cuando nos reincorporemos y a ser más productivos. Si nos organizamos las tareas con listas y con horario adecuado para cada tipo de ellas, encontraremos los momentos idóneos para realizar un pequeño descanso que nos renueve.
Silenciar el móvil
Es de cajón pero no vemos por qué no recordarlo. No significa que no podamos mirarlo al hacer algún descanso breve. Pero si estamos pendientes a menudo, a la que nos descuidemos, no habremos acabado la tarea que teníamos prevista para esa mañana.
¿Esta reunión puede ser un e-mail? Escríbelo
Perdemos demasiado tiempo en reunirnos para comunicar cosas que simplemente podríamos escribir. Escribir una serie de tareas e instrucciones o hacer peticiones puede ir mucho más rápido por escrito.
¿Ese e-mail es necesario? No lo escribas
Asimismo, generamos demasiados e-mails para cosas que tampoco tienen tanta importancia. Cadenas de “Gracias” con un “Responder a todos” u otros temas que no incumben a la mitad de personas en CC inundan nuestras bandejas y las de nuestros compañeros. Si no cumplimos con este punto, tampoco será eficaz el anterior.
Las personas no somos “multi-tasking”
No es eficiente ir a medio gas con todo, por lo tanto, no lo es hacer más de una tarea a la vez. No tardarás menos porque no estarás suficientemente concentrado para ninguna de ellas.
Aprender a decir NO
Para eso, conviene tener criterio sobre qué es importante de verdad. No podemos tener contento a todo el mundo porque, si lo hiciéramos, no terminaríamos nunca nuestras tareas.
Puede que algunas sean de sentido común, pero nunca está de más recordarlas, ¿verdad? Seguro que nos hemos dejado alguna, así que dejamos el espacio de comentarios para que completéis nuestra lista.
