Stock vs Compras, una relación a estudio

Comenzaremos por delimitar los objetivos de la gestión de stocks y la gestión del aprovisionamiento. El objetivo de la gestión de stocks consiste básicamente en gestionar el flujo de materiales, minimizando el coste integral del mismo, entendiendo como tal el coste acumulado por los materiales en el momento en que son entregados a los clientes del almacén, es decir a Producción (o a Comercial si se trata de distribución).

El objetivo de la gestión de compras y aprovisionamiento consiste en la gestión del flujo de materiales, desde los proveedores hasta los puntos de fabricación (salida de almacenes de compra), de forma que no se produzcan interrupciones productivas por fallos de aprovisionamiento, pero al menor coste integral posible (o según los objetivos de la empresa).

La gestión de stocks consiste en conocer con exactitud cuánto tenemos de cada artículo en sus diversos estados de fabricación, y en donde están ubicados. Para ello, es usual el tener los stocks divididos en almacenes y, en caso de considerarse conveniente, detallar para cada uno de ellos la ubicación en la que se encuentra.

Adicionalmente, puede conocerse su lote, desde el punto de vista de la posterior trazabilidad, la antigüedad del stock, a tener en cuenta en el método de valoración de las existencias, o por último, el estado de este stock, si está reservado, en cuarentena, o la situación que sea.

La propia gestión de stocks es la encargada de mantener la información sobre las preguntas que nos podríamos realizar de qué, cuánto, y dónde están nuestros artículos, permitiendo las decisiones que en función de ello deban tomarse.

Además, en caso de querer sistemas de consumo por el método de valoración de existencias de primero que entra primero que sale (FIFO), debe llevar el control de los lotes de recepción, siendo el propio sistema el que indica en el momento de efectuar el servicio de piezas a fabricación, de donde (o que lote) deben cogerse las piezas.

Es necesario poder disponer de una tabla actualizada de precios por proveedor y artículo. Lo ideal sería tener todos los proveedores del mismo artículo y todos los artículos posibles de cada proveedor. De esta manera, en cualquier momento ante una incidencia, se puede disponer rápidamente de la información necesaria para actuar.

Es ideal que dicha información esté integrada dentro del sistema estándar de gestión, pero si no, sería conveniente tenerla mediante ofimática, siendo puntos importantes la indicación de la antigüedad de la información (precios ya obsoletos) y si existe una tabla de precios en función del tamaño de pedido o de consumos anuales.

Si disponemos de varios posibles proveedores o procesos de fabricación alternativos, debe de valorarse mediante el cálculo del coste integral del aprovisionamiento, con cuál de ellos vamos a trabajar, si bien a veces otros factores políticos o de capacidad que pueden influir en la decisión.

En la práctica de las empresas del sector de la alimentación, es usual el trabajar simultáneamente con dos (e incluso mas) proveedores para los productos críticos, si es posible. Ello nos comporta la necesidad de la toma de decisión del reparto de pedidos.

Es decir, podríamos optar por alternar las entregas entre ambos proveedores, o la duplicación de entregas en cada fecha, repartiendo las cantidades necesarias. En la primera solución, tenemos la ventaja de representar menor coste de pedido, pero a cambio la segunda es menos afectada por la falta de fiabilidad en las entregas, dado que tendrían que fallar ambos simultáneamente, y por tanto estadísticamente el riesgo disminuye. Debe de valorarse entre ambas situaciones el coste integral, o los costes totales, con el fin de decidir en cada caso lo más óptimo.