Las empresas que más imprimen son las que más podrían ahorrar
2 de septiembre de 2010
Los servicios de impresión siguen siendo un área en la que todavía es posible reducir costes en la mayoría de empresas, según el último informe que la consultora Quocirca ha elaborado para Xerox. Bajo el nombre 'Los servicios de impresión para empresas del siglo XXI', el estudio afirma que conseguir un control de todos los costes de impresión, de cara a ahorrar dinero y ser más eficientes, es una oportunidad que todavía no ha sido lo suficientemente explotada por gran parte de las empresas.
El informe también destaca que, a pesar del importante crecimiento que están experimentado las comunicaciones electrónicas, las empresas siguen imprimiendo grandes cantidades de documentos. Sin embargo, son pocas las compañías que tienen una visión global de los costes de impresión al haber adoptado un enfoque fragmentado de los trabajos de impresión de los puestos de escritorio, salas de impresión corporativa y servicios de impresión externalizados.
“Creemos que sólo el 15% de las grandes corporaciones utiliza actualmente los servicios de impresión gestionados (en inglés, Managed Print Services-MPS) para reducir costes, ya que la mayoría no está controlando ni gestionando la cantidad de los documentos que imprimen, independientemente de que sea en la oficina, de forma remota, en el centro de impresión o en una imprenta. Esto implica una gran cantidad de costes innecesarios, pero también una oportunidad de ahorrar para las grandes empresas que tienen una visión transparente y completa de sus trabajos de impresión”, comenta Louella Fernandes, analista de Quocirca.
Para aprovechar las ventajas de los servicios de impresión gestionados, contar con una visión global de todos los costes, lograr un trabajo más eficiente y proteger la seguridad de los documentos, Quorcirca ofrece a las empresas que estén considerando implementar servicios de impresión gestionados los siguientes consejos para hacerlo de la forma más adecuada:
1. Asegurarse de que el proveedor elegido tiene la suficiente experiencia
Es importante elegir un proveedor que tenga experiencia en proporcionar servicios de impresión gestionados, así como servicios de impresión internos y externos. El proveedor debe tener la capacidad de responder rápidamente a cualquier cambio que se origine en el negocio de una empresa, así como la experiencia de proporcionar servicios a escala global, incluyendo tecnología y experiencia local para facilitar las transacciones globales.
2. Realizar una evaluación detallada
Ir más allá del simple análisis de los volúmenes de impresión para saber qué tipo de documentos se están imprimiendo, dónde y por quién. De este modo, se puede valorar si es necesario implementar un programa de transformación efectivo y una solución de flujo de trabajo documental basada en los procesos empresariales existentes, y, con ello, predecir si los costes de impresión son realistas.
3. Pensar más allá del coste por impresión
La estrategia global de impresión de una empresa debería centrarse, no sólo en reducir los costes de adquisición y los costes por impresión, sino también en implementar una estrategia de impresión flexible y sostenible que proporcione ahorros continuos a través de una plataforma tecnológica estandarizada y de unos flujos de trabajo optimizados.
“El informe de Quocirca destaca que todavía hay lugar para más ahorros de costes”, comenta Shaun Pantling, director general de la división de servicios para Xerox Europa. “La mayoría de los costes de impresión suelen gestionarse por partes, a través de diferentes proveedores, con presupuestos distintos. Una vez que se tiene el control de todo el entorno de impresión es cuando las empresas pueden pensar en ahorro de costes, incrementar su eficiencia y asegurar la seguridad de sus documentos”, añade Pantling.
Xerox fue la primera compañía en ofrecer los servicios de impresión para empresas (Enterprise Print Services-EPS) de cara a controlar todos los elementos que conforman la infraestructura de impresión de una empresa, desde las áreas de oficinas, los centros de impresión y los trabajadores virtuales. Gartner, Inc. ha situado a Xerox en la zona de líderes dentro de su ‘Cuadrante Mágico Global del 2009 para los Servicios de Impresión Gestionados’ e IDC lo consideró líder en su ‘Informe sobre el entorno de servicios de impresión gestionados 2010’.
Xerox también ofrece una amplia gama de servicios gestionados de impresión para pequeñas y medianas empresas a través de su canal de distribución autorizado. Con un amplio listado de clientes que incluyen Fiat, Procter & Gamble, Reuters, y The Dow Chemical Company, Xerox es el único proveedor que controla hasta 1,5 millones de dispositivos de múltiples compañías en todo el mundo.
El estudio completo está disponible en http://www.quocirca.com/reports/474.
