Reforzar la organización con un SGA avanzado e integrado (SGAA) con el resto de soluciones

Los fabricantes de alimentos y bebidas están sujetos a una presión constante para equilibrar las limitaciones de tiempo, dinero y personal. Estas limitaciones afectan tanto a las funciones de producción como de distribución. Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) ofrece capacidades básicas de gestión de almacenes que todos los fabricantes ya han implantado en cierta medida. A medida que el fabricante evoluciona y amplía su oferta de productos y aumenta en número de clientes, la limitación de recursos se vuelve crítica. Conforme aumentan clientes y productos, los retos de gestión en la cadena de suministro también aumentan, y crece la necesidad de disponer de un sistema de gestión de almacenes (SGA) más sofisticado. Se necesita soporte informático para las funciones avanzadas del SGA, como la entrada y ubicación dirigida, la rotación de existencias basada en fechas de “consumo preferente”, y la preparación optimizada (picking), etc. siempre con el objetivo de lograr el 100% del nivel de servicio a clientes.

Una solución de SGA (SGAA) se convierte en una tecnología “obligada” para los fabricantes de alimentos y bebidas que busquen convertirse en líderes de mercado. Muchas veces, los fabricantes dan un primer paso y adquieren un SGA para el área de distribución pero queda “aislado” del resto del negocio, por lo que no se soluciona la globalidad del problema. Solamente si se integra el SGA con la solución ERP existente es posible aprovechar las verdaderas ventajas de mayor visibilidad, trazabilidad y productividad. El SGA integrado les permitirá llegar a ser líderes de mercado dentro de su vertical.

El inventario es la columna vertebral de la cadena de suministro de cualquier fabricante de alimentos y bebidas. Un SGA integrado proporciona visibilidad precisa y en tiempo real del inventario, reduciendo la pérdida de producto caducado. Esto se consigue equilibrando las necesidades de los clientes que necesitan los envíos para el mismo día que emiten el pedido (datos capturados en el sistema ERP) con una rotación eficiente del inventario y la selección de lotes atendiendo a la fecha de expiración (que se gestiona desde el SGA). El SGA integrado proporciona el repositorio central de información clave que necesitan los directores de operaciones para tener plena visibilidad sobre la demanda futura y las entregas pendientes, para reducir la probabilidad de que se produzca un exceso de existencias.

El SGA integrado también permite optimizar el uso de áreas de almacenamiento y ubicaciones en el área de distribución del almacén de producción. Un almacén más eficiente y mejor aprovechado puede eliminar la necesidad de recurrir a costosos almacenes externos de terceros. De este modo, se acortan los ciclos para la tramitación de pedidos, puesto que los pedidos se envían desde la empresa productora. El SGA integrado gestiona el almacenamiento de materia prima aplicando reglas de colocación en estanterías y en productos terminados optimizando la preparación de pedidos (picking) adaptadas a cada planta. Además de ahorrar espacio, un almacén mejor organizado también reduce la exposición accidental a alérgenos potenciales y a contaminaciones cruzadas. Finalmente, el SGA integrado proporciona información sobre la productividad del almacén a nivel de los empleados, lo que permite facilitar los procesos de planificación, clasificación y carga de camiones de salida. En pocas palabras, la implantación de un SGA integrado no solo permite conseguir un inventario más preciso y mejor gestionado, sino que también reduce los costes de distribución, aumenta la rentabilidad y mejora el servicio al cliente.

La ley Food Safety Modernization Act (FSMA) y otros reglamentos industriales han propiciado el desarrollo de funciones más rápidas y precisas de trazabilidad para la retirada de productos en malas condiciones. Esta es una condición indispensable para la actividad empresarial. En el marco de la FSMA, la Food and Drug Administration (FDA) tiene autoridad para solicitar una retirada obligatoria de producto. La mayoría de sistemas ERP instalados en empresas de alimentación y bebidas soportan la funcionalidad de retirada voluntaria de productos. No obstante, el sistema ERP podría no tener plena visibilidad sobre toda la cadena de suministro. Con un SGA integrado, las capacidades de retirada de productos llegan hasta el proveedor que puede estar planeando la entrega de otras partes del lote sospechoso (visible en la nota de envío avanzada) y hasta el centro de distribución que mantiene el resto del lote correcto acabado.

El SGA integrado mantiene el historial detallado de cada movimiento, desde la llegada de la materia prima hasta el envío del producto acabado. Este sistema central se vuelve indispensable durante las retiradas de productos, cuando la empresa debe saber rápidamente qué productos de qué fechas y en qué ubicaciones deben ser devueltos. Asimismo, la FDA exige que todos los números de lote afectados por la retirada sean comunicados a sus oficinas en un plazo de 60 minutos desde la petición. La transmisión electrónica de informes desde el SGA integrado reduce drásticamente el riesgo de incumplimiento.

La implementación de un SGA integrado puede mejorar las eficiencias del personal de almacén midiendo e informando de cada tarea individual (clasificación, movimientos de ubicación, preparación de pedidos) dentro del almacén. El SGA integrado ofrece formas avanzadas de gestión de tareas, incluida la selección de la siguiente mejor actividad para un empleado basada en factores definidos por el usuario. El SGA integrado coordina la actividad del almacén asociando las capacidades del personal (tipo de carretilla elevadora que pueden usar) con la prioridad del trabajo (preparación en altura o en suelo). El SGA integrado también ofrece inteligencia de ubicaciones, permitiendo tener en cuenta la proximidad física a la hora de asignar tareas en un pedido determinado y a un trabajador concreto. Cuanto mayor es la planta y más tareas hay en cola, mayor es el potencial de mejoras de productividad que puede aportar el SGA integrado.

Las empresas que implementan un SGA integrado suelen registrar una reducción anual de los costes de personal de almacén cercana al 30%, puesto que los plazos de entrega se reducen considerablemente. En muchos casos, la productividad a largo plazo mejora no solo por la funcionalidad de la aplicación, sino por los cambios posteriores realizados a la implantación aplicados en la operativa y flujo del almacén. Los cambios de procesos de entrada en almacén, movimientos de ubicación y preparación de pedidos se traducen en un uso más eficiente de los equipos mediante rutas más eficientes de las carretillas. Una vez instalado el SGA integrado, es posible aplicar tecnologías avanzadas de gestión de tareas dirigidas por voz, reduciendo así la cantidad de procesos en papel y procesos manuales proclives a errores.

Sin embargo, el mejor indicador de las ventajas derivadas de la implementación de un SGA es la capacidad de operación del sistema valorada en términos de satisfacción de clientes. Cuando las ventanas de entrega son cortas, cualquier pequeño descuido o error de cálculo puede afectar al nivel de servicio. El SGA integrado reduce los errores humanos, garantizando que los productos que compra el cliente no solo estén en stock, sino que tengan suficiente vida útil. El SGA integrado organiza los pedidos dentro del sistema ERP, controlando los envíos realizados desde el SGA. El SGA integrado mantiene al cliente informado enviando avisos automáticos sobre el estado de los pedidos para incluir el número de seguimiento del envío, de modo que se creen y cubran las expectativas correctas sobre la entrega. Estas conexiones se traducen en una mayor satisfacción del cliente, y además en costes más bajos de la atención al cliente, puesto que los avisos automáticos reducen la cantidad de llamadas de clientes que desean conocer el estado de sus pedidos.

Todos los fabricantes de alimentos y bebidas han pasado por el proceso de implementar un sistema ERP para gestionar sus necesidades, desde la captura de pedidos hasta la tramitación de pagos en efectivo. Las capacidades básicas de gestión de almacenes de su sistema ERP suelen satisfacer alrededor del 75-80% de sus requisitos de distribución. La brecha restante se cierra mediante procesos manuales o, en algunos casos, con la implementación de un SGA autónomo. Sin embargo, en un sector de grandes volúmenes y márgenes bajos, como el de los alimentos y bebidas, una capacidad satisfactoria del sistema no es suficiente para empresas que desean ser líderes de mercado. Las soluciones aisladas no son la respuesta. Lo que se necesita es una integración total del sistema ERP con el SGA para obtener un sistema de gestión de almacenes avanzado (SGA integrado).