Los tender en Transporte y Logística, un enfoque plural en Aeutransmer

Un departamento de compras con conocimiento del mercado de transporte, un compromiso a largo plazo y una plataforma que aporte transparencia y rigor, son los pilares que soportan el éxito de un tender. Los tender o concursos de servicios de transporte y logística en la experiencia de BSH, Grupo Carreras y Ti-Contract de Grupo Transporeon, aportan su punto de vista sobre la gestión, la evolución, ventajas, debilidades y falsos mitos alrededor de los tender.

La Asociación Española de Usuarios de Transporte de Mercancías, Aeutransmer, celebró un encuentro con tres destacados especialistas en tenders para analizar las claves para que resulten beneficiosos para todos los participantes.

En la mesa, encontramos a Manuela Doblado, gerente de desarrollo en redes de BSH Electrodomésticos España, una empresa que contrata y gestiona un elevado volumen de transporte; José Luis Carreras, consejero delegado solidario en Carreras Grupo Logístico, un operador logístico que presenta una media de 400 tenders anuales y Alfredo Noya, director de desarrollo de negocio de Ticontract España y Portugal, una de las mejores plataformas de software para la elaboración de concursos de transporte.

Desmontando mitos

Alfredo Noya desmonta algunos mitos cuando transmite los resultados de las encuestas que periódicamente realiza TiContract, la plataforma de Grupo Transporeon. Por ejemplo, en un muestreo de los dos últimos años se preguntó por la motivación de compra y el resultado fue que, sólo para uno de cada cinco cargadores, el tender tenía como finalidad ajustar las condiciones económicas. Por el contrario, los objetivos principales eran: encontrar nuevos transportistas, encontrar más transportistas, consolidar más volumen en menos transportistas, encontrar mercados nuevos pero, sobre todo, había una gran necesidad de dotar de transparencia a los procesos e integrar a diferentes actores (compras, logísticas, calidad, centros de producción, etc.)

Con estas tres posiciones delante de un tender: la empresa que contrata transporte; el operador que presenta tenders y la plataforma de software, las conclusiones pueden ser de gran ayuda para entender el alcance de las contrataciones de tenders.

La gestión de los tenders o concursos en BSH los lleva a cabo el departamento de compras de transporte, que está integrado en el departamento de operaciones logísticas. El tender comprende tres fases: la preparación; la ejecución, con la ayuda de la plataforma Ti-Contract que BSH utiliza en todos los países donde tienen fábricas; y el resultado donde ya se realizan las nominaciones y los contratos. El conjunto de la operación suele durar entre cuatro y cinco semanas.

Para Manuela Doblado, “el éxito de un tender depende en gran medida de los pasos previos que deben contar con una buena definición de la cadena de suministro (rutas, volumen, expedición o aprovisionamiento, etc.); el establecimiento de los criterios de selección (disponibilidad, capacidad para el volumen asignado, calidad en servicio y requisitos medioambientales, en su caso), y de una fase de preselección de proveedores”.

En una primera ronda, los participantes aprobados en la preselección son invitados a que hagan sus ofertas a través de la plataforma; se analizan y se envía información con respecto a la tarifa objetivo que servirá de referencia para una segunda ronda. Y para finalizar, se hace el análisis de las ofertas definitivas con la ayuda de las herramientas de la plataforma Ti-Contract.

Para la adjudicación, señaló Doblado “se tienen en cuenta todos los requisitos que se marcaron al inicio. Se revisan informes financieros, se transmiten los volúmenes y rutas, y se preparan los contratos. El último paso es actualizar los sistemas internos para iniciar las operaciones cuando se firma el contrato”.

A continuación, intervino José Luis Carreras, representante de Grupo Carreras, un operador enfocado al gran consumo que cuenta con 42 almacenes entre España y Portugal, una amplia flota propia, y participa en una media de 400 concursos al año.

Según José Luis Carreras, “la ventaja evidente de un tender es que se trata de una petición de oferta de transporte que puede culminar en un contrato de transporte, lo que conforma la base del negocio. Además, las tecnologías ayudan a que se incremente el número de ofertantes, algo positivo tanto para operadores como para cargadores”.

Además, Carreras afirmó que “los tenders han evolucionado mucho y muy positivamente. En la situación inmediatamente posterior a la crisis, los tenders los dirigían departamentos de compras “generales” que no conocían el servicio, lo que finalmente penalizaba la gestión logística y los costes de transporte de la empresa cargadora. Hoy en día los tenders se hacen cada vez mejor y se consiguen relaciones en las que prima el servicio ajustado a los criterios establecidos por la empresa cargadora, pasando los costes a un segundo plano”.

Otro aspecto importante en un tender, es el plazo “no solo porque se deben buscar recursos y hacer inversiones, sino porque, para una mejora continua, como por ejemplo una buena optimización de los tráficos, se necesita más de un año. Los tenders que arrojan mejores resultados son aquellos que se basan en relaciones a largo plazo (dos o tres años); relaciones sólidas, donde existe realmente un win-win, donde se ahorra dinero, donde se mejora el servicio y, en definitiva, donde se aporta valor añadido”.

En cuanto a los errores que se cometen a menudo, en opinión de José Luis Carreras, consiste sobre todo en “fragmentar la oferta adjudicando a un elevado número de transportistas un determinado volumen. Las inversiones necesitan un cierto volumen, por lo que cuando se produce una fragmentación de la oferta, los costes son superiores por economía de escala, lo que provoca la falta de compromiso y de continuidad”.

En relación a otros aspectos de un tender, según la experiencia de Carreras, “no se deben superar las dos rondas, obviamente los precios objetivo tienen que estar en línea con el mercado y, por ultimo, pero no menos importante, la empresa que ha acudido a un tender y no lo ha ganado, necesita conocer los motivos, y este feedback, lamentablemente, no suele darse”.

Por su parte, Alfredo Noya explicó que “la plataforma de tenders de TiContract proporciona las herramientas necesarias para minimizar los fallos y optimizar los beneficios tanto en calidad como en servicio y costes”.

La plataforma TiContract no es un market place sino que su objetivo es “garantizar que el proveedor pueda acceder fácilmente a un tender y comprenda perfectamente los requisitos del cliente. La plataforma permite la creación sencilla de matrices con múltiples campos y fórmulas definidas para todos los tipos de transporte, así como el acceso a un pool internacional de proveedores de servicios logísticos”, afirmó Noya.

Coincide con Carreras en que, en los últimos años, la calidad de los tenders ha mejorado mucho con la existencia de interlocutores que tienen una visión mucho más amplia del mercado del transporte.

Alfredo Noya finalizó remarcando que "la contratación electrónica de transporte implica encontrar los proveedores adecuados de servicios logísticos y reducir la carga de trabajo administrativo. El resultado: transparencia del proceso y del mercado, ofertas que pueden compararse entre sí, e informes con tan solo un clic de ratón".