Una nueva función de generación de informes, disponible en unos meses, ofrecerá una visión completa de las reclamaciones y los costes relacionados

Reflex (unidad de negocio del Grupo Hardis), proveedor referente de software logístico, ha añadido una aplicación de gestión colaborativa de reclamaciones a su paquete de software Reflex. La nueva herramienta de software está diseñada para agilizar la gestión operativa de las reclamaciones (paquetes o artículos perdidos o dañados, entregas con retraso, etc.) gracias a un planteamiento más eficiente y colaborativo desde la presentación de la reclamación hasta su cierre, lo cual ayuda a incrementar la satisfacción del cliente. Gracias a su interfaz intuitiva, no hay curva de aprendizaje y no es necesario recibir formación alguna para dominarla.

Las reclamaciones son un componente natural de la actividad en el sector del transporte y la logística, y abarcan desde paquetes dañados o no entregados hasta artículos que faltan, cantidades incorrectas, errores en el movimiento de las existencias para los proveedores logísticos, etc. Las reclamaciones, sin embargo, pueden procesarse con mayor celeridad y es posible mitigar su impacto gracias a procesos y herramientas colaborativas que mejoren la comunicación y la visibilidad entre las partes.

Reflex Claim Management afronta tales dificultades centralizando y agilizando el seguimiento operativo de las reclamaciones, la mayoría de las cuales se procesan actualmente de forma manual por correo electrónico. La nueva herramienta está diseñada para facilitar la presentación de reclamaciones, la comunicación y la colaboración en todo el proceso de gestión de reclamaciones, tanto si la reclamación la presenta un operario de un almacén logístico, un repartidor o el vendedor que repone lineales en una tienda. “Reflex Claim Management contribuye a la toma de decisiones en tiempo real dentro de la organización y su ecosistema más amplio al ayudar a resolver las reclamaciones a todas las partes implicadas: desde la persona que la origina, los proveedores y los transportistas, hasta los servicios de atención al cliente y el cliente final”, comenta Romain Louis, responsable de Producto de Reflex, Hardis Group.

Reflex Claim Management incluye las siguientes características clave:

• Cumplimentación sencilla de los atributos de la reclamación: asunto de la reclamación (pedido, paquete, movimiento de existencias, etc.), personas encargadas de procesar la reclamación, importe, prioridad y criticidad.
• Seguimiento operativo de las reclamaciones desde la reclamación inicial hasta la resolución: funciones colaborativas que incluyen la adición de personas, el envío automático de correos electrónicos, interacciones, visibilidad compartida y en tiempo real de los estados de las reclamaciones, etc.
• Función de chat integrada e intuitiva que permite a todas las partes introducir mensajes y añadir fotos, documentos y otros archivos adjuntos.
• Flujo de trabajo de gestión de reclamaciones configurable: los usuarios pueden definir etapas, prioridades de resolución y permisos (atributos, estado de la reclamación, etc.).

Una nueva función de generación de informes, disponible en unos meses, ofrecerá una visión completa de las reclamaciones y los costes relacionados, además de permitir a los usuarios detectar oportunidades de mejora y señalar problemas o anomalías recurrentes y adoptar medidas correctoras en un proceso de mejora continua.

Reflex Claim Management, que es más fácil de usar que una herramienta de ticketing, está disponible en modo SaaS en Google Cloud. Es compatible con todos los sistemas de gestión de existencias y almacén (SGA, incluido Reflex WMS), los sistemas de gestión de transporte (TMS) y los sistemas de seguimiento de entregas.