‘Web to print’, servicio integral a golpe de ratón

Las cifras de producción del sector de la industria gráfica descendieron doce puntos durante el año pasado. Internet, probablemente, tiene parte de culpa: menos periódicos, menos revistas, menos publicidad... En definitiva, menos papel. Pero también es Internet el medio que puede relanzar el sector porque aporta una nueva forma de reinventar la imprenta. El proceso de pre-impresión llamado ‘web to print’ o ‘impresión bajo demanda a través de la red’ es un mercado que moverá 10.500 millones de euros durante este año y se convertirá así en un modelo de negocio con un crecimiento notable, algo muy a tener en cuenta en estos momentos económicos.

El proceso de pre-impresión llamado ‘web to print’ o ‘impresión bajo demanda a través de la red’ es un mercado que moverá 10.500 millones de euros durante este año. Foto: José Antonio López

Actualmente, la mayoría de las empresas envían sus trabajos a las imprentas vía correo electrónico o FTP. El sistema ‘web to print’ da un paso más e integra todos los pasos previos a la impresión digital u offset en una página web. Desde el diseño a la pre-impresión, a través de un software específico o en línea, donde todo el proceso se hará mediante un ordenador, sin intermediarios, con el beneficio de automatizar al máximo el proceso de envío. Se disminuyen, de esta forma, los obstáculos y se ofrecen nuevos servicios como el seguimiento del trabajo, la prueba remota o las aplicaciones de base de datos. Todo ello supone un ahorro de tiempo importante para las empresas y también un gran ahorro de dinero: razón clave del triunfo de este sistema.

Se trata de un servicio online, 24 horas al día, con diseños personalizados, entregas rápidas, sin intermediarios y un ahorro que puede alcanzar en algunos documentos hasta el 80%. Al tratarse de un emplazamiento virtual y carecer de sede física, normalmente, los precios de las ‘web to print’ suelen ser más bajos que los de las imprentas normales. En cuanto a los servicios y productos que se suelen imprimir con mayor frecuencia, un estudio realizado por InforTrends destaca que los materiales de marketing, seguidos de documentación de oficina (69%), catálogos (56%), publicidad directa (50%) y manuales (35%) son los más demandados. El estudio también estima un aumento del volumen de trabajo del 264% a lo largo de este año.

Además del ahorro de tiempo y dinero, este sistema virtual permite a imprentas, diseñadores gráficos, clientes corporativos y el público en general acceder a un catálogo en línea, donde los cambios de último minuto a una plantilla de preimpresión son posibles. Es decir, acceder a una imprenta online, ver sus opciones de diseño, presupuesto, probar varias muestras, hacer cambios, pruebas de color y cambiar detalles en el último momento sin perder dinero. Dentro de este proceso, el cliente puede aprobar los materiales sin la necesidad de un ‘cara a cara’ con la impresora. Además, las plantillas permiten guardar proyectos y contenidos que se registran. Este sistema suele ser rentable para los clientes, porque además encuentran todo lo que es susceptible de ser impreso en el mismo sitio (tarjetas, sobres, bolígrafos, mecheros, facturas, gorras, camisetas, carteles, postales, etc.) y ahorra tiempo a las imprentas.

La desventaja de este sistema, tal y como existe hoy, es que las pequeñas y medianas imprentas están limitadas en su acceso al software y a las soluciones de los servidores para ofrecer a los clientes un sistema integral de servicios. Por eso, el principal reto para la expansión de ‘web to print’ se centra en la accesibilidad a las aplicaciones y en la capacidad para que las empresas de software y hardware converjan para crear herramientas gráficas con tecnologías diseñadas expresamente para un sitio web cuyo objetivo sea la impresión. La solución más repetida para hacer frente al alto coste de las soluciones de software de impresión para la web tradicional (software, sistemas, actualizaciones periódicas del software, personal técnico...) es que los proveedores ofrezcan soluciones ‘web to print’ como ‘anfitrión’ o ‘Software as a Service’ (SaaS). El uso de este modelo de creación de aplicaciones, mantenimiento, equipamiento, apoyo técnico, actualizaciones de aplicaciones, y de alojamiento, se proporciona como un servicio de un proveedor de software a una imprenta online determinada. Puesto que el software, sistemas y recursos de apoyo se extienden sobre una base de clientes más grande, los costes se pueden reducir de manera significativa. Esto hace posible que cualquier imprenta online pueda ofrecer las aplicaciones de impresión y servicios con sólo una modesta inversión de tiempo y capital.

Estas soluciones SaaS son las más habituales en la actualidad. Una de las marcas que ha optado por desarrollar un software propio ‘web to print’ para impresoras de producción de la misma marca es Ricoh. El programa es una plataforma Saas, que cubre distintas necesidades, desde las de una pequeña empresa con pocos pedidos al día hasta las de los grandes impresores que gestionan varios encargos al minuto. Esta solución sirve como ejemplo para cualquier SaaS, porque incorpora una función de previsualización de documentos mediante la cual el usuario puede ver el trabajo final en pantalla antes de que se imprima. Entre las posibilidades de su configuración destaca el envío de archivos adhoc, seleccionar elementos de un catálogo de impresión bajo demanda, solicitar elementos que no se imprimirán y realizar funciones básicas de personalización. El portal de cada cliente tiene una dirección URL única y permite alojar un número ilimitado de catálogos de productos por cliente. El hecho de usar un modelo ‘web to print’ remoto permite que el impresor pueda acceder a todo el sistema de forma segura utilizando únicamente un navegador web, sin necesidad de disponer de un servidor in situ. Los impresores pueden crear un portal ‘web to print’ en cuestión de horas y empezar a recibir pedidos de inmediato.

Una de las vías de expansión del mercado ‘web to print’ se encuentra en el negocio de la fotografía digital. Uno de los reclamos de las imprentas online suele ser la oferta de álbumes de fotografías, álbumes de bodas, calendarios, tarjetas para diversos usos sociales, y otros productos, como vasos decorados, que llevan impresas las fotos seleccionadas por el usuario. No es más que una forma de amortizar la inversión fusionando la producción para el mercado profesional y dedicado a las empresas con una oferta destinada a entorno doméstico.

En portales como vistaprint.es dan soluciones que van desde calendarios de bolsillo personalizados, pasando por la creación de un sitio web doméstico o empresarial hasta carteles para vallas publicitarias. El reclamo para muchos productos es la muestra gratuita. Uno de sus aspectos más atractivos es la facilidad para encontrar respuestas y la buena visibilidad de los precios. En otras imprentas online, como logiprint.es, ofrecen desde 49 euros la estampación de una imagen en una tarta y su envío a domicilio, además de camisetas, sellos y todo tipo de material de oficina corporativo.

Una oferta variada que aglutina una gran cantidad de servicios con la garantía de unos buenos resultados y todo a través del ordenador es el valor añadido del negocio ‘web to print’. Algunas imprentas digitales y offset miran al futuro y buscan en la red otra forma de aprovechar su infraestructura para ampliar el negocio. En D-impresión llevan diez años perfeccionando su sistema digital de dato variable y su perspectiva es ofrecer a los clientes soluciones ‘web to print’ para abaratar costes y llegar a más clientes de los que ahora acceden por su página web. “El cliente final ya no quiere intermediarios y hay que dar soluciones para abarcar en un mercado en el que la tecnología nos guía y lo próximo para nosotros es tener el programa listo a final de año para empezar a trabajar a través de la red”, afirma Carlos Centeno, administrador de D-impresión.

Al igual que esta empresa, muchos profesionales del sector incorporarán durante este año una herramienta online de trabajo que aumente su capacidad de adquirir clientes. Aunque hay una proporción –aproximadamente un cuarto de los profesionales– que se resiste, por el momento, a integrarla en su negocio y complementar su imprenta con un sistema en red. Y ello, pese a que el mercado avanza en esta dirección.