Elimina los errores humanos derivados de la complejidad de los movimientos de mercancía

Ubicada en La Pobla de Claramunt (Barcelona), Sofamel es una de las empresas líderes en cuanto a la fabricación y comercialización de productos y componentes eléctricos de conexión, seguridad y protección eléctrica. En la actualidad, ofrece una de las gamas más amplias de artículos existentes en el mercado que comercializa a través de una extensa red comercial que cubre toda la geografía nacional.

En 2005, la compañía decidió implantar una solución que le permitiera automatizar la gestión de sus almacenes con el fin de agilizar los procesos logísticos, aumentar su calidad de servicio incrementando el nivel de satisfacción del cliente y asegurar la trazabilidad de los productos de la firma.

Con este planteamiento Sofamel optó por la implantación del Sistema Automático de Gestión de Almacenes de AS Software, una solución que desde entonces le ha permitido gestionar en tiempo real y de forma on line todos los flujos de información procedentes de sus operaciones logísticas e integrarlos en su sistema de gestión empresarial (ERP) mediante el uso de terminales de radiofrecuencia.

Uno de los principales objetivos del proyecto fue asegurar la correcta trazabilidad del producto en el servicio al cliente. Minimizar los errores humanos derivados de la complejidad que conllevaba la movilización de grandes cantidades de códigos de productos diferentes con apariencia similar, fue una de las principales necesidades de la compañía.

Hasta ese momento, Sofamel no disponía de un sistema automatizado que garantizara la trazabilidad, algo vital para la firma que lo gestionaba de forma manual lo que provocaba que los usuarios de almacén cometieran los típicos errores humanos y habituales en este tipo de proceso.

Tampoco disponía de un stock caótico de las ubicaciones. Por el contrario, su logística se basaba en un sistema de ubicación fija, en el que el producto se encontraba ubicado en un sólo lugar, que obligaba a que el artículo estuviera siempre en la misma ubicación, no siendo este sistema el más óptimo en cuanto a la posibilidad de aprovechamiento de la capacidad del almacén.

Gracias a la implementación del Sistema Automático de Gestión de Almacenes, Sofamel consiguió controlar la trazabilidad, incrementando al máximo el nivel de fiabilidad en la entrega de productos correctos al cliente y obtuvo una mayor productividad en todos los procesos de expedición de pedidos. Precisamente, respecto a este último punto, Sofamel también logró mediante la implantación del SGA una reducción de los tiempos de servicio de las expediciones.

Para ello a través del Sistema Automático de Gestión de Almacenes y la integración con su ERP consiguió agilizar las rutas de recogida minimizando los tiempos a través de la informatización de todos los procesos que afectaban al almacén y la utilización de terminales de radiofrecuencia. Éstas, hoy en día, son utilizadas por Sofamel en todos los procesos comprendidos entre la fase de recepción y expedición de productos agilizando así las rutas y recogidas. Asimismo, también se ha logrado la reducción de los tiempos de servicio, en gran parte, al integrar en el sistema, y de forma totalmente transparente para el usuario, un almacén automático de bandejas (MegaLift). Este sistema de almacenaje en altura, compacto y totalmente automático ha permitido a Sofamel agilizar las expediciones además de optimizar su capacidad de almacenaje.

Uno de los éxitos de la implantación radicó en dar respuesta a la necesidad de Sofamel para reabastecer el almacén de expediciones automático garantizando que siempre hubiera material disponible para expedir la mercancía demandada

Esto es posible gracias a la plataforma interior del almacén automático, que controlada informáticamente, lleva al usuario de forma rápida y precisa la mercancía necesaria para la expedición. Para ello, desde el ERP se envía a dicho almacén las necesidades de expedición agrupadas por producto. De esta forma, si varios pedidos comparten un mismo producto se realiza una única búsqueda, optimizando el circuito.

Otro de los éxitos de la implantación radicó en dar respuesta a la necesidad de Sofamel para reabastecer el almacén de expediciones automático garantizando que siempre hubiera material disponible para expedir la mercancía demandada. Y es que el almacén automático se nutre del material de un almacén externo donde el producto se encuentra paletizado.

Conseguir optimizar el proceso de llenado del almacén automático (reposición) fue así uno de los grandes logros del proyecto. Para ello se buscó el nivel de stock óptimo por el que Sofamel ha conseguido que sea rentable sacar mercancía del almacén automático. De este modo, si el cliente le solicita un palet completo no hace una reposición en el almacén automático para expedirlo desde el mismo, sino que directamente lo expide desde el almacén de palet. De esta forma, las expediciones se preparan desde dos orígenes distintos (almacén de palet y almacén automático) y se integran con la expedición final en un único albarán.

El circuito logístico comienza con las recepciones de compras o de producción donde se etiquetan todos los productos recepcionados. Posteriormente se realiza la reposición de productos. En este proceso el terminal de radiofrecuencia indica al usuario si el producto debe ir al almacén Megalift o bien al almacén de expediciones en función de las necesidades de cada uno. Una vez reubicado el material, puede ser trasladado al almacén de producción o enviar a un taller externo para su tratamiento.

Respecto al proceso de expediciones, el comercial entra un pedido que es automáticamente redirigido al almacén para su tratamiento. El pedido puede ser tratado en dos fases según se encuentre el material solicitado: en caja cerrada o unidades sueltas. La expedición de caja cerrada o unidades sueltas afecta al hecho de donde va a ir el operario a buscar el material. El almacén Megalift trabaja con unidades sueltas y el almacén principal con cajas cerradas. Dependiendo de las unidades que tenga el pedido el sistema envía una preparación de materiales a un almacén u otro o a ambos si pide tanto cajas como unidades sueltas. Estas preparaciones las tratan dos operarios diferentes que al finalizar juntan ambas preparaciones generándose un único albarán con sus etiquetas de expediciones.

El pedido puede ser tratado en dos fases según se encuentre el material solicitado: en caja cerrada o unidades sueltas

Por último el circuito de expediciones se cierra gracias al enlace del SGA con la aplicación de su agencia de transporte. Gracias a esta posibilidad, Sofamel es capaz de emitir con el formato específico de la agencia de transporte las etiquetas de envío de la mercancía que sale de sus almacenes, confirmar la recogida de la misma por parte del transportista, así como generar el fichero con las expediciones y emitir las hojas de ruta de forma automática facilitando la gestión del transportista. Luego además puede introducir el número de tracking otorgado por la agencia de transporte con el objetivo de poder realizar el seguimiento del envío en la web del transportista.