Desde el pedido hasta el impreso

Profesionales de las artes gráficas se han reunido en Madrid para profundizar en temas destacados para sus negocios como la automatización de procesos en la empresa digital, el Flujo de Trabajo Unificado, la llamada ‘Revolución Digital’ y las nuevas oportunidades de la impresión. La presentación de este seminario, que tiene su continuidad en la Escola Algueró de Barcelona el 15 de noviembre, corrió a cargo del director comercial de Kodak España David Litvak, quien señalaba a modo de introducción: “En el pasado, una empresa podía tener éxito siguiendo una de estas tres estrategias: produciendo a menor coste, diferenciándose de su competencia o agregando valor a sus productos. En cambio, hoy, en un mundo cada vez más globalizado y en una situación económica como la que vivimos, las empresas deben aplicar las tres estrategias al mismo tiempo si no quieren que sus competidores les ganen la carrera. Y para lograrlo, uno de los aspectos que más les puede ayudar, es una gestión óptima de la información a través de sistemas como los que centran este seminario”.

La automatización de los procesos y la integración de diferentes plataformas permiten a las empresas de artes gráficas obtener ventajas competitivas. En este sentido, el sistema de gestión Optimus Dash, desarrollado por el especialista en sistemas ERP/MIS para la industria de la comunicación gráfica, está consolidándose como una herramienta de trabajo muy útil en el sector. Toni Silvente, de Optimus España, lo corroboraba con este ejemplo: “Según nuestros estudios, mientras que siguiendo métodos tradicionales una persona puede realizar 25 presupuestos al día (contemplando una jornada laboral de 8 h y un aprovechamiento del tiempo del 80%), empleando la solución de gestión Optimus Dash, esa misma persona puede alcanzar los 75 presupuestos diarios, con la ventaja añadida de poder realizarlos también mediante una plataforma web las 24 horas del día, los 365 días del año”.

Optimus Dash, reconocido por la European Digital Press Association (EDP) como 'Mejor Aplicación Especial de 2011', es una solución de gestión específica para las empresas de comunicación gráfica e impresión digital, caracterizada por su flexibilidad, rapidez y facilidad de manejo. La arquitectura abierta de Optimus Dash permite la integración con sistemas Web to Print (W2P) de terceros de una manera completamente transparente. Integra en una única aplicación todos los aspectos y procesos del negocio, desde la solicitud de una oferta por parte de los clientes y la creación de pedidos, pasando por todo el ciclo de producción y gestión del stock, hasta la facturación y la creación de informes.

Optimus Dash lidera el grupo de trabajo sobre JDF en la corporación CIP4, encargada de promover el uso de este estándar para la integración de sistemas de gestión ERP/MIS y todo tipo de equipos de impresión. El estándar JDF está ideado para normalizar el intercambio de información y permitir la integración de equipos de distintos fabricantes, en un único flujo de trabajo. Optimus Dash crea ficheros JDF para preimpresión, impresión y postimpresión, sustituyendo la orden de trabajo en papel por una hoja de ruta electrónica, y los envía a la maquinaria de cualquier fabricante compatible con JDF.

Raúl Somolinos, de Kodak España, ofreció una visión global de la situación de la industria gráfica antes de adentrarse en los detalles más técnicos de su ponencia titulada 'De los módulos de automatización a un Flujo de Trabajo Unificado'. Según sus palabras, “existe una gran presión sobre los negocios, por lo que las empresas necesitan rediseñar sus estrategias”.

Se observan tendencias destacadas como la desaparición de negocios dedicados sólo a la impresión, tiradas más cortas, la reducción de los beneficios por la presión de los costes y del precio del mercado, la reducción del tiempo de respuesta, de la complejidad y de los residuos, la inversión en nuevas tecnologías y equipos y el aumento del gasto en publicidad para comunicaciones multicanal personalizadas y orientadas, así como para correo directo, marketing electrónico, eventos y promoción de ventas.

De hecho, según un estudio sobre el gasto global en publicidad a nivel mundial en el periodo 2000-2010, se observa que mientras los periódicos y revistas han perdido participación en el total de inversión publicitaria (un -6,6% y un -2,9%, respectivamente), hay otros canales que han ganado presencia, como Internet (5,3%), patrocinio de eventos y correo directo (2% ambos) y promoción de ventas (1,1%).

“Con todos estos desafíos se hace muy necesaria la transformación de los negocios, la automatización de los procesos y la integración de los diferentes medios de comunicación, además de, sobre todo, tener la capacidad de poder medir y demostrar el retorno de las inversiones realizadas en marketing y comunicación”, indicaba Raúl Somolinos.

En este sentido, las soluciones de Flujo de Trabajo Unificado se presentan como un conjunto de herramientas de software que trabajan de forma automática y coordinada, y que gracias al valor añadido que proporcionan, facilitan el crecimiento de los negocios.

Las soluciones Kodak Unified Workflow crean un solo entorno que admite tanto la impresión convencional como la digital. El uso de estándares del sector como JDF y PDF permite aprovechar las inversiones en tecnología, para aumentar los ingresos y la rentabilidad, potenciando la eficiencia y facilitando la aplicación de servicios avanzados.

El corazón de la solución Kodak Unified Workflow es el flujo de trabajo Kodak Prinergy, que soluciona problemas esenciales del negocio al acelerar la producción desde el fichero original hasta el trabajo impreso final. Con el Kodak Prinergy se automatizan las tareas diarias repetitivas, se recortan los costes, se reducen los errores y se mejoran los plazos de entrega. Además, el usuario obtiene una visión unificada de la producción de cada trabajo de impresión para una evaluación rápida de su estado, historial y posibles restricciones. En definitiva, permite gestionar de forma óptima recursos y tareas desde un interfaz central.

Además, las soluciones on line Kodak InSite permiten trabajar con colaboradores de todo el mundo a través de la web, con una conexión directa a las distintas partes del flujo de trabajo.

Raúl Somolinos terminó su ponencia avanzando los próximos lanzamientos de Kodak en materia de automatización, como una nueva versión para visualización de las pruebas de impresión por iPad, o la esperada presentación de la versión 6 de Prinergy, que “permitirá mejorar la comunicación y la coordinación, gracias al empleo de un interfaz mejorado, y consolidar los procesos en una sola solución”, concluía.

Hoy, cerca de 2 billones de personas están conectadas a Internet, las cuales quieren estar cada vez mejor informadas. Este constante incremento de potenciales clientes supone una gran oportunidad para las empresas, que tienen en el mundo digital atractivas alternativas a los canales tradicionales. GMC Software Technology, empresa suiza con 25 años de experiencia en software digital, presente en España desde el año 2007, ofrece herramientas avanzadas como sus soluciones GMC Inspire o GMC PrintNet para adentrarse en este mercado en auge.

Jaime López-Heredia, director de GMC Software Technology en España, confirmaba que cada vez son más las empresas de artes gráficas que apuestan por los canales digitales y ponía como ejemplo la extraordinaria evolución que ha seguido el libro digital. Según un estudio realizado por la compañía, el 80% de las editoriales encuestadas declara realizar o tener previstas acciones en el ámbito digital en el periodo 2009-2011. De hecho, ya este año, un tercio de las editoriales encuestadas tendrá digitalizado entre un 50% y un 100% de su catálogo, empleando simultáneamente distintos canales de distribución y venta para el libro digital.

Pero este auge de la tecnología digital no va a suponer la desaparición de los canales tradicionales basados en el papel, sino que se tiende a una combinación óptima de ambos que permita adaptarse a los cambios experimentados en el cliente final.

Hoy, un mismo documento tiene una salida “multicanal”: impresión, web, teléfono móvil, e-mail, redes sociales, fax, archivo independiente…, multiplicando de forma exponencial sus oportunidades de difusión.

Además, Jaime López-Heredia apuntaba la trazabilidad de la información y la posibilidad de establecer una comunicación bidireccional con el cliente como dos de las grandes ventajas de los canales digitales. Por ejemplo, ya hay disponibles catálogos digitales que permiten saber cuáles son los productos que más interesan al cliente de acuerdo a los ‘clicks’ que haga sobre el documento.

“Estamos en una etapa de comunicación social, y el presente y el futuro pasa por una óptima combinación de los diferentes canales, tanto de papel como digitales”, concluía el director de GMC Software Technology.