Océ proporciona soluciones a medida para la gestión documental
Todos los consultores coinciden en que los costes de producción y distribución de documentos pueden llegar a consumir hasta el 15% de la facturación anual. Las empresas fácilmente podrían reducir el coste si supieran por dónde iniciar el control, pero los mismos estudios vuelven a coincidir en que el 70% de las empresas no saben cómo generan esos costes ni cómo gestionan sus documentos. Esos costes directos no son sino parte del problema. Los tiempos dedicados a la búsqueda del documento, archivos incorrectos que inducen a su pérdida o duplicación, multiplicidad de plataformas informáticas que dificultan la comunicación entre departamentos o entre la empresa y sus clientes y proveedores son otros coste ocultos.
Soluciones a medida
El Programa de Oficina Profesional (POP) de Océ está diseñado para dar soluciones adecuadas a los problemas de gestión documental en empresas de cualquier dimensión. La gama de equipos de Océ, que cubre todas las necesidades de impresión, ha servido de base para este programa. Sin embargo, “la implantación de la Oficina Profesional no implica necesariamente renovar los equipos de impresión existentes ni la utilización de dispositivos Océ. La Oficina Profesional de Océ es de aplicación universal y funciona sobre equipos de cualquier marca”. Así lo explican Olga Sánchez y Albert Tapiol, responsables de marketing del segmento de oficina de Océ. Ellos nos explican que la Oficina Profesional del Océ tiene un diseño de gran flexibilidad y con múltiples variantes que se definen a partir de las necesidades de la empresa. “Lo que se persigue es que el usuario realice su trabajo con la mayor eficiencia, sea cual fuere el tipo documento que necesita gestionar y la salida de ese documento no es siempre la impresión. Una empresa es una diversidad de departamentos y, muchas veces, no todos ocupan un mismo edificio ni comparten el espacio geográfico. La gestión de sus documentos puede ser compleja y diversa y siempre requiere soluciones adecuadas a sus necesidades específicas.”
Análisis de costes de impresión
Detectar cuáles son esas necesidades es la primera tarea de los especialistas de POP. “No es sólo detectarlas sino también averiguar con qué recursos cuenta y el aprovechamiento que está haciendo de ellos. A partir de allí podremos diseñar la mejora del flujo documental. Debemos tener en cuenta además de las necesidades de impresión, el archivo y búsqueda de documentos, su captura e incluso los diversos acabados que pueden requerir los documentos y, tal vez, la externalización de algunos de esos trabajos. Todo debe tener su ruta más eficiente dentro de un flujo documental optimizado.” Otro aspecto que POP tiene en cuenta es el efecto traumático que puede producir la renovación de los sistemas de trabajo en los colaboradores. “Si lleváramos soluciones de difícil implantación o que le exigieran al usuario conocimientos complejos o aprendizajes complicados ese efecto estaría asegurado. Pero POP opera mediante una única interface que aporta todas las soluciones de software y permite el manejo amigable de todos los equipos implantados o que se puedan implantar. La interface decide el cómo, de acuerdo a lo que es más eficiente para el rendimiento de la empresa, el usuario sólo pide lo que necesita y puede hacerlo de forma totalmente intuitiva.”
Oficina eficaz
La implantación de POP no sólo se basa en su flexibilidad sino también en su escalabilidad que permite su implantación por tramos, concretamente cuatro, que no son de crecimiento obligado y que pueden implementarse de acuerdo a nuevas necesidades de gestión de la empresa o la ampliación de sus actividades. “El primero de estos tramos es el que denominamos Oficina Eficaz y en él mediante la implantación de un driver unificado racionalizamos el uso de todos los equipos instalados. El Buzón Inteligente de Océ, además de la facilidad de uso, consigue aseguramos reducciones de los volúmenes de impresión de entre el 10 y el 15%.”
Oficina Optimizada
“El estadio siguiente es Oficina Optimizada que suma a las soluciones del anterior la posibilidad de acceder a cualquiera de los dispositivos instalados mediante una solución de web. Integramos todas las soluciones de gestión y podemos decidir entre los diversos sistemas de confidencialidad disponibles como me identifico para la recuperación de los documentos a los cuales tengo acceso. Una ventaja añadida es que elimina la implantación y actualización de diversidad de drivers para cada usuario.”
Oficina Inteligente
En la tercera etapa denominada Oficina Inteligente; POP integra una interface única de grandes ventajas para el departamento de informática y que permite el enrutamiento automático de los documentos según las especificaciones de cada trabajo y dejando la elección del dispositivo al sistema. Incluso el envío a un centro de reprografía interno indicando las especificaciones de impresión y acabado.
Oficina Integrada
“La última fase de POP es la Oficina Integrada, diseñada para alcanzar la vertebración y convergencia de la gestión y producción de documentos existentes en la empresa y poder disponer de cualquiera de ellos según los requerimientos del momento e incluso hacer que concurran a dar solución a los equipos de otro departamento ante alguna incidencia.” Cada uno de estos tramos del Programa Oficina Profesional de Océ se planifican e implantan con la directa participación de los distintos departamentos de las empresas; “ellos son quienes mejor conocen sus necesidades, nosotros acudimos a aportarles las soluciones óptimas para hacer más eficiente su gestión y más fácil su tarea”.
Las ventajas de la oficina profesional a la productividad de la empresa. |
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Nivel de valor | Finanzas | Usuarios finales | TI | Gestión |
Oficina eficaz. | Reducción de costes. Color asequible. | Buzón personal. Facilidad de uso. | Menos soporte y mantenimiento. | Equilibrar necesidades y prioridades. Reducción de proveedores. |
Oficina optimizada. | Control de uso. Gestión de costes. | Control remoto. Redirección de documentos. | Gestión remota de equipos. Control. | Oficinas flexibles. Satisfacción del usuario. |
Oficina inteligente. | Dirección inteligente a las impresoras más eficientes. Contabilidad ampliada. | Driver personal para todos. Servicios de documentación ampliados. | Varias marcas. Driver universal. instalación centralizada. | Mejora de la productividad administrativa mediante servicios de documentación seleccionados. |
Oficina integrada. | Maximización del uso de recursos de la empresa. | Fácil acceso a entornos de documentación empresariales. | Arquitectura de empresa. Certificado SAP. | Disponibilidad de los documentos de calidad en toda la empresa. |
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